Какие документы необходимы для восстановления трудового договора

Вопрос. При аудите выявили, что трудовые договоры с несколькими работниками утеряны. Какие есть варианты восстановить эти договоры.

Рекомендация эксперта ИПК. Возможны несколько вариантов восстановления трудового договора:

• сделать копию с экземпляра сотрудника и заверить ее;

• создать дубликат на основании экземпляра сотрудника, если он согласится его предоставить;

• воспользоваться электронной базой заключенных трудовых договоров, если таковая ведется;

• заключить трудовой договор в новой редакции.

Принимая решение о выборе способа восстановления договора, следует запросить экземпляр договора у сотрудника. Если он его предоставит, то рекомендуем изготовить заверенную копию. Если сотрудник откажется предоставить свой экземпляр, то рекомендуем обратиться к двум последним вариантам.

Возможны следующие риски:

• несогласие сотрудника предоставить свой экземпляр договора;

• отказ работника от подписания дубликата или нового договора;

• при отсутствии экземпляра трудового договора работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение архивного законодательства, так как срок хранения трудового договора составляет 50 лет;

• сотрудник заявит о неполучении своего экземпляра трудового договора.

Обязательно зафиксируйте факт утраты договора. Для этого составьте  акт об утрате. В акте отразите, кто  обнаружил утрату, данные свидетелей, подтверждающих этот факт, наименование утраченных документов, обстоятельства обнаружения, а также объяснение лица, который является ответственным за хранение документов. Далее ставятся подписи всех указанных лиц.

Самым оптимальным вариантом восстановления утраченного экземпляра трудового договора – изготовить копию трудового договора с экземпляра сотрудника. Для этого необходимо попросить работника предоставить его экземпляр договора.

Риск: сотрудник вправе отказать в предоставлении своего экземпляра договора.

Другой вариант – изготовление дубликата на основании экземпляра сотрудника. Для этого рекомендуем попросить работника предоставить его экземпляр. На изготовленном дубликате обязательно следует указать слово «Дубликат», подписать изготовленный договор сторонами. Дубликат издают текущей датой, поэтому подписывает его со стороны работодателя действующее сейчас уполномоченное лицо (как правило, единоличный исполнительный орган). То есть датой заключения будет текущая дата, а датой приема на работу – фактическая дата начала трудовой деятельности.

Риски:

• сотрудник вправе отказать в предоставлении своего экземпляра договора;

• работник вправе отказаться от подписания дубликата. В этом случае рекомендуем комиссионно зафиксировать факт отказа от подписи и составить соответствующий акт.

Если сотрудник отказывается представлять свой экземпляр, то возможно воспользоваться электронной базой договоров, если она ведется. В этом случае договор с пометкой «Дубликат» распечатывается и подписывается в том же порядке, что и в предыдущем случае.

Риски:

• применение этого варианта невозможно при отсутствии электронной базы;

• сотрудник вправе отказаться от подписания договора. В этом случае рекомендуем комиссионно зафиксировать факт отказа от подписи и составить соответствующий акт.

При отсутствии электронной базы с сотрудником можно заключить трудовой договор в новой редакции текущей датой. Отдельным пунктом целесообразно указать дату приема сотрудника на работу, а также включить в текст нового трудового договора условие о том, что он заключен и подписан взамен утраченного. Договор создается в двух экземплярах и подписывается сторонами.

Риски: сотрудник вправе отказаться от подписания договора. В этом случае рекомендуем комиссионно зафиксировать факт отказа от подписи и составить соответствующий акт.

Памятка «10 обязательных условий трудового договора» Перечень обязательных и дополнительных документов в компании

Читайте на сайте статьи по теме Как прописать место работы в трудовом договоре Как назначить работнику дополнительные обязанности Как правильно заверить копию документа Как организовать или восстановить кадровое делопроизводство Какие обязательные локальные нормативные акты должны быть в компании Приказы по кадрам: как правильно оформить и хранить

Топ-5 вопросов ваших коллег Возникает ли у работника право на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он проболел весь год Как предоставить работнику-мужчине отпуск по уходу за ребенком Как изменить график работы одному из двух сотрудников, которые имеют одинаковые должности Как подтвердить, что дистанционного работника уведомили о сокращении Как оформить материальную ответственность работнику