Как действовать работодателю при введении КЭДО

Вопрос. Планируем вводить КЭДО в компании. Какой будет алгоритм действий для сотрудников, которые уже работают в организации и для тех, кто только к нам устраивается?

Рекомендации эксперта ИПК. При введении КЭДО действия работодателя будут отличаться в зависимости от того, КЭДО вводится для действующих сотрудников или для тех, кто только поступает на работу.

Алгоритм действий для действующих работников:

ознакомить с Положением о КЭДО под роспись;

направить уведомления каждому работнику о переходе на КЭДО *;

проанализировать ответы работников на уведомление (если ответ не поступил, следует считать, что работник отказался от применения КЭДО. Однако, он вправе в любое время дать такое согласие даже после отказа от применения КЭДО);

заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о взаимодействии в КЭДО с работниками, которые согласились на взаимодействие в КЭДО;

подписать соглашение о применении электронных подписей в системе КЭДО.

* - Если работник принят на работу после 31 декабря 2021 года и у него по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж, согласие работника на переход на КЭДО не запрашивают, поскольку оно не требуется. Если работник по состоянию на 31 декабря 2021 имел трудовой стаж, то кроме уведомления о переходе на КЭДО необходимо получить согласие работника на такое взаимодействие. В уведомлении целесообразно отразить срок предоставления ответа.

Обратите внимание, положение о КЭДО утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, который установлен ст. 372 ТК РФ.

Алгоритм действий для тех, кто только поступает на работу. Эту категорию также необходимо уведомить о применении КЭДО.

Конкретное содержание уведомления зависит от того, имели ли соискатели стаж по состоянию на 31.12.2021 г.:

• соискатель имеет стаж по состоянию на 31.12.2021;

• соискатель не имел стаж по состоянию на 31.12.2021.

Соискатель имеет стаж по состоянию на 31.12.2021 г., то есть трудовую деятельность он начал с 31.12.2021 и ранее.

У такого соискателя необходимо получить согласие на применение КЭДО. То есть в уведомлении будет два положения:

• непосредственно уведомление о применении КЭДО;

• право соискателя согласиться на применение КЭДО, отказаться от его применения.

Возможность применения КЭДО зависит от ответа соискателя.

Соискатель не имел стаж по состоянию на 31.12.2021, то есть трудовую деятельность он начал с 01.01.2022 и позднее.

В этом случае его просто следует уведомить о применении КЭДО.

Однако его согласие на применение КЭДО не требуется. Взаимодействие с таким работником необходимо осуществлять в КЭДО «автоматически» независимо от его мнения (ч.7 ст. 22.2 ТК РФ).

Читайте на сайте статьи по теме Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий ЭДО: как выбрать систему, что делать с бумажными документами, как исправить ошибки и другие вопросы Как выбрать оператора ЭДО Какие есть виды электронной подписи Какие требования к электронным документам нужно учитывать при переходе на ЭДО

Топ-5 вопросов ваших коллег Как правильно подписывать согласия на обработку персданных, если компания перешла на КЭДО Как предоставить работнику-мужчине отпуск по уходу за ребенком Возникает ли у работника право на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он проболел весь год Как подтвердить, что дистанционного работника уведомили о сокращении Как индексировать заработную плату работнику в декретном отпуске