Компании нанимают людей чаще всего по трудовому договору для работы в офисе, на производстве или дистанционно. Также могут обратиться к фрилансеру для выполнения разового заказа. Во всех этих случаях потребуется оформление отношений до того, как человек начнет трудиться, или предоставлять услугу. В статье рассмотрим, какие нужны документы при приеме на работу и что запросить у исполнителя для заключения договора ГПХ.
Содержание
Документы необходимые при приеме на работу по трудовому договору Дополнительные документы, предъявляемые при приеме на работу |
Документы необходимые при приеме на работу по трудовому договору
В Трудовом кодексе, в статье 65 есть список обязательных документов, которые соискатель предоставляет при устройстве на работу. А также приводятся дополнительные документы, которые может попросить работодатель в особых случаях.
Важно! Принять работника по заграничному паспорту или по водительскому удостоверению нельзя. Загранпаспорт удостоверяет личность только за границей РФ, а водительские права по заявлению Верховного суда не входят в список документов, удостоверяющих личность в случаях, когда требуется именно паспорт. |
В основной список документов при приеме на работу входит:
- паспорт гражданина РФ. Но если человек его потерял или испортил, то предъявляет временное удостоверение личности, которое ему выдают, пока изготавливают новый документ.
- свидетельство СНИЛС (та самая зеленая карточка), если оно у человека есть, либо уведомление с номером СНИЛС и другой информацией, которое выдает СФР при постановке на учет. Уведомление бывает на бумаге и в электронном виде. Если работник только начинает трудовую деятельность, и в системе персучета СФР его еще нет, то работодатель должен направить сведения о нем в Фонд, чтобы там зарегистрировали человека и присвоили номер СНИЛС.
- трудовая книжка. В случае с бумажным вариантом работник приносит именно книжку. Если она ведется электронно, то справку по форме СТД-Р/СТД-СФР. Если у человека это первое место работы, то книжку или справку с него не требуют.
- документы воинского учета для военнообязанных сотрудников. Это военный билет, удостоверение офицера запаса или призывника. У иностранных работников эти документы не просят, потому что военную службу они в России не проходят.
- документы, подтверждающие образование и квалификацию. Это дипломы, сертификаты, свидетельства и другие бумаги, гарантирующие нужный уровень знаний и специальной подготовки работника. Если документ иностранный, и вуз, который его выдал, не входит в особый перечень (Постановление Правительства РФ от 30.01.23 № 186-р), то диплом признают через Рособрнадзор. В такой ситуации к диплому будет прилагаться специальное свидетельство о признании.
Важно! Если человек не хочет предоставлять какой-либо из обязательных документов, значащихся в статье 65 ТК РФ, или принес подделки, то ему можно отказать в приеме на работу. |
Некоторые работодатели по привычке просят у соискателей ИНН. Налоговое свидетельство не входит в обязательный перечень документов при приеме на работу. Если человек его не предоставляет, то только на основании этого ему нельзя отказать в трудоустройстве. Номер ИНН несложно узнать на сайте ИФНС, используя паспортные данные работника, поэтому требовать документ с соискателя нет смысла.
Работник по собственному желанию может принести дополнительные документы, например, рекомендации с прошлых мест работы или свидетельства о рождении детей, если претендует на налоговый вычет.
Оформление документов при приеме на работу иногда может ограничиваться только составлением самого договора, а может дополняться приказом. Но есть «бумага», которую нужно оформить в любом случае независимо – это письменное согласие на обработку и хранение персональных данных.
После того как будущего работника оформили и внесли всю информацию в систему учета, ему нужно вернуть все оригиналы документов, кроме бумажной трудовой книжки. Она хранится в компании до дня увольнения.
Подробнее о согласии на обработку персональных данных и требованиях закона в 2024 году.
Узнать все тонкости обращения с персональными сведениями сотрудников, учитывая последние изменения, которые уже вступили в силу, и сократить риски штрафов и проверок Роскомнадзора вам поможет наш курс «Персональные данные работников».. |
Дополнительные документы, предъявляемые при приеме на работу
Есть документы из разряда дополнительных, которые становятся обязательными для некоторых профессий и должностей. Какие документы при приеме на работу обязательно нужно предоставить сотрудникам для трудоустройства в транспортную сферу, общепит, на вахту, госорганы узнаете ниже.
Справка о наличии или отсутствии судимости. Ее обязательно требуют там, где запрещено работать людям с судимостью: все организации, которые работают с детьми и медицинские учреждения, прокуратура, таможня, транспортные компании, занимающиеся перевозкой людей и авиация.
Подробнее о том, когда потребуется справка об отсутствии судимости при приеме на работу.
В транспортной сфере и организации транспортной безопасности в дополнение к первой справке требуют еще справку об отсутствии административного наказания за употребление наркотиков и психотропных веществ.
У работников, которые поедут на Крайний Север, будут работать во вредных и опасных условиях труда или просто вахтовым методом, кадровик вправе попросить медицинское заключение, где будет отметка, что у них нет противопоказаний к такой работе.
У всех, кто устраивается в общепит, лечебные и образовательные организации, попросят медицинскую книжку. Сейчас ее оформляют в электронном виде, но старые бумажные тоже допустимы к использованию.
Для молодых работников младше 18 лет нужно предоставить справку 086/у о прохождении предварительного медосмотра, даже если они устраиваются на легкую работу. Плюс к этому требуется разрешение одного их родителей, если юному труженику 14 лет. А вот согласие органов опеки теперь больше предоставлять не нужно, кроме случаев, когда у ребенка нет родителей (ст. 63 ТК РФ).
Обратите внимание! Если компания принимает на работу инвалида, то работодатель может попросить у него индивидуальную программу реабилитации. |
Когда работник хочет трудиться по совместительству, у него просят справку о характере и условиях работы по основному месту. Но не всегда, а только в ситуациях, если его трудовая деятельность будет связана с вредными и опасными условиями труда.
Если на основной работе у человека аналогичные «вредные» условия, то в совместительстве ему откажут. Исключения делается для педагогов, медиков и фармацевтов. Трудовую книжку совместители не предоставляют, она хранится на основном месте работы.
Когда будущий работник выбирает не коммерческую компанию, а ФГУП и претендует на должность директора, то в обязательные документы при приеме на работу будет входить еще справка о доходах и имуществе. Причем не только самого гражданина, но и его второй половинки и детей.
У иностранных граждан в качестве дополнительных документов просят РВП или ВНЖ, у временно пребывающих – разрешение на работу или патент, а также чек об оплате авансовых платежей по патенту.
Если иностранец при этом очно учится, он предоставляет разрешение на временное проживание в целях получения образования. А полис ДМС предоставлять больше не надо.
Подробнее, как принять на работу иностранного гражданина, читайте здесь
Запрашивать другие документы, которые не предусмотрены законом, нельзя, например, справку об отсутствии беременности или наличии ребенка-инвалида. Также заявление о том, чтобы не устраиваться в конкурирующие компании, не брать больничные или заменять отпуск компенсацией.
Документы для исполнителей по договору ГПХ
Вопросом, какие документы для заключения договора ГПХ нужны человеку», задаются не только сами исполнители, но и заказчики. Гражданско-правовой договор находится под юрисдикцией Гражданского кодекса, а не Трудового, поэтому статья 65 ТК РФ здесь не подходит. Тем не менее, для заключения договора ГПХ тоже понадобятся документы:
- паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС, потому что за исполнителей по договорам ГПХ компания платит страховые взносы;
- номер ИНН для оплаты НДФЛ;
- банковские реквизиты, по которым будет перечисляться вознаграждение за работу;
Если исполнитель по договору ГПХ – самозанятый, то от него нужны только паспортные данные и банковские реквизиты, налоги он платит за себя сам, а взносы перечисляет по желанию.
Для некоторых категорий граждан нужны дополнительные документы:
- патент и разрешение на работу для иностранных граждан. Но с одной оговоркой — если они будут выполнять заказ на территории РФ. Если же компания нанимает фрилансера на дистанционную работу, который при этом находится за границей, то эти правила на него не распространяются;
- документы на автомобиль, если компания заключает договор с водителем, который будет работать на личном транспорте;
- согласие одного из родителей или опекунов, если юному исполнителю от 14 до 18 лет.
Не успеваете следить за изменениями в трудовом законодательстве? Возникают сложности с применением нововведений на практике? Вам в помощь экосистема «Кадровый обзор». Каждую неделю разъясняем, как применять на практике изменения в законе, даем уникальные образцы и алгоритмы. А еще бесплатно посещаете 6 вебинаров в месяц и Кадровый форум 2 раза в год. |