Дисциплинарное замечание: как оформить процедуру

Дисциплинарное взыскание в виде замечания – инструмент контроля дисциплины, который позволяет работодателю воздействовать на поведение сотрудника без грубого давления. Однако даже это «мягкое» взыскание нужно применять строго по закону, чтобы не спровоцировать трудовой конфликт или судебное разбирательство. В статье рассмотрим особенности замечания, как наказания, определим, можно ли объявить дисциплинарное взыскание устно и как правильно оформить замечание в кадровой документации.

Бланк акта об отказе от предоставления письменного объяснения Бланк приказа о дисциплинарном взыскании Бланк служебной записки о дисциплинарном взыскании

Дисциплинарное взыскание в виде замечания: особенности

Дисциплинарное замечание – самая мягкая форма дисциплинарной ответственности, предусмотренная Трудовым кодексом (статья 192 ТК РФ). Его применяют к сотрудникам за единичный, незначительный проступок, если он не причинил вреда компании, а нарушение дисциплины не является систематическим.

Подробно о вариантах дисциплинарных наказаний — читайте в нашей статье. 

А полную подборку образцов по теме «Дисциплинарные взыскания» скачайте в экосистеме «Кадровый обзор».

Замечание на работе – особенности:

• Применение этой меры призвано не столько наказать, сколько зафиксировать факт отклонения от дисциплины труда и предупредить сотрудника о недопустимости повторного нарушения. 
• Замечание не влечет за собой серьезных последствий, оно больше служит сигналом для подчиненного и руководства.

Важно! Дисциплинарное взыскание – это наказание, но важно не забывать про справедливость, прозрачность и соблюдение прав подчиненных. Взыскание-замечание может стать эффективным инструментом воздействия, но только при четком соблюдении всех юридических процедур и уважении к сотрудникам и их обстоятельствам.

Когда применяют взыскание в виде замечания

Основной критерий для применения дисциплинарного замечания – небольшая тяжесть нарушения. Степень тяжести руководителю предоставлено определить самостоятельно, опираясь на следующие обстоятельства:

• нарушение единичное;
• злого умысла при его совершении не было;
• существенного ущерба или негативных последствий для компании нет;
• ранее сотрудник характеризовался положительно.

Основаниями для дисциплинарного взыскания в виде замечания чаще всего бывают:

• нарушение трудового распорядка, прописанного в ПВТР;
• несоблюдение корпоративных правил;
• нарушен график работы и отдыха;
• безответственность и халатность по должностным обязанностям (без серьезного ущерба);
• если нарушены сроков исполнения заданий, но без срыва проекта или материального ущерба
• отказ исполнить распоряжение директора (в рабочее время).

Если нарушение было тяжелым, повлекло за собой ущерб, срыв сроков или повторяется – работодателю следует применять более строгую меру: выговор или даже увольнение.

Напомним, что основания для взыскания бывают законные и спорные. Последние чаще всего приводят к судебным спорам. Как обезопасит компанию от судебных разбирательств в случае спорных оснований для взысканий, обсудили на практикуме «Дисциплинарные взыскания от А до Я». Кроме этого, разобрали алгоритм оформления взыскания и посмотрим судебную практику по оспариванию дисциплинарных взысканий. Посмотреть запись мероприятия можно в экосистеме «Кадровый обзор».

Обратите внимание! Важно проанализировать причины, спровоцировавшие нарушение и учесть личные обстоятельства сотрудника, его стаж и предыдущее поведение.

Примеры замечаний

Чаще всего дисциплинарные замечания выносят сотрудникам за плохое соблюдение рабочего графика:

• рано ушел на обед или опоздал с него;
• нарушил дресс-код, указанный в ЛНА компании;
• некритично опоздал на работу – обычно речь идет о нескольких минутах;
• ушел домой до окончания рабочего дня.

Важно! Пропуск работы свыше 4 часов уже является прогулом – это отдельное дисциплинарное нарушение, которое грозит даже увольнением.

В приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания часто вносят следующие формулировки: 

• «Объявить замечание за неисполнение п. 5 должностной инструкции – несвоевременное предоставление отчета по проекту»;
• «Вынести замечание за нарушение правил внутреннего распорядка – опоздание на работу на 25 минут без уважительной причины»;
• «Объявить замечание за нарушение порядка ведения деловой переписки, повлекшее жалобу клиента».

Формулировки должны быть конкретными: нельзя использовать оценочные суждения, если они не подкреплены фактами. Замечание оформляют так, чтобы его справедливость можно было подтвердить при проверке ГИТ или в суде.

Важно! Дисциплинарное замечание всегда должно быть обосновано, а факты зафиксированы и подтверждены документально (есть акт, докладная, показания свидетелей).

Чем грозит дисциплинарное взыскание – замечание

Хотя замечание не считается тяжелой мерой, оно все же имеет свои последствия:

• Информацию о замечании вносят в личную карточку сотрудника (необязательна для ведения с 2022 года);
• Непогашенная дисциплинарка может повлиять на размер премии или другие корпоративные бонусы (смотря что прописано в ЛНА).
• Станет отягчающим фактором, если произойдет новое нарушение.
• Может стать основанием для отказа в повышении, поощрении или участии в конкурсах.
• В течение действия взыскания сотрудника нельзя представить к награде.

Обратите внимание! С 1 сентября 2025 вступают в силу поправки в ТК РФ, в том числе по депремированию за дисциплинарные нарушения (Федеральный закон от 07.06.2025 № 144-ФЗ).

Также наличие замечания работнику можно использовать как доказательство его неблагонадежности, если он обратиться в суд, чтобы оспорить новое взыскание. А в совокупности с другим взысканием оно может стать основанием для увольнения по п. 5 статьи 81 ТК РФ (за систематические нарушения).

Однако:

• В трудовую книжку запись не вносится.
• Замечание автоматически снимается через год, если за этот срок не появится новых проступков.
• За примерное поведение непосредственный руководитель может подать ходатайство о досрочном снятии с нарушителя взыскания.

Обратите внимание! С нашим новым курсом «Недобросовестный работник — применение дисциплинарных взысканий и увольнение по виновным действиям» вы сможете грамотно оформить процедуру дисциплинарного наказания даже в сложных случаях.

Возможно ли устное дисциплинарное взыскание

Внутри организации часто складывается практика устных предупреждений. Важно понимать, что к дисциплинарным наказаниям такие замечания работникам не относятся. Трудовой кодекс не признает устные взыскания, так как любая дисциплинарная мера (в том числе замечание) должна быть задокументирована. Работодатель может высказать недовольство в устной форме, но юридической силы это не имеет и не может быть признано официальным взысканием.

Но объявить замечание устно возможно, если относиться к этому как к воспитательной мере. Это может помочь в ситуациях, когда нужно мягко повлиять на поведение сотрудника без формального давления. Главное – не подменять устными взысканиями юридические процедуры, если речь идет о серьезных нарушениях.

Как объявить устное замечание

Устное замечание можно использовать в неформальной обстановке. Например, в разговоре один на один или на планерке. 

Директор таким способом может:

• высказать претензию;
• предупредить о недопустимости поведения;
• напомнить о последствиях.

Такое замечание работнику полезно для поддержания дисциплины без формальных санкций. Они особенно уместны в случаях, когда проступок незначителен, но требует корректировки поведения. 

Обратите внимание! Но если цель – официально зафиксировать проступок, необходимо следовать формальной процедуре, прописанной в ТК РФ.

Замечание работнику: алгоритм оформления

Для дисциплинарных мероприятий существует специальная процедура, задокументированная в Трудовом кодексе (ст. 193 ТК РФ):

1. Фиксация проступка. Потребуется докладная или служебная записка от непосредственного начальника, видеозапись, акт, объяснения коллег и т. д.
2. Письменное объяснение от работника. Работодатель обязан запросить объяснительную, сотрудник отдает ее в течение 2 рабочих дней. При отказе составляется соответствующий акт.
3. Принятие решения о мере взыскания. Директор изучает все документы, определяет степень нарушения с учетом позиции непосредственного руководителя, определяет наличие или отсутствие смягчающих обстоятельств, уважительных причин. Обязательно проверяют сроки давности самого проступка (если прошло свыше полугода – он аннулируется за двумя исключениями, связанными с коррупционными нарушениями и ревизией).
4. Издание приказа. Приказ о дисциплинарном замечании издают в течение одного месяца с момента обнаружения нарушения. Составляют его в произвольной форме. Сотрудника знакомят с приказом под роспись. Если он не хочет расписываться, составляют акт об отказе.

Приказ и объяснительная хранятся в личном деле работника, при этом в трудовую книжку и СЗВ-ТД запись не делается.

Приказ о взыскании в виде замечания

Унифицированной формы приказа о взыскании в виде замечания не существует, но в нем необходимо отразить ряд данных. В противном случае будет сложно отстоять законность своих действий в суде:

• ФИО, должность работника;
• дата и суть проступка;
• статья ТК РФ, на которую опирается работодатель;
• формулировка взыскания: «объявить замечание»;
• подпись руководителя и отдельная графа для подписи в ознакомлении сотрудника.

По возможности также укажите подразделение, в котором работает нарушитель, и обязательно добавьте реквизиты документов, на основании которых оформляется взыскание (докладная записка начальника отдела, акты об опоздании, объяснительная самого сотрудника и другие). Сам приказ необходимо отдать на подпись сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента составления.

Замечание: образец приказа скачать здесь

Что должен учесть руководитель, применяя дисциплинарные наказания

Из судебной практики можно сделать вывод, что даже с дисциплинарным замечанием все не так просто. Любое взыскание применяют очень осторожно, чтобы не ущемить права ваших сотрудников:

• Оцените тяжесть проступка – так вы не нарушите соразмерность наказания с нарушением.
• Убедитесь в наличии фактических доказательств.
• Все дисциплинарные взыскания имеют срок давности: не более месяца с момента обнаружения (ч. 3 ст. 193 ТК РФ) и 6 месяцев с совершения проступка. Обратите внимание, в этот месяц не входит: время болезни сотрудника, его отпуск, время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представителя работников. Также не учитывают отсутствие сотрудника на работе по иным основаниям, например во время дней отдыха/отгулов при вахтовой работе (п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

• Запрещено повторно наказывать за один и тот же проступок (ч. 5 ст. 193 ТК РФ).
• Учитывайте смягчающие обстоятельства – стаж, предыдущую безупречную работу, отсутствие вреда компании при нарушении дисциплины.
• Любые ваши действия должны быть юридически обоснованы.
• Оформляйте дисциплинарное взыскание строго по закону, иначе оно может быть оспорено.

Согласно статье 193 ТК РФ, если подчиненный не согласен с замечанием, он имеет полное право обратиться в ГИТ или суд для снятия с себя взыскания. Будьте готовы к обжалованию, так как именно по дисциплинарным мерам часто открывается судебное производство. Чтобы обезопасить компанию от рисков проиграть трудовой спор по дисциплинарным взысканиям, рекомендуем пройти наш новый курс «Недобросовестный работник — применение дисциплинарных взысканий и увольнение по виновным действиям»

Читайте на сайте статьи по теме Какие виды дисциплинарных взысканий допускает ТК РФ Приказ о дисциплинарном взыскании Как оформить взыскание ущерба с работника Дисциплина труда работников: как контролировать и что делать, если ее нарушают Снятие дисциплинарного взыскания: порядок, сроки и образцы документов Как происходит обжалование дисциплинарного взыскания