Дисциплинарное замечание сотруднику в 2026 году: правила оформления и последствия для кадровика

В 2026 году дисциплинарное замечание — это самое мягкое наказание (ст. 192 ТК РФ), которое выносится за незначительный проступок и оформляется только письменно. Для его применения необходимо соблюсти процедуру (акт о нарушении + объяснительная). Срок действия взыскания — 1 год, после чего оно снимается автоматически. За повторный проступок сотрудник может быть уволен по п. 5 ст. 81 ТК РФ. В статье рассмотрим особенности замечания, как наказания, определим, можно ли объявить дисциплинарное взыскание устно и как правильно оформить замечание в кадровой документации.

Бланк акта об отказе от предоставления письменного объяснения Бланк приказа о дисциплинарном взыскании Бланк служебной записки о дисциплинарном взыскании

Замечание работнику: когда применяется и какие есть риски для работодателя

Дисциплинарное замечание – самая мягкая форма дисциплинарной ответственности, предусмотренная Трудовым кодексом (статья 192 ТК РФ). Его применяют к сотрудникам за единичный, незначительный проступок, если он не причинил вреда компании, а нарушение дисциплины не является систематическим.

Подробно о вариантах дисциплинарных наказаний — читайте в нашей статье. 

А полную подборку образцов по теме «Дисциплинарные взыскания» скачайте в экосистеме «Кадровый обзор».

Замечание на работе – особенности:

• Применение этой меры призвано не столько наказать, сколько зафиксировать факт отклонения от дисциплины труда и предупредить сотрудника о недопустимости повторного нарушения. 
• Замечание не влечет за собой серьезных последствий, оно больше служит сигналом для подчиненного и руководства.

Важно! Дисциплинарное взыскание – это наказание, но важно не забывать про справедливость, прозрачность и соблюдение прав подчиненных. Взыскание-замечание может стать эффективным инструментом воздействия, но только при четком соблюдении всех юридических процедур и уважении к сотрудникам и их обстоятельствам.

Когда применяют взыскание в виде замечания

Основной критерий для применения дисциплинарного замечания – небольшая тяжесть нарушения. Степень тяжести руководителю предоставлено определить самостоятельно, опираясь на следующие обстоятельства:

• нарушение единичное;
• злого умысла при его совершении не было;
• существенного ущерба или негативных последствий для компании нет;
• ранее сотрудник характеризовался положительно.

Основаниями для дисциплинарного взыскания в виде замечания чаще всего бывают:

• нарушение трудового распорядка, прописанного в ПВТР;
• несоблюдение корпоративных правил;
• нарушен график работы и отдыха;
• безответственность и халатность по должностным обязанностям (без серьезного ущерба);
• если нарушены сроков исполнения заданий, но без срыва проекта или материального ущерба
• отказ исполнить распоряжение директора (в рабочее время).

Если нарушение было тяжелым, повлекло за собой ущерб, срыв сроков или повторяется – работодателю следует применять более строгую меру: выговор или даже увольнение.

Напомним, что основания для взыскания бывают законные и спорные. Последние чаще всего приводят к судебным спорам. Как обезопасит компанию от судебных разбирательств в случае спорных оснований для взысканий, обсудили на практикуме «Дисциплинарные взыскания от А до Я». Кроме этого, разобрали алгоритм оформления взыскания и посмотрим судебную практику по оспариванию дисциплинарных взысканий. Посмотреть запись мероприятия можно в экосистеме «Кадровый обзор».

Обратите внимание! Важно проанализировать причины, спровоцировавшие нарушение и учесть личные обстоятельства сотрудника, его стаж и предыдущее поведение.

Примеры замечаний

Чаще всего дисциплинарные замечания выносят сотрудникам за плохое соблюдение рабочего графика:

• рано ушел на обед или опоздал с него;
• нарушил дресс-код, указанный в ЛНА компании;
• некритично опоздал на работу – обычно речь идет о нескольких минутах;
• ушел домой до окончания рабочего дня.

Важно! Пропуск работы свыше 4 часов уже является прогулом – это отдельное дисциплинарное нарушение, которое грозит даже увольнением.

В приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания часто вносят следующие формулировки: 

• «Объявить замечание за неисполнение п. 5 должностной инструкции – несвоевременное предоставление отчета по проекту»;
• «Вынести замечание за нарушение правил внутреннего распорядка – опоздание на работу на 25 минут без уважительной причины»;
• «Объявить замечание за нарушение порядка ведения деловой переписки, повлекшее жалобу клиента».

Формулировки должны быть конкретными: нельзя использовать оценочные суждения, если они не подкреплены фактами. Замечание оформляют так, чтобы его справедливость можно было подтвердить при проверке ГИТ или в суде.

Важно! Дисциплинарное замечание всегда должно быть обосновано, а факты зафиксированы и подтверждены документально (есть акт, докладная, показания свидетелей).

Чем грозит дисциплинарное взыскание – замечание

Хотя замечание не считается тяжелой мерой, оно все же имеет свои последствия:

• Информацию о замечании вносят в личную карточку сотрудника (необязательна для ведения с 2022 года);
• Непогашенная дисциплинарка может повлиять на размер премии или другие корпоративные бонусы (смотря что прописано в ЛНА).
• Станет отягчающим фактором, если произойдет новое нарушение.
• Может стать основанием для отказа в повышении, поощрении или участии в конкурсах.
• В течение действия взыскания сотрудника нельзя представить к награде.

Обратите внимание! С 1 сентября 2025 вступают в силу поправки в ТК РФ, в том числе по депремированию за дисциплинарные нарушения (Федеральный закон от 07.06.2025 № 144-ФЗ).

Также наличие замечания работнику можно использовать как доказательство его неблагонадежности, если он обратиться в суд, чтобы оспорить новое взыскание. А в совокупности с другим взысканием оно может стать основанием для увольнения по п. 5 статьи 81 ТК РФ (за систематические нарушения).

Однако:

• В трудовую книжку запись не вносится.
• Замечание автоматически снимается через год, если за этот срок не появится новых проступков.
• За примерное поведение непосредственный руководитель может подать ходатайство о досрочном снятии с нарушителя взыскания.

Обратите внимание! С нашим новым курсом «Недобросовестный работник — применение дисциплинарных взысканий и увольнение по виновным действиям» вы сможете грамотно оформить процедуру дисциплинарного наказания даже в сложных случаях.

Можно ли объявить замечание работнику устно или обязательно оформлять документально?

Внутри организации часто складывается практика устных предупреждений. Важно понимать, что к дисциплинарным наказаниям такие замечания работникам не относятся. Трудовой кодекс не признает устные взыскания, так как любая дисциплинарная мера (в том числе замечание) должна быть задокументирована. Работодатель может высказать недовольство в устной форме, но юридической силы это не имеет и не может быть признано официальным взысканием.

Но объявить замечание устно возможно, если относиться к этому как к воспитательной мере. Это может помочь в ситуациях, когда нужно мягко повлиять на поведение сотрудника без формального давления. Главное – не подменять устными взысканиями юридические процедуры, если речь идет о серьезных нарушениях.

Как объявить устное замечание

Устное замечание можно использовать в неформальной обстановке. Например, в разговоре один на один или на планерке. 

Директор таким способом может:

• высказать претензию;
• предупредить о недопустимости поведения;
• напомнить о последствиях.

Такое замечание работнику полезно для поддержания дисциплины без формальных санкций. Они особенно уместны в случаях, когда проступок незначителен, но требует корректировки поведения. 

Обратите внимание! Но если цель – официально зафиксировать проступок, необходимо следовать формальной процедуре, прописанной в ТК РФ.

Как правильно оформить замечание сотруднику: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Для дисциплинарных мероприятий существует специальная процедура, задокументированная в Трудовом кодексе (ст. 193 ТК РФ):

1. Фиксация проступка. Потребуется докладная или служебная записка от непосредственного начальника, видеозапись, акт, объяснения коллег и т. д.
2. Письменное объяснение от работника. Работодатель обязан запросить объяснительную, сотрудник отдает ее в течение 2 рабочих дней. При отказе составляется соответствующий акт.
3. Принятие решения о мере взыскания. Директор изучает все документы, определяет степень нарушения с учетом позиции непосредственного руководителя, определяет наличие или отсутствие смягчающих обстоятельств, уважительных причин. Обязательно проверяют сроки давности самого проступка (если прошло свыше полугода – он аннулируется за двумя исключениями, связанными с коррупционными нарушениями и ревизией).
4. Издание приказа. Приказ о дисциплинарном замечании издают в течение одного месяца с момента обнаружения нарушения. Составляют его в произвольной форме. Сотрудника знакомят с приказом под роспись. Если он не хочет расписываться, составляют акт об отказе.

Приказ и объяснительная хранятся в личном деле работника, при этом в трудовую книжку и СЗВ-ТД запись не делается.

Приказ о взыскании в виде замечания

Унифицированной формы приказа о взыскании в виде замечания не существует, но в нем необходимо отразить ряд данных. В противном случае будет сложно отстоять законность своих действий в суде:

• ФИО, должность работника;
• дата и суть проступка;
• статья ТК РФ, на которую опирается работодатель;
• формулировка взыскания: «объявить замечание»;
• подпись руководителя и отдельная графа для подписи в ознакомлении сотрудника.

По возможности также укажите подразделение, в котором работает нарушитель, и обязательно добавьте реквизиты документов, на основании которых оформляется взыскание (докладная записка начальника отдела, акты об опоздании, объяснительная самого сотрудника и другие). Сам приказ необходимо отдать на подпись сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента составления.

Замечание: образец приказа скачать здесь

Что должен учесть руководитель, применяя дисциплинарные наказания

Из судебной практики можно сделать вывод, что даже с дисциплинарным замечанием все не так просто. Любое взыскание применяют очень осторожно, чтобы не ущемить права ваших сотрудников:

• Оцените тяжесть проступка – так вы не нарушите соразмерность наказания с нарушением.
• Убедитесь в наличии фактических доказательств.
• Все дисциплинарные взыскания имеют срок давности: не более месяца с момента обнаружения (ч. 3 ст. 193 ТК РФ) и 6 месяцев с совершения проступка. Обратите внимание, в этот месяц не входит: время болезни сотрудника, его отпуск, время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представителя работников. Также не учитывают отсутствие сотрудника на работе по иным основаниям, например во время дней отдыха/отгулов при вахтовой работе (п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

• Запрещено повторно наказывать за один и тот же проступок (ч. 5 ст. 193 ТК РФ).
• Учитывайте смягчающие обстоятельства – стаж, предыдущую безупречную работу, отсутствие вреда компании при нарушении дисциплины.
• Любые ваши действия должны быть юридически обоснованы.
• Оформляйте дисциплинарное взыскание строго по закону, иначе оно может быть оспорено.

Согласно статье 193 ТК РФ, если подчиненный не согласен с замечанием, он имеет полное право обратиться в ГИТ или суд для снятия с себя взыскания. Будьте готовы к обжалованию, так как именно по дисциплинарным мерам часто открывается судебное производство. Чтобы обезопасить компанию от рисков проиграть трудовой спор по дисциплинарным взысканиям, рекомендуем пройти наш новый курс «Недобросовестный работник — применение дисциплинарных взысканий и увольнение по виновным действиям»

Читайте на сайте статьи по теме Какие виды дисциплинарных взысканий допускает ТК РФ Приказ о дисциплинарном взыскании Как оформить взыскание ущерба с работника Дисциплина труда работников: как контролировать и что делать, если ее нарушают Снятие дисциплинарного взыскания: порядок, сроки и образцы документов Как происходит обжалование дисциплинарного взыскания