Как провести кадровый аудит своими силами

За нарушение трудового законодательства работодатель несет материальную, административную и уголовную ответственность. Снизить такие риски помогает кадровый аудит. Рассказываем в статье, что это за процедура, и как ее провести собственными силами.

Таблица обязательных кадровых документов

Когда нужен кадровый аудит

Кадровое делопроизводство в компании подлежит регулярным проверкам. Они могут быть:

1. Внешними. Их проводят трудовая инспекция, прокуратура. Некоторые направления деятельности работодателя проверяют другие контрольные ведомства – Роспотребнадзор, Роскомнадзор, Ростехнадзор. Также внешний аудит выполняют независимые эксперты, привлекаемые по гражданско-правовым договорам.
2. Внутренними, выполняемым собственными силами работодателя.

Кадровый аудит позволяет выявить ошибки в оформлении трудовых отношений с работниками. И лучше их найти и исправить до визита надзорного инспектора, чтобы не получить штраф. Поэтому первая частая ситуация, когда нужен аудит – это перед внешними контрольными проверками.

Второй случай – это смена руководства компании или кадровика. Кадровый аудит помогает «новой метле» разобраться с «завалами» от предшественника.

Проверка документации может потребоваться, если изменились законодательные требования. Например, с 1 марта 2022 года законодатели серьезно скорректировали раздел X ТК РФ «Охрана труда». Из-за этого поменялись многие требования. Аудит кадровой документации позволяет выявить, что надо исправить, дополнить или отменить в локальных актах, чтобы «не отстать от жизни».

Из чего состоит кадровый аудит организации

Работа с персоналом складывается из двух составляющих:

1. Организационные меры. Это назначение ответственных работников, установление «правил игры». Работодатель должен распределить полномочия, разработать необходимые документы – ПВТР, штатное расписание, бланки трудовых договоров и др.
2. Кадровый учет. Это документирование всех этапов отношений с конкретным работником в соответствии с трудовым законодательством, в том числе с коллективным договором и локальными нормативными актами. Сюда относится оформление приема на работу, отпусков, правильное начисление зарплаты, увольнение. 

В ходе аудита эксперт проверяет оба этих направления. То есть, соответствуют ли «правила игры» в компании трудовому законодательству, и как соблюдают трудовое законодательство отдельные исполнители. 

Основные элементы кадрового аудита:

• проверка наличия необходимой документации;
• ее анализ на соответствие действующему законодательству;
• проверка соблюдения требований должностными лицами работодателя.

Важно! Чтобы проверка была всесторонней, надо включить в ее план не только отдел кадров, но и другие структурные подразделения работодателя. Например, чтобы оценить, как работников знакомят с требованиями локальных нормативных актов.

Что нужно проверить при аудите кадрового делопроизводства

Каждый работодатель должен иметь набор необходимых документов для работы с персоналом. Подробнее – в таблице ниже.

Кадровые документы, которые обязательно должны быть в компании

Полную версию таблицы скачайте по ссылке

Кроме обязательных документов, есть еще условно-обязательные. То есть в ТК РФ нет прямого указания на то, что их нужно разрабатывать, но они облегчают кадровый учет. Это, например, должностные инструкции, положение о кадровом делопроизводстве.

У каждого работодателя своя специфика по видам деятельности, эксплуатируемым объектам, численности персонала. Поэтому и состав обязательной и условно-обязательной кадровой документации будет различаться. 

Важно! Аудитор перед проверкой должен составить список обязательных требований, относящихся к компании, и изучить их. Так он поймет, что именно нужно проверить.

Как пошагово провести кадровый аудит

Приведем примерный алгоритм проведения кадрового аудита.

1. Составить программу и план-график аудита. Это значит выбрать цель, например, подготовка к проверке ГИТ; обозначить объекты и предмет проверки – что именно и в каких подразделениях вы будете проверять, в какие сроки; назначить экспертов. Издайте соответствующий приказ или распоряжение о проведении аудита.
2. Составить чек-листы для экспертов. Это примерный перечень вопросов, на которые нужно ответить при аудите. Каждый эксперт оформляет их по-разному. Кому-то достаточно списка документов, которые он будет проверять. А кто-то подробно формулирует подробные вопросы. Примеры чек-листов, которые использует трудовая инспекция при плановых проверках, смотрите в Приказе Роструда от 01.02.2022 № 20.
3. Проверить наличие в компании обязательных документов. Вы можете ориентироваться на список в предыдущем разделе.
4. Проверить соответствие содержания документов компании актуальным требованиям трудового законодательства. Обязательно фиксируйте все нарушения, которые найдете, при помощи фото, видео, ксерокопий или простых записей. Это называется «свидетельства аудита». Они помогают подтвердить наличие нарушений и правильно составить отчет.
5. Проверить ведение кадрового учета в структурных подразделениях. На этапах 3 и 4 вы анализируете документацию. Это можно сделать и без встреч с исполнителями. На этом этапе вы посещаете отделы и службы, чтобы опросить работников, выявить конкретные «пробелы».
6. Составить отчет об аудите. Это итоговый документ, который вы представите руководству, и на основе которого будете планировать дальнейшие действия.

По всем выявленным в ходе проверки нарушениям надо составить план мероприятий по их устранению и предотвращению. Наверное, вам встречались требования о проведении коррекции, корректирующих и предупреждающих действий. Рассказываем, что это такое.

Коррекция – исправление конкретной ошибки. Например, переделка неверно составленного графика отпусков.

Корректирующее действие – мера по устранению причины нарушения. Например, график отпусков составлен неверно, потому что кадровик не знает всех нюансов. В этом случае запланируйте дополнительный инструктаж или обучение работника, чтобы он больше не допускал ошибок.

Предупреждающее действие – мероприятие по профилактике нарушений. Например, вы издаете инструкцию по составлению графика отпусков, где прописываете все нюансы. И тогда вновь принятый кадровик уже не будет совершать нарушений из-за незнания требований.

Какие ошибки можно выявить при аудите кадровых документов

Приведем список нарушений, которые выявляют, когда проводят аудит кадровой документации:

• в трудовых договорах отсутствуют обязательные условия;
• назначены не все ответственные лица;
• функции ответственных лиц не закреплены в трудовых договорах или должностных инструкциях;
• не датируются документы и подписи об ознакомлении, из-за чего нельзя оценить сроки;
• неправильно ведется учет рабочего времени;
• отсутствуют обязательные документы, например, график отпусков, график сменности, инструкция по охране труда;
• штатное расписание не соответствует фактической численности;
• работники допущены до работы без инструктажа, медосмотра, обучения и проверки знаний по охране труда.

Читайте на сайте статьи по теме Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства Аудит оплаты труда: как и зачем проводится Фонд заработной платы: чем отличается от ФОТ и как его анализировать Как прописать место работы в трудовом договоре Трудовая функция: как прописать в трудовом договоре