Как разработать и принять локальные нормативные акты в 2021 году

Обязательные локальные нормативные акты

Может показаться, что у руководителей есть полная свобода в формировании набора нормативных актов. Но это не так. Существуют обязательные ЛНА в организации, в 2021 году этот список не претерпел существенных изменений. В него входят:

• правила внутреннего распорядка (статья 189 ТК, часть 4);
• штатное расписание (статья 57 ТК, часть 2);
• положения, связанные с оплатой труда: о смене тарифных ставок, окладов и т.п. (статья 123 ТК, часть 4);
• правила охраны труда;
• акты о работе с персональными данными (статья 86 ТК, п. 8).

Напомним, что обязательно нужен и график отпусков.

Создание ЛНА: разработка, оформление, утверждение

Разрабатывать локальные нормативные акты могут специалисты разного профиля: экономисты, бухгалтеры, руководители подразделений, кадровики. Иногда над одним документом работают несколько человек. Все зависит от специфики документа.

Вне зависимости от деталей, существует общая схема создания ЛНА:

• Разработать.
• Оформить.
• Согласовать и утвердить.
• Ознакомить с документом работников.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Разработка

Если появилась необходимость в локальном нормативном акте, руководитель, первым делом, определяет ответственных за его разработку. Например, правила внутреннего распорядка составляют кадровики. А положениями об оплате, премировании и других финансовых аспектах занимаются бухгалтеры.

Но разработчиками дело не ограничивается — на этом этапе собирают мнения разных специалистов, включая юристов и экономистов. Иногда требуется вердикт сторонних специалистов. Например, представителей санэпид- или пожарного надзора. Так формируется проект документа.

Оформление

В законодательстве нет четких инструкций касательно оформления ЛНА: можно делать это в соответствии с традициями компании и внутренними правилами документооборота. И все же нужна основа, на которую можно опираться при оформлении. Такая база есть —ГОСТ Р 7.0.97-2016 , регламентирующий составление организационно-распорядительных документов.

Согласно ГОСТу, бланк ЛНА должен содержать:

• Наименование компании, как оно указано в учредительных документах.
• Название ЛНА. Например, правила, акт, положение и т.д.
• Номер, дата и место утверждения акта.
• Текст, который состоит из общих положений, основного блока и заключения.
• Отметки о согласованиях, если они были.
• Указание на приложения, если они есть.
• Отметку об утверждении руководителем, с указанием его имени и должности.
• Дату вступления ЛНА в силу.

Согласование и принятие

Готовый и оформленный документ проходит согласование у представителей структурных подразделений, к которым он имеет отношение. Если у согласователей есть замечания, они передают их разработчику в письменной форме. Если замечаний нет — ставят свою визу в отведенном для этого поле.

После согласования и утверждения издают приказ об утверждении ЛНА. О согласовании и утверждении на документе ставится виза

Ознакомление штата

Статья 22 Трудового Кодекса требует, чтобы работники были ознакомлены под роспись с ЛНА, которые напрямую касаются их рабочей деятельности. Как правило, это происходит при трудоустройстве, но если человек уже трудится, и появился новый акт (например, об изменении окладов), надо снова пройти процедуру ознакомления.

Закон не устанавливает ее порядок. Действовать можно несколькими способами:

1. Завести журнал ознакомления с ЛНА и собирать подписи сотрудников каждый раз, когда появляется новый акт.
2. Приложить к нормативному акту лист ознакомления, на котором собирать подписи прочитавших документ.
3. Сделать дополнение к трудовому договору, где вести список ЛНА, с которыми ознакомлен работник.

Последствия нарушений

Локально нормативный акт — это, как правило, объект пристального внимания проверяющих органов. Особенно, если он входит в установленный законом перечень. Если какого-то из обязательных документов не окажется, может последовать наказание по статье 5.27 КоАП:

1. Штраф 1000–5000 рублей — на руководителя или ответственное лицо.
2. Штраф 30000–50000 рублей — на компанию.

Помимо проверки наличия органы надзора могут проконтролировать суть и выполнение ЛНА. Например, в части о защите персональных данных. Если найдут нарушения — может последовать административная, гражданско-правовая и даже уголовная ответственность.