Изменения в работе кадровиков в 2021 году

Серьезные изменения в трудовом кодексе в 2021 коснулись дистанционной работы. Приняты новые формы отчетов, старые отменены. Изменились правила работы с трудовыми книжками. К чему еще готовиться кадровику в 2021 году?

Обо всех изменениях трудового законодательства в 2020 году читайте здесь

Скачайте образцы документов для работы:     Письмо МЧС и Порядок инструктажа по ЧС

Какие документы брать при приеме на работу в 2021 году?

С нового года действует новый состав документов для кандидатов на вакансию. Какие документы представят соискатели с 1 января 2021 года?

Важно!   Старые правила действуют только в отношении тех работников, которые решили оставить бумажную трудовую книжку и написали заявление об этом.

В отношении остальных алгоритм ваших действий такой:

• Кандидат на должность трудоустраивается в первый раз. Вы оформляете ему только электронную ТК.
• Сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки на прежней работе в 2020 г. Этот факт будет зафиксирован в его бумажной трудовой, которую работодатель выдаст ему на руки. При приеме на работу он предоставит вам справку по форме СТД-Р. Его бумажная трудовая понадобится вам для того, чтобы узнать о данных, необходимых для стажа, забирать ее на хранение не нужно. Вы также вправе потребовать у него справку по форме СТД-ПФР при недостаточности данных или отсутствии трудовой.

Совет   Получить эти сведения работник сможет в ПФР, обратившись туда с паспортом. Также, в случаях недостаточности данных в ПФР можно, обратившись в фонд с трудовой книжкой, дополнить недостающую информацию.

Номенклатура отдела кадров 2021 и отчетность

С 1 января 2021 года действуют изменения в кадровом делопроизводстве. Введена новая номенклатура дел на основании приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Проверьте сроки хранения документов и обновите их в соответствии с перечнем. Если появились новые дела, зафиксируйте это в номенклатуре.

Важно!   У вас появится дело, связанное с переходом на ЭТК, в котором вы сможете хранить уведомления, заявления работников.

Отчет СЗВ-ТД за январь 2021 года

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Совет   Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

Какие сведения войдут в отчет за январь:

• о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
• о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
• о переводах, которые оформлены в январе 2021.

Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.

Что не надо сдавать в 2021

Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/752@ отменил форму о среднесписочной численности. Теперь она указывается в специальном поле формы расчета по страховым взносам (РСВ) за период 2020 года и последующие.

Важно!   Отчет о среднесписочной численности работников в налоговую инспекцию с января 2021 подавать не надо.

Новые правила удаленной работы

С 1.01 2021 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2021. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:

• невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
• работник не выходит на связь больше 2 дней.

Важно!   ТК  в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату

Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.

О взаимодействии с удаленным работником

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Новшества в оформлении документов

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

• колдоговоре;
• трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Совет   Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит

Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

Изменения в оплате труда

С 1 января 2021 увеличен МРОТ. Необходимо внести изменения в ЛНА, трудовые договоры. Размер МРОТ влияет на величину зарплаты и пособий.

Об изменении узнайте подробнее из нашего материала.

Ситуация с распространением ковид

После нового года продолжат действовать Санитарные правила, утвержденные главным санврачом РФ. В них внесены изменения Постановлением от 13.11.2020 № 35, а также продлено действие до 1.01.2022 года. Правила должны соблюдать все работодатели. По-прежнему необходимо:

• проводить термометрию;
• дезинфицировать помещения;
• обеззараживать воздух и проч.

Работодателям при высоком уровне заболеваемости в регионе рекомендовано переводить работников на удаленный режим, отменять мероприятия с большим скоплением сотрудников и продолжать применять плавающий график работы и обеденных перерывов.

Продолжатся проверки Роспотребнадзора, региональные власти также будут контролировать соблюдение ограничительных мероприятий.

Об основаниях внеплановых проверок и перечне самых частых нарушений работодателей читайте на нашем сайте.

Новые правила вахтовой работы

В ситуации распространения вирусной инфекции новости трудового законодательства 2021 коснулись вахтовой работы. Установлены новые правила для вахтовиков:

• Постановлением Правительства от 28.04.2020 № 601;
• письмом Роспотребнадзора от 30.04.2020 № 02/8480-2020-24.

Важно!   В отдельных случаях разрешено продлевать время вахты с согласия работника с оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Рекомендовано осуществлять перевод с работы вахтовым методом на аналогичную в пределах одного региона. Работникам после отдыха, не привлекаемым к вахте из-за пандемии, рассчитывают оплату как простой с выплатой ⅔ заработка. Роспотребнадзор не рекомендует привлекать к работе лиц старше 65 лет, остальным работникам надо проходить врачебный осмотр перед отправкой на вахту. За двое суток до отправки работодатели организуют прохождение теста на COVID-19. Организацию питания и проживания работников-вахтовиков производят в соответствии с  Рекомендациями Роспотребнадзора.

Изменения в приеме на работу иностранцев

Новое для кадровиков в 2021 в организациях, которые принимают иностранных работников. Работодателям необходимо привести численность таких работников в соответствие с постановлением Правительства от 12.11.2020 № 1823 к 1 января 2021 года. С этого времени начинают действовать новые квоты на 2021 год — 101 871 человек.

Исключение   Квоты не распространяются на безвизовых работников с патентом и высококвалифицированных специалистов.

С этого же времени действуют новые формы уведомлений в МВД — о заключении / расторжении трудового договора с иностранцем, о выплатах иностранному рабочему или специалисту — приказ МВД России от 30 июля 2020 г. N 536.

О том, что надо учесть в 2021 годку при приеме на работу иностранцев, читайте здесь.

Законодатели уточнили ч.3.2 ст.20 №109-ФЗ от 18.07.2006 — уведомление надо подать иностранцу или принимающей стороне  лично в течение семи рабочих дней с даты прибытия, кроме организаций-работодателей из списка. Им отводится один день.

Проверки работодателей — что нового в 2021

До 31 декабря 2021 года продлен мораторий на проверки для малых и средних предприятий. В Постановлении Правительства РФ от 3 апреля 2020 г. N 438 перечислены основания внеплановых проверок.

Важно!   Внеплановые проверки проводятся на всех предприятиях по информации о нарушениях.

Остальные компании будут проверять в зависимости от категории риска.

Читайте в нашем материале о проверках Роспотребнадзора во время опасности распространения коронавируса.

Постановление Правительства от 30.11.2020 № 1969 вводит новый регламент плановых проверок для минимизации контактов между контролерами и проверяемыми — с применением средств дистанционного взаимодействия. Постановление регламентирует замену плановой проверки инспекционным визитом.

Отдельные изменения для кадровика в 2021 г

⇒ Обновлены формы путевых листов — появятся новые реквизиты и сведения, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Правила действуют с 1 января 2021 года по 31 декабря 2027 года.

⇒Утвержден новый Перечень опасных профессий, где запрещен труд женщин. Постановление № 512 вступает в силу 1 января 2021 года

⇒ Минтруд утвердил пакет Правил по охране труда, которые вступают в силу 1.01.2021 и действуют до 31.12.2025 года:

• при работе с инструментом и приспособлениями;
• при осуществлении грузопассажирских перевозок на железнодорожном транспорте;
• при размещении, монтаже, техническом обслуживании и ремонте технологического оборудования;
• при эксплуатации промышленного транспорта;
• в жилищно-коммунальном хозяйстве;
• при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов;
• на городском электрическом транспорте.

⇒1 января 2021 г. и до 31 декабря 2026 г. включительно действует Постановление Правительства РФ от 18 сентября 2020 г. № 1485. В нем определяется порядок подготовки граждан к защите от ЧС. С инструктажем необходимо знакомить сотрудников в течение первого месяца работы, затем ежегодно.

Важно!   Руководитель организации должен разработать и утвердить программу проведения инструктажа по ЧС, журнал учета его прохождения и назначить ответственное лицо.

Примерный порядок инструктажа и форма журнала разработан в Письме МЧС от 27 октября 2020 г. № ИВ-11-85.

Скачать Письмо МЧС и Порядок инструктажа по ЧС

В 2021 году закончится эксперимент по внедрению электронного документооборота. Будьте во всеоружии после нашего дистанционного курса.