Кадровые отчеты в 2025 году

Кадровая служба подготавливает и сдает отчеты в СФР, Росстат и Центр занятости. Помимо этого, организации дополнительно отправляют сведения о работниках в военкоматы. В статье рассмотрим, в какие сроки сдавать кадровые отчеты в разные ведомства.

Сроки сдачи кадровой отчетности в 2025 году

Какие кадровые отчеты в 2025 году нужно сдать

Список ведомств, куда предоставляют кадровые отчеты в 2025 году остается неизменным. Как и раньше сведения нужно отправлять в СФР, Центр занятости, Росстат, Военкомат и МВД для тех, кто работает с иностранцами.

Конечно, информация, отправляемая в МВД, не считается кадровой отчетностью и не привязана к закрытию определенного периода. Но стоит помнить о том, что если компания использует труд иностранцев и расторгла трудовой договор с одним из таких работников, или наоборот, наняла его, то она должна отчитаться в МВД.  На это дается три рабочих дня с момента кадрового события.

Кадровая отчетность в СФР

В СФР отчитываются по единой форме ЕФС-1. Кадровые отчеты в СФР сдают все компании и ИП, которые нанимают сотрудников по трудовому договору или договору ГПХ. 

В отчете отражают информацию о рабочей деятельности, стаже страхования, даты заключения и расторжения договоров ГПХ, также сведения о тех, за кого организация отчисляет страховые допвзносы. Если в организации трудится больше 10 человек, то такой отчет подают только электронно. 

Кадровые отчеты в СФР

Напоминаем, что с 2024 года кадровые отчеты сдают по новой форме ЕФС-1 (Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281). Среди изменений:

1. Для подраздела 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» появились новые коды

• 5 «Трудовая функция» (0; 0,1; 0,2; 1; 1,1; 1,2);

• 6 «Код выполняемой функции» (ОСОБ; ДИСТ; НДОМ; НЕПД; НЕПН; ДГПХФЛНС; ДАВТФЛНС).

2.  В подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже» добавили еще одно поле «Назначение выплат по ОСС» в строке «Тип сведений». Его нужно обязательно заполнить, если сотрудник принес заявление на пособие по уходу за ребенком, или если у него есть больничный лист. 

3. В подпункте 1.3 «Сведения о зарплате…» внесли новую графу, в которой отражают количество работников, не включаемых в расчет среднесписочной численности».

4. В раздел II, в сведения о травматизме добавили поле «Льгота». Он предназначается компаниям, в которых работают инвалиды.

5. ОКЗ нужно будет указывать для 8 кадровых мероприятий. Сейчас их 7 (прием, перевод, увольнение, возобновление, начало договора ГПХ, окончание договора ГПХ). Появится восьмое мероприятие «Установление (присвоение)». Его нужно указывать при установлении (присвоении) сотруднику второй и последующей профессии (специальности и иной квалификации). При этом нужно будет отметить: уровень квалификации и разряд.

6. В графе 5 подраздела 1.1 подраздела 1 нужно указывать также код вида трудового договора, например . «0» – бессрочный трудовой договор; «0.1» – срочный трудовой договор, заключаемый на срок до шести месяцев, «1» – трудовой договор по совместительству и т. д.;

7. При приеме (переводе) работника на дистанционную работу или работу на дому в графе 6 подраздела 1.1 подраздела 1 к коду ОКЗ надо указывать еще код «ДИСТ» или «НДОМ». Если принимают или переводят работника на неполное рабочее время, в этой графе проставляют код «НЕПД» или «НЕПН».

Кадровые отчеты в Росстат

Кадровая отчетность в Росстат – самая многочисленная. Чтобы не запутаться, какие отчеты нужно сдавать вашей компании, уточните эту информацию на официальном сайте ведомства. Узнать, какие отчеты подаются в статистику можно по ИНН на странице данных о кодах статистики и перечня форм.

Сдача кадровой отчетности в Росстат происходит по обновленным формам в зависимости от вида деятельности компании. Многие привычные формы отчетов ведомство обновило. С 1 января 2025 года действуют новые формы статнаблюдения и указания по их заполнению — Приказ Росстата от 31.07.2024 № 338.

Организации из области науки, образования и инноваций сдают свои формы, например, 3-информ или 1-НК. От большинства же коммерческих компаний Росстат потребует такие кадровые отчеты: 

• форму 7-травматизм. Указания по ее заполнению есть в приказе Росстата от 31.07.2023 № 361.
• форму 1-Т (условия труда). Ее сдают те компании, деятельность которых указывается в самой форме, например, сельское хозяйство, охота или рыболовство, добыча полезных ископаемых, строительство, водоснабжение или утилизация отходов. Субъектам малого предпринимательства такую форму сдавать не требуется.

Если компания не вела деятельность несколько месяцев, то она все равно обязана подать сведения и указать те месяцы, в которых она не работала.

• форму 1-Т (данные о численности и зарплате работников). Такой отчет отправляют компании, если у них работает меньше 15 человек и годовой оборот не больше 800 миллионов рублей при условии, что Росстат не требует от них форму П-4 с таким же названием. Отчитаться нужно до 31 января. Бланк отчета новый, но обновления коснулись только количества десятичных знаков после запятой. 
• форму П-4 (о численности и зарплате работников). Этот отчет предназначен для компаний, у которых более 15 работников и  которые не сдают форму 1-Т с одноименным названием. 

Каждый месяц компании всех форм собственности подают в Статистику отчет 3-Ф (Данные о просроченном долге по зарплате). Указания по заполнению есть в приказе Росстата от 03.12.2024 № 595

Подробнее о том, что включать в отчет 3-Ф.

Что касается нерегулярных кадровых отчетов, то Росстат запрашивает, например, форму 1-Т (проф) «Информация о численности работников и потребности в них по профессиональным группам». Этот отчет сдают, начиная с отчетного периода на 31.10.2024: с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 30 ноября 1 раз в 2 года.

Существует еще форма 57-Т (Данные о зарплате по профессиям и должностям). Ее запрашивают раз в два года. Правила заполнения даются в том же 360 Приказе. 

С 2019 года в Росстат приходится также направлять приложение к отчету 7-травматизм. Его просят один раз в три года. Ее необходимо подавать ежегодно с 20 февраля до 1 марта. О том, как его заполнять, говорится в Приказе Росстата от 31.07.2023 N 361.

Сведения в военкомат

Сведения, которые сдают в военкомат, регламентируют два документа:

1. Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением № 719,

2. Методические рекомендации Генштаба Вооруженных Сил РФ по воинскому учету от 11.07.2017 г.

В военкомат компании сдают такие отчеты:

• форма 6 – о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе;

• форма №18 – сведения о воинском учете в организации.

Оба отчета подаются не позже 31 декабря предыдущего года на 1 января следующего вместе с планом работы по воинскому учету.

Кроме этого, в разные сроки сдают сведения:

• о принятых и уволенных военнообязанных;

• о работниках на воинском учете и тех, кто не состоит, но должен;

• об обнаруженных в документах воинского учета неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов;

• об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, в том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства и (или) месту пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете;

• по запросу военкомата.

Подробнее о сроках отчетов в военкомат смотрите в статье.

Отчеты кадровой службы в Центр занятости

Компании сдают отчеты отдела кадров в Службу занятости каждый месяц. Прежде всего, информируют ЦЗН о выполнении квоты для инвалидов.  Кадровый отчет о выполнении квоты сдают не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Для оперативного мониторинга в целях обеспечения занятости населения работодатели должны подавать такие кадровые отчеты на портал «Работа в России»:

• о принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности ИП, сокращении численности или штата работников, возможном расторжении трудовых договоров;

• о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели;

• о введении простоя;

• об организации дистанционной (удаленной) работы;

• об отпусках без сохранения заработной платы;

• о применении в отношении работодателя процедур о банкротстве;

• о наличии созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов.

• информация, необходимая для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.

Подробнее об этих отчетах читайте в статье.

Наказание за несдачу кадровых отчетов

Если компания не сдаст или несвоевременно сдаст статистические отчеты кадровой службы, ее могут привлечь к административной ответственности по статье 13.19 КоАП РФ.

Директору организации грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей за первичное нарушение и от 30 000 до 50 000 за повторное. Для компаний – от 20 000 до 70 000 тысяч рублей в первый раз, от 100 000 до 150 000 рублей во второй и дальше.  

Что касается сведений в военкомат, то напоминаем, что с октября 2023 года действуют новые штрафы по воинскому учету (Федеральный закон от 31.07.2023 N 404-ФЗ).

Если компания приняла или уволила сотрудника не сообщила в военкомат или не предоставила и сведения о гражданах, которые должны стоять на воинском учете – штраф на должностное лицо оставит от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 21.4 КоАП РФ).

Если не представить списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, штраф составит (ст. 21.1 КоАП РФ):

• от 40 000 до 50 000 рублей для должностных лиц;

• от 350 000 до 400 000 рублей для юридических лиц.

За несвоевременно сданную кадровую отчетность ЕФС-1 должностное лицо накажут штрафом от 300 до 500 рублей (с.15.33.2 КоАП РФ).

Чтобы не запутаться, куда, когда и какие кадровые отчеты нужно сдать и избежать ненужных штрафов, подготовили для вас сводную таблицу.

Кадровые отчеты в 2025 году таблица-календарь - скачайте по ссылке

Читайте на сайте статьи по теме Новая форма ЕФС-1: как заполнить Отчеты в Росстат Отчет П4 (НЗ) за квартал Форма 3-Ф для Росстата Отчет в военкомат: что сдают работодатели Отчет по ГПХ: как подают и как заполнить форму Какой раздел ЕФС-1 заполняют вместо СЗВ-СТАЖ Какой отчет сдают вместо СЗВ-М