Какие документы подготовить для увольнения по сокращению штата

Процедура сокращения штата в компании потребует от кадровика тщательной подготовки. Важно не только собрать необходимые документы, но и проследить, чтобы процедура была оформлена в соответствии с трудовым законодательством. Это позволит избежать трудовых споров с уволенными работниками. Как оформить увольнение по сокращению штата и на какие детали обращать внимание в первую очередь, узнаете из статьи.

Бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением штата Бланк формы «Расчет страховых взносов» Образец приказа о досрочном сокращении Образец уведомления о сокращении Перечень работников, не подлежащих сокращению или имеющих преимущество при сокращении Чек-лист «Что учесть при процедуре уведомления о сокращении»

В чем сложность увольнения в связи с сокращением штата

Процедура увольнения работника по сокращению штата одновременно проста и сложна. Проста, так как закон четко регулирует эту процедуру. Сложна, потому что такое увольнение инициирует сам работодатель и происходит оно по производственным причинам, а не желанию самого работника. Что само себе чревато конфликтами.

И даже не смотря на то, что процедура сокращения четко прописана, все равно в оформлении совершают ошибки, которые потом оборачиваются трудовыми спорами, признанием увольнения незаконным и восстановлениям сотрудника в должности с выплатой всех причитающихся сумм за время вынужденного отсутствия на работе.

Поэтому прежде чем формировать все необходимые документы, нужно тщательно проанализировать кадровый состав: нет ли среди персонала тех категорий сотрудников, которых нельзя увольнять и кто имеет преимущественное право при сокращении.

Кого нельзя уволить по сокращению штата

Существуют отдельные категории работников, которых по закону сократить нельзя. К ним относятся: 

1. Беременные сотрудницы. Право распространяется даже на тех работниц, которые узнали о беременности после сокращения.
2. Женщины, имеющие детей до трех лет, независимо от того, находятся ли они в отпуске по уходу за ребенком или продолжают работать.
3. Одинокие родители, имеющие ребенка до 16 лет или ребенка-инвалида до 18 лет.
4. Сотрудники, которые в момент сокращения находятся на больничном или в отпуске. Они могут быть уволены по сокращению только после их выздоровления или окончания отдыха (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
5. И др. Полный перечень категорий работников, которых нельзя сокращать, скачайте здесь.

Обратите внимание! В трудовом законодательстве не уточняется вид отпуска. Поэтому не имеет значения, в каком именно отпуске находится сотрудник: в очередном ежегодном, по беременности и родам и/или по уходу за ребенком, учебном, без сохранения заработной платы и др. (определение Верховного Суда РФ от 04.03.2010 N 35-В09-11). Любой отпуск сотрудник должен «отгулять» полностью.

Кто имеет преимущество при сокращении

При увольнении по сокращению штата необходимо выявить сотрудников, которые имеют преимущество при сокращении (если речь идет о сокращении численности, а не самой штатной единицы). Согласно ст. 179 ТК РФ, это те сотрудники, что имеет более высокую квалификацию или какие-то другие особенные, полезные для компании характеристики. 

Здесь можно выделить следующие категории работников:

• женщины, имеющие несовершеннолетних детей, отец которых проходит службу по контракту или мобилизован;
• одинокие родители с детьми до 16 лет (согласно правкам в ст. 261 ТК РФ);
• родители, у кого в семье есть два или более иждивенца (дети, инвалиды, другие нетрудоспособные граждане);
• инвалиды боевых действий (важно: в ТК есть формулировка «по защите Отечества», поэтому все частные случаи с ветеранами СВО необходимо уточнять с юристом);
• сотрудники, получившие когда-то на рабочем месте увечье и имеющие об этом справку или иные документальные подтверждения;
• сотрудники, которые на период увольнения проходят обучение по профессии без отрыва от производства.

Нужно учесть, что в этот список в скором времени могут войти вдовы участников СВО, если с момента гибели супруга еще не исполнилось года или женщина не вышла замуж повторно.

Важно! Если предстоит сокращение штатной единицы, проверьте, чтобы причиной увольнения не стала запись в трудовой о переименовании должности, чтобы избежать претензий со стороны уволенного в суде.

В чем сложность увольнения в связи с сокращением штата

Чтобы не пропустить ни один шаг при оформлении увольнения по сокращению штата, используйте памятку по подготовке документации.

1. Внесите изменения в штатное расписание в связи с сокращением и утвердите новую редакцию. Делается это приказом. При составлении документа будьте осторожны с датами. Нельзя вводить новое штатное расписание до увольнения работников.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание можно скачать здесь

2. Подготовьте к утверждению черновик приказа о будущей процедуре сокращения штата. В этом же приказе можно утвердить новое штатное расписание с отсроченной датой вступления в силу.

Приказ об увольнении по сокращению штата (образец) можно скачать здесь

3. Выявите круг лиц, который будет входить в комиссию по определению сотрудников, обладающих правом преимущества на оставление при сокращении штата, и внесите в текст приказа об увольнении (на тот случай, если под увольнение попадает не один человек, а несколько).

Еще один приказ о создании специальной комиссии издавать не нужно, достаточно внести корректировки в текст черновика приказа об увольнении, который создавали ранее.

4. Подготовьте уведомление для Кадрового центра (бывший ЦЗН) о процедуре и черновик об отмене решений по сокращениям.

Обратите внимание, что с января 2024 года ст. 25 и 26 закона от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения» утратили силу. Значит ли это, что теперь уведомлять работников центров занятости не обязательно? Ведь с отменой этих статей у кадровиков и работодателей прибавилась новая обязанность подавать сведения, если по каким-то причинам сокращения штата не будет (ч. 4 ст. 53 от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

На практике все зависит от ситуации у вас в компании или на предприятии: 

• бюджетное ли у вас учреждение или нет (здесь все еще действует правило об обязательном уведомлении при сокращении 30% от штата, даже если в организации всего пять сотрудников),
• что запрашивают и на какой список документов опираются проверяющие органы (например, при прокурорской проверке), так как они могут не принимать во внимание все нововведения в законодательстве, а напирать на то, что у них есть свои циркуляры и инструкции.

Получается, что уведомление в службу занятости все же лучше отправить, а после зафиксировать отправку, чтобы не получить неожиданный штраф.

5.  Подготовьте письменное уведомление каждого сотрудника, попадающего под сокращение, о будущем увольнении и с предложением ему другого рабочего места (по ситуации).

Само уведомление необходимо составить в двух экземплярах и передать работнику за два месяца до процедуры увольнения, если это предприятие/компания, или за две недели, если ИП. При этом оба экземпляра должны быть подписаны как работодателем, так и самим увольняемым, иначе доказать его согласие на сокращение в суде будет достаточно проблематично.

Образец такого уведомления можно скачать здесь    

Подробнее, как составить уведомление о сокращении, читайте в нашем материале.

Какие документы выдать работнику при увольнении в связи с сокращением штата:

• трудовую книжку или выписку по форме СТД-Р;

• расчет по страховым взносам в разделе 3 (посмотреть и скачать пример);

• справку о доходах и суммах налога (с января 2024 года здесь действует форма КНД 1175018);

• правку о среднем заработке (понадобится для получения пособия по безработице, выдается по требованию).

Какие еще справки могут понадобиться в этом случае, и в каком виде их выдавать: цифровом или бумажном, рассказали более подробно в другой статье от ИПК.

Читайте на сайте статьи по теме В каких случаях можно уволить по инициативе работодателя Досрочное сокращение: можно ли уволить работника до истечения срока предупреждения Уведомление о сокращении: как ознакомить работника и не нарушить сроки Восстановление работника на работе Как рассчитать и когда выплатить выходное пособие при сокращении штата

Остались вопросы и хочется поднять свой профессиональный уровень без отрыва от основной работы? Попробуйте «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0» от ИПК, с ним вы сможете не только избежать ошибок при увольнении или найме, но и подготовитесь к самым каверзным вопросам от трудовых инспекций.