Сколько и в какой форме хранить старые версии положения о защите персданных
Вопрос. В какой период и в какой форме работодатель обязан хранить у себя старые версии Положения о защите персональных данных?
Рекомендация эксперта ИПК. Работодатель обязан хранить у себя старые версии Положения о защите персональных данных (п. 440 таблицы приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). Рассмотрим, какой период и в какой форме это делать.
Срок хранения. Срок хранения «Постоянно» документов, которые образовались при деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает их хранение не менее 10 лет (п. 4.4 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).
Организации, которые выступают источниками формирования комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в архивы. Делают это в сроки, определенные договором.
Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами выступают, в том числе организации, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда России, другие архивные документы, которые подлежат приему на хранение в государственные и муниципальные архивы (ст. 20 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Документ Архивного фонда РФ – это архивный документ, который прошел экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (ст. 3 Закона № 125-ФЗ).
Таким образом, хранить положения о защите персональных данных постоянно не надо (то есть на протяжении всего периода существования организации). Уточните в архиве, к какому виду относится ваша организация, и после этого решите вопрос о сроке хранения положения о защите персональных данных в компании.
Формат хранения. Оцифровка бумажных документов предусмотрена только в одном случае: если документы дела, который отнесен к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов. Тогда документы на бумажном носителе оцифровывают и включают в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве (п. 159 приказа Росархива от 31.07.2023 № 77).
Иных случаев для возможности оцифровать документ на бумажном носителе приказ Росархива № 77 не предусматривает.
|
Памятка «Позиции о том, какие сведения относят к персональным данным»
Перечень обязанностей организации по работе с персданными
Пример нового согласия на обработку персданных |
