С чего начать аудит кадровых документов
Вопрос. Планируем провести аудит кадровых документов. С чего начать, какие документы проверить в первую очередь?
Рекомендация эксперта ИПК. Аудит кадровых документов рекомендуем начинать с таких правоустанавливающих документов, как устав и доверенности уполномоченных лиц. Да, это не кадровые документы. Однако вы не сможете корректно проверить все кадровые документы, пока не проанализируете устав и доверенности. Проверка этих документов даст вам информацию:
-
как корректно называется организация, кадровые документы которой вы проверяете;
-
какие есть органы управления в организации;
-
какие полномочия у каждого органа управления;
-
где определено место хранения документов, которые являются обязательными по законодательству;
-
какие есть полномочия у лиц, действующих от имени проверяемой вами компании.
Только после анализа учредительных и правоустанавливающих документов можно приступить к анализу кадровых документов. Ниже разберем, на что обратить внимание при анализе устава и доверенностей.
Что проверить в уставе. Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (ст. 52 ГК РФ). Исключение в порядке утверждения учредительного документа предусмотрено частью 2 вышеназванной статьи, а именно юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом.
Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц.
В обязательном порядке в содержании устава юридического лица (если он утвержден учредителями (участниками) юридического лица) указывают:
-
наименование юридического лица;
-
организационно-правовую форму;
-
место нахождения юридического лица;
-
порядок управления деятельностью юридического лица;
-
иные сведения, предусмотренные законом для юридических лиц, соответствующих организационно-правовой формы и вида.
Обратите внимание, иногда в уставе бывают спорные формулировки, в этом случае рекомендуем дополнительно проанализировать трудовой договор генерального директора на предмет его прав, а также обязанностей.
Зачем проверять доверенности, выданные должностным лицам. Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Соответственно, при кадровом аудите важно понимать, какие именно права на подписание каких именно кадровых документов были переданы должностным лицам (если есть такая практика в компании).
|
Скачайте образцы документов для работы: |
|
|
Чек-лист «На что обратить внимание при анализе доверенностей» |
|
|
Чек-лист «На что обратить внимание при анализе устава» |
|
Читайте на сайте статьи по теме Аудит персональных данных: как провести по новым правилам
Проверочные листы Роструда: как провести самопроверку и зачем это делать |
