Нужно ли хранить распечатанный экземпляр электронного приказа о командировании
Вопрос. Приказы на командировку в компании издают в электронном виде. Их подписывает директор электронной подписью. Нужно ли хранить в организации бумажную версию приказа?
Рекомендации эксперта ИПК. Приказ издается в электронной форме и подписывается электронной подписью. При его распечатывании будет иметь место не оригинал, а копия. Законодательство не предусматривает хранений копий документов. Соответственно, вы не обязаны хранить распечатанный экземпляр приказа.
Приказ о направлении в командировку – обязательный документ, его необходимо хранить (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023)). Он может понадобиться как при проверке ГИТ, так и налоговых органов.
Поскольку он издается в электронной форме, его необходимо хранить в электронной форме. Хранят электронные архивные документы с применением системы хранения электронных документов (далее – СХЭД) и (или) на физически обособленных носителях.
При хранении электронных архивных документов в СХЭД организации вправе использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов.
Таким образом, вы вправе заключить договор о хранении электронных документов с третьим лицом.
|
Таблица сроков и норм хранения кадровых документов |
