Можно ли отменить отпуска, возникшие из-за ошибки системы

Вопрос. В компании провели кадровый аудит. В ходе него выяснилось, что система добавила работникам лишние дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Она сделала это сверх тех, что они уже имеют. Таких дней оказалось много. Затраты работодателя из-за ошибки системы велики. Можно ли из балансов работников удалить лишние отпуска как техническую ошибку?

Рекомендации эксперта ИПК. Во-первых, зафиксируйте факт технической ошибки. Опишите, в чем она выразилась.

Во-вторых, составьте список работников и количество дней отпуска, которые им положены с учетом не предоставленных отпусков в прошлом. Зафиксируйте разницу, которую посчитала система.

В-третьих, оповестите всех работников, что произошел технический сбой и количество дней отпуска отображается некорректно. В личные кабинеты направьте об этом подробную информацию.

В-четвертых, подумайте, что готовы предложить работникам из-за допущенной ошибки. Например, если они уже спланировали отпуск, приобрели путевки и / или билеты. Как вариант:

компенсируйте разницу стоимости билетов, путевки при их обмене на другие даты, но не более определенной суммы;
дайте часть отпуска «в долг», за счет последующего периода. Здесь есть риск, что работник может уволиться и не возместить размер отпускных, которые ему выплатят авансом;
предложите взять часть отпуска за свой счет или использовать дни отдыха, которые остались за предыдущие периоды (при их наличии).
продумайте иные варианты.

Если лишние отпуска уже учтены в графике отпусков, утвердите этот документ в новой редакции. Если же отпуска еще не оформили и не указали в графике, то достаточно оповестить работников.