Какими способами оптимизировать кадровое делопроизводство

Вопрос. Подскажите, как можно оптимизировать кадровое делопроизводство? Какие есть способы?

Рекомендация эксперта ИПК. Прежде чем начинать оптимизировать кадровое делопроизводство, нужно определиться, с какой целью вы это будете делать. Задайте себе вопрос: для чего? От выбора цели и будут зависеть плановые показатели такой оптимизации, и чем будет измеряться достигнутый результат. Какие цели могут быть – в таблице.

Цели оптимизации кадрового делопроизводства

Как можно оптимизировать кадровое делопроизводство? Выделяют четыре группы способов оптимизации. Подробнее – таблице. Скачайте е ниже.

Каждый из указанных в таблице способов дает свою эффективность, размеры которой зависят от того насколько в конкретной компании ситуация является «запущенной» или, наоборот, «продвинутой». Понятно, что только сочетание всех четырех способов оптимизации даст максимальный эффект. Но, даже один способ даст значительные результаты, если применять его разумно, без излишних страхов, четко сверяя все решения через призму следующих  вопросов:

• является ли это обязательным по закону;

• какую роль (функцию) это выполняет;

• какой будет риск у компании при отказе от этого;

• какова вероятность наступления такого риска.

Если даже компания просто возьмет свое «сложившееся» кадровое делопроизводство и без применения других способов переведет в электронный документооборот – эффект будет значительным. В среднем при базовом классическом делопроизводстве – 72 процента. Такого же примерно результата можно достичь и без автоматизации, при применении первого способа – исключить избыточные, не требуемые по законодательству кадровые документы. В отдельных компаниях с классическим, сложившимся годами бумажным делопроизводством применение только первого способа дает результат от 40 до 80 процентов экономии.

Конкретный эффект достигаемый от оптимизации зависит от «базы». То есть, с какой базы начинается расчет – с высокой оптимизированной базы или низкой оптимизированной базы. Иногда эффект от одного-двух способов доходит до 90–95 процентов сразу, если в компании низкая оптимизированная база. Тем не менее, в любой компании есть резервы для оптимизации и при классическом избыточном бумажном делопроизводстве они просто гигантские.

Скачайте образцы документов для работы:
	Таблица способов оптимизации кадрового делопроизводства

Читайте на сайте новые статьи Пособия и средний заработок из МРОТ Предельная база для исчисления страховых взносов 2023: как влияет на пособия и пенсионные баллы Какие требования к электронным документам нужно учитывать при переходе на ЭДО Вынужденный прогул: когда работодатель обязан оплатить

Топ-5 вопросов ваших коллег Что проверить при аудите режимов работы Как ознакомить сотрудников с режимом работы Аудит приказов: что проверить Что делать, если выявили ошибки на титульном листе в трудовой книжке Как прописать в договоре обязательность отработки после обучения