Как хранить анкеты соискателей в электронном виде

Вопрос. Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда кандидаты отказываются от вакансии, но спустя какое-то время вновь на нее отзываются. Анкеты соискатели заполняют в электронном виде, подписывают согласие на обработку персданных. Анкеты храним в системе работодателя с целью кадрового резерва. Как определить срок хранения таких анкет? Можно ли их хранить до отзыва кандидатом?

Рекомендация эксперта ИПК. Законодательство не ограничивает срок действия согласия на обработку персональных данных. Поэтому в нем можно указать любой срок. Однако не рекомендуем прописывать, что согласие действует до отзыва кандидата.

Установлено, что субъект персданных может отозвать согласие до истечения его срока. По общему правилу, их нужно уничтожить в течение 30 дней с даты достижения цели обработки (ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

При этом работодатель и субъект персданных могут определить в соглашении иные последствия достижения целей обработки и сроки уничтожения ПД. Например, в согласии на обработку ПД можно:

• указать, что их передали в том числе для помещения соискателя в кадровый резерв организации;

• определить срок их обработки в пять лет

Это требование касается и сведений, которые представил соискатель, если трудоустройство не состоялось.

Сроки хранения документов с персданными. Закон о ПД не регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов по законодательству об архивном деле, которые содержат персданные.

Сведения, которые компания получила от кандидата, можно хранить в архиве в течение года, а документы по формированию кадрового резерва (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) – в течение пяти лет (ст. 438, 439 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Порядок ведения кадрового резерва. Роскомнадзор указывает, что трудовое законодательство не регламентирует ведение кадрового резерва (разъяснения РКН «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).

Обработку ПД лиц в кадровом резерве можно осуществлять только с их согласия. Исключение – нахождение в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых есть положения об этом. Следовательно, соискателя обязательно нужно ознакомить:

• с условиями ведения кадрового резерва в организации;

• с порядком исключения из него.

Читайте на сайте статьи по теме Как выбрать оператора ЭДО Электронная цифровая подпись: какие есть виды и где использовать Какие требования к электронным документам нужно учитывать при переходе на ЭДО

Топ-5 вопросов ваших коллег Как перевести работника с бессрочного договора на срочный Как оплатить время в пути при работе в выходной день Как прописать периодичность при комбинированной удаленке Как направить в командировку внешнего совместителя Можно ли удержать алименты с годовой премии уволенного работника