Все статьи

Вопросы и ответы Кадровые процедуры Кадровые документы Оплата труда / пособия Проверки Режим работы Персональные данные КЭДО Хранение и уничтожение документов Другие Другое

Должна ли компания сама искать предыдущих работодателей, чтобы восстановить трудовую

3 июля

265

Распечатать

Время прочтения 7 мин

Вопрос. В 2021 году у нас уволился работник. Ему отправили бумажную трудовую (сохранилось заявление на пересылку и опись по отправке). В 2023 г оказалось, что он не забрал трудовую в почтовом отделении. Трудовую книжку отправили в отделение компании в СПб. Сотруднику компании, кто забирает почту, не передали это письмо (как оказалось оно ждало запроса и выкупа, а в организации об этом не знали). В июле 2022 ТК уничтожили. Это подтвердили и по телефону горячей линии почты России, и по отслеживанию по треку. Как происходит процедура восстановления трудовой книжки? Нужно ли самим искать предыдущих работодателей и запрашивать у них информацию?

Рекомендация эксперта ИПК. Процедура восстановления трудовой книжки работника зависит от причины ее восстановления.

1. Если трудовая книжка пришла в негодность или утеряна работником, то работник пишет заявление об оформлении дубликата и предоставляет документы, которые подтвердят стаж.

2. Если в трудовую внесли неправильно запись об увольнении или переводе на другую работу, сотруднику по его письменному заявлению выдают дубликат трудовой книжки по месту работы, где была внесена неправильная запись. В дубликат переносят все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

3. При массовой утрате трудовых книжек работодателем по причине чрезвычайной ситуации создается комиссия, которая устанавливает стаж работника.

Таким образом, искать самим бывших работодателей работника вам не нужно. Кроме того, запрашивать информацию о сотруднике у его предыдущих работодателей, а им предоставлять такую информацию вам, возможно только с согласия самого работника. Только при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций стаж устанавливается комиссией, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций (п. 31 Приказ Минтруда от 19.05.2021 N 320н ).

Маловероятно, что будет установлена вина работодателя в утрате трудовой книжки в случае, когда работник не забрал ее и она была отправлена работодателю. Работодатель выполнил свою обязанность по направлению трудовой книжки почтой на основании заявления работника.

Обязанность работодателя забирать трудовую книжку на почте в связи с возвращением законом не предусмотрена. В данном случае необходимо учесть, был ли уведомлен работодатель о возвращении трудовой книжки. Если такое уведомление поступило, но работодатель не забрал трудовую книжку, то есть риск, что все-же его признают виновным в утрате.

Даже если будет установлена вина работодателя, нет оснований для понуждения компании к поиску предыдущих работодателей. В этом случае документы предоставляет сам работник. Кроме того, узнать об утрате трудовой книжки вы сможете только от самого сотрудника. Соответственно, и оснований для создания комиссии и выявления предыдущих работодателей нет.

Чтобы такая ситуация не повторилась, рекомендуем:

1. Отслеживать, получил ли работник трудовую книжку;

2. В случае неполучения забрать ее из почтового отделения;

3. Сообщить об этом работнику;

4. Хранить трудовую книжку до востребования.