Что учесть при хранении приказов о приеме, увольнении и привлечении к работе в выходной день

Вопрос. Как хранить приказов о приеме, увольнении и привлечении к работе в выходной день и что учесть при этом? Какой срок хранения приказа о привлечении к работе в выходной день?

Рекомендация эксперта ИПК. Ответ на вопрос, как хранить приказы по личному составу, в частности, о приеме и увольнении, зависит от того, какое решение принял работодатель: формировать или не формировать личные дела.

Формировать личные дела. Тогда в состав личного дела включаются документы, которые связаны с работой конкретного сотрудника. В том числе приказы о приеме на работу, если их оформляют, и об увольнении. Соответственно, в этом случае приказы хранятся и сдаются в архив в составе личного дела (пп. «ж» п. 49 приказа Росархива от 31.07.2023 № 77).

Не формировать личные дела. Если работодатель не формирует личные дела, то для сдачи документов в архив он создает папки (дела), в которых хранятся документы. В частности, туда включаются документы одного календарного года, которые по своему содержанию соответствуют заголовку папки (дела) (п. 49 приказа Росархива N 77). Соответственно, в этом случае приказы хранятся в папках.

Решите самостоятельно, каким из вариантов воспользоваться. Каждый из них соответствует архивному законодательству. При этом ответственность предусмотрена только за его нарушение.

Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходной день нормативно не установлен. Росархив в своем письме от 21.09.2020 N Р/Т-1279 рекомендует их хранить не более 5 лет. Более длительный срок хранения не является целесообразным – для обеспечения социальных прав работника при выходе на пенсию длительное хранение приказов не требуется. Аналогичный вывод можно сделать и относительно приказа о привлечении к сверхурочной работе.

В случае включения таких приказов в личное дело их срок хранения составит 50 лет (п. 445 приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Бланки документов к архивным личным делам Таблица сроков и норм хранения кадровых документов

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм Как не перепутать приказы по основной деятельности и по личному составу Сроки и правила хранения документов в организации Сдача личных дел в архив: как подготовить документы

Топ-5 вопросов ваших коллег Что делать, если ежегодный отпуск совпадает с отпуском по беременности и родам Как привлекать к сверхурочной работе при ненормированном рабочем дне В чем отличия подвижного характера работы от разъездного Как установить доплату за дополнительную работу в командировке Нужно ли менять фамилию в военном билете