Как оформить отпуск совместителя

Совместитель, как и основной работник, имеет право на отдых. При этом отпуск совместителя имеет свои нюансы, которые важно учитывать при его оформлении. Особенности касаются сроков отпусков, заполнения графика и дополнительных гарантий таким работникам. Рассмотрим подробнее, как предоставлять отпуск для совместителей в статье.

Бланк графика отпусков (форма Т-7) Бланк приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6а) Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6) Образец уведомления внешнего совместителя о сообщении даты отпуска на основной работе

Как предоставить отпуск по совместительству

Основные условия отпуска, которые обязан обеспечить работодатель любому сотруднику-совместителю, прописаны в статье 286 Трудового кодекса:

1. По правилам срок ежегодного отпуска у совместителей совпадает с датами по основному месту работы. Это относится как к внутренним, так и внешним совместителям.
2. Обязательно предоставление отпуска авансом, даже если сотрудник по совместительству еще не отработал полгода, если по основной работе его отправили на отдых.
3. Если сотрудник на основной работе еще не вышел из отпуска, а отпуск по совместительству заканчивается, он имеет право взять оставшиеся дни за свой счет.

Обратите внимание! Все гарантии, указанные выше, относятся к правам, а не обязанностям сотрудников-совместителей. Соответственно такие работники могут воспользоваться возможностью отдохнуть одновременно на обеих работах, или выбрать для себя разные отпуска по совместительству и основной работе. Принудить использовать отпуска одновременно сотрудника работодатели не могут (разъяснения Роструда).

Отпуск внутреннему совместителю

Обычно обеспечить все гарантии при отпуске внутреннего совместителя, несложно. При составлении графика отпусков, с согласия сотрудника, проставьте одинаковые даты для основного отпуска и по совместительству. Далее следуйте стандартной процедуре:

1. Ознакомьте сотрудника с графиком.
2. За две недели уведомите сотрудника о приближающемся отпуске по обеим должностям. В уведомлении должна быть подпись работника.
3. Составьте приказ, ознакомьте с ним сотрудника.
4. За три дня до начала отпуска выплатите сотруднику отпускные.

Полный алгоритм предоставления ежегодного отпуска – читайте в нашей статье

Обратите внимание, что в случае с внутренними совместителями все процедуры направления в отпуск, как и расчет отпускных, проводятся дважды. Но оформлять отдельно два приказа для направления работника в отпуск не обязательно. Достаточно использовать унифицированную форму Т-6а. В ней можно прописать обе должности, а также оба периода, за которые предоставлены отпускные дни, если они различаются. Также компаниям можно разработать собственную форму.

Бланк формы Т-6а скачайте здесь

Изучите наш «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0», чтобы актуализировать свои знания о порядке предоставления отпусков и проведения прочих кадровых процедур с учетом последних требований закона.

Отпуск внешнего совместителя

Внешний совместитель относится к льготной категории, которой компания обязана предоставить отпуск по его желанию (ст. 123 ТК РФ, Инструкция Онлайн Инспекции, п. 1.2). Поэтому основанием для отправления в отпуск такого сотрудника будет его заявление. 

К заявлению работник прикрепляет документы, которые подтверждают, что его отправили отдыхать на основной работе:

• копия приказа,
• выписка из графика отпусков,
• справка из отдела кадров по основной работе.

Важно! Трудовой кодекс не указывает обязанностью сотрудника предоставлять подтверждающие документы. Поэтому требовать их руководитель не может. Постарайтесь договориться с работником, чтобы он сам принес такие документы.

На основании вышеперечисленных документов, компания обязана отправить совместителя в отпуск с указанной даты, а также предоставить дни за свой счет, если отпуск по основной работе будет дольше. При этом, сколько трудятся внешние совместители в организации, роли не играет, отправить отдыхать их все равно обязательно.

Если сотрудник уходит отдыхать по графику, достаточно уведомить его за две недели, издать приказ по форме Т-6 и произвести расчеты. В приказе обязательно нужно отметить период, за который работник отдыхает именно в вашем предприятии. Не забудьте вписать данные об отпуске в личную карточку совместителя.

Важно! Если сотрудник не выйдет на работу, при этом не напишет заявление и не подтвердит, что уходит в отпуск по основному месту работы, его неявку можно оформить как прогул (Ответ Роструда).

Как предоставить отпуск по совместительству

Совместительство сотрудников не освобождает компанию от составления на них графика отпусков (ст. 123 ТК РФ). Естественно, при его составлении, нужно в первую очередь учитывать льготные категории, которые берут отпуск по своему желанию (к ним относятся и совместители). Но в случае с внешними совместителями часто возникают проблемы:

• сотрудник не дает сведений о датах своего ежегодного отдыха у другого работодателя;
• в компании, где работник трудится на основной работе, график может утверждаться позднее, чем у второй организации.

В графике в таком случае в графе 6 «Дата планируемого начала отпуска» нужно поставить прочерк, а в Примечаниях (гр. 10) поставить отметку «совместитель». Как вариант, можно указать приблизительные даты. Тогда для последующего оформления отпуска потребуется заявление самого работника.

Чтобы решить проблему о просрочке уведомления сотрудника о предстоящем отпуске, можно прописать совместителю в трудовом договоре обязанность предупреждать о своих отпускных днях по основной работе как минимум за две недели.

Важно! Информацию о сроках и продолжительности отдыха можно запросить и напрямую в отделе кадров основного работодателя. Учтите, что предварительно нужно взять с совместителя согласие на распространение его персональных данных от третьих лиц.

Что делать, если отпуск совместителя длиннее, чем на основной работе

Иногда совместитель отпуск по основному месту работы получает короче. Специалисты «Онлайн Инспекции» считают, что в таких случаях правомерно выйти на работу только на основное рабочее место, при этом продолжая отдыхать от совместительства. 

Бывает и наоборот: отпуск совместителя на основном месте работы еще не закончился, а по совместительству уже пора выходить на рабочее место. В таком случае есть два варианта решения:

• Сотрудник-совместитель берет отпуск без сохранения зарплаты на оставшиеся дни, и работодатель не может отказать (ч. 2 ст. 286 ТК РФ). Но в качестве основания потребуется справка или выписка из графика отпусков у основного работодателя.
• Брать дни за свой счет – право, а не обязанность для совместителей. Поэтому, если сотрудник не напишет подобное заявление, он просто выходит на работу как совместитель, числясь при этом в отпуске на основном месте. Этого мнения придерживается Роструд.

Что делать если отпуск по совместительству и основному месту работы не совпадают

Исходя из положений статьи 286 Трудового кодекса, а также разъяснений Роструда, можно сделать вывод, что нарушения в несовпадении отпусков нет, если сотрудник сам не изъявит желания отдыхать по двум местам работы одновременно.

Если сотрудник не воспользуется своим правом, то может получить отпуск в другое время. В таком случае он заранее пишет заявление, и по согласованию с работодателем получает отпуск. В этом случае действуют общие правила трудового законодательства об отпусках.

Отдельно Роструд рассматривает ситуацию с отпуском по беременности и родам. Уйти в отпуск по БиР сотрудница-совместитель может и позже, чем на основной работе (Письмо Роструда от 06.07.2023 N ПГ/13721-6-1). Достаточно придерживаться даты, указанной в заявлении, если она не противоречит листку нетрудоспособности.

Важно! Совместителя, также как и основного работника, можно отозвать из ежегодного отпуска, в случае необходимости. Делается это по общим правилам и обязательно только с согласия сотрудника (ч.2 ст. 125 ТК РФ).

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Когда можно взять отпуск частями Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Когда выгодно брать отпуск в 2024 году