Как отказать в приеме на работу

Не каждый соискатель по тем или иным причинам подходит на должность. Приходится отказывать не прошедшим отбор кандидатам. Как это сделать, чтобы избежать судебных разбирательств, что нельзя указывать в письмах с отказом, в каких случаях можно отказать соискателю без всяких последствий, рассмотрим в статье.

Образец уведомления об отказе в приеме на работу в связи с закрытием вакансии Образец уведомления об отказе в приеме на работу в связи с несоответствием требованиям

Причины отказа в приеме на работу

Отказ в приеме на работу с точки зрения закона не воспрещен, но он должен иметь под собой четкое обоснование и не содержать признаков дискриминации. В противном случае, если несостоявшийся кандидат подаст жалобу в суд, работодателю могут грозить (согласно ст. 64 ТК РФ):

• убытки после выплаты компенсации морального вреда;
• административный штраф от 50 000 до 100 000 руб. согласно п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ и за отказ без объяснения причин от 30 000 до 50 000. руб. согласно п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
• уголовная ответственность (например, за дискриминацию предпенсионера или женщин-матерей, согласно ст. 145 УК РФ).

Важно! Отказ в приеме на работу должен быть оформлен в письменной форме не позднее семи дней с момента получения просьбы. Таким образом, работодатель может гарантировать, что полностью и юридически грамотно обосновал причину отказа в приеме на работу своевременно и корректно.

По каким основаниям можно отказать кандидату: 

1. Кандидат не подходит для определенных должностей и работ из-за объективных обстоятельств: возраст, пол, состояние здоровья, отсутствие прав на работу или необходимых документов. В таких ситуациях его нельзя назначить на вакансию, даже если работодатель этого желает, так как на это есть определенные ограничения, прописанные в законодательстве. 

Сюда подходят ситуации, когда:

• будущий работник – женщина, а условия труда на производстве вредные и не подходят под требования ст. 96 и 253, Приказа Минтруда России от 18.07.2019 № 512н (например, для специфических химических предприятий, работ, проводимых под землей, и пр.);
• кандидат младше 16 лет, а занятость предполагает полноценный восьмичасовой рабочий день или ночные смены (ст. 94, 96 ТК РФ);
• соискатель – несовершеннолетний, поэтому не может трудиться на вредном производстве (ст. 265 ТК РФ).

2. У кандидата нет права занимать должность или участвовать в какой-либо деятельности компании/предприятия. 

Это случаи:

• отсутствия при найме у кандидата нужных документов (паспорта, ИНН и пр. согласно ст. 65 ТК РФ),
• отсутствия записи о пройденном медосмотре или по результатам медосмотра (человек прошел обследование, в ходе которого выяснилось, что он не подходит на должность по состоянию здоровья),
• наличия в прошлом у кандидата уголовного наказания (подходит для отдельных категорий работников, например, педагогов согласно ст. 331 ТК РФ),
• гражданство другой страны, когда компания не имеет квоты для найма иностранных граждан (ст. 18 закона от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ). Однако и здесь есть исключения. Если профессия на которую идет найм, востребована, к примеру, врач или инженер-электрик, то квоты на нее действуют (см. приказ Министерства труда от 14 февраля 2022 года № 58н).

Хотите правильно снимать запрос на подбор, закрывать вакансии быстро и не допустить «нулевой поисковой активности»? Рекомендуем курс наших партнеров «Системный подбор персонала: от классики до digital», чтобы избегать сложностей и лишних конфликтов при найме.

Необоснованный отказ в приеме на работу: как его распознать

При отказе кандидату нужно проследить, чтобы решение не выглядело необоснованно. Отказ в приеме на работу без уважительных причин – это нарушение трудовых прав, которое может произойти из-за предвзятого отношения к соискателю (ст. 64 ТК РФ). 

Если кандидат подаст жалобу, суд может увидеть признаки дискриминации. Дискриминацией при приеме на работу является отказ в праве на труд по половому признаку, национальной принадлежности, возрасту и даже месту жительства (ст. 3 ТК РФ). 

Каким кандидатам отказывать в трудоустройстве нельзя:

• инвалидам, пришедшим по квоте на рабочее место (ст. 13 и 13.2 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1),
• беременным женщинам и матерям из-за наличия у них детей,
• работникам, избранным на замещение в рамках должности,
• работникам, избранным по конкурсу,
• лицам, приглашенным на должность из-за перевода от другого работодателя.

Как дать отказ в приеме на работу

Трудовой кодекс не принуждает  работодателя извещать кандидата о причинах отказа в трудоустройстве, если тот не подал письменного запроса. Однако, при получении официального требования от соискателя, ответ нужно предоставить в течение семи рабочих дней в письменном виде и желательно с уведомлением о получении, чтобы при случае доказать соблюдение установленных законом сроков.

Перед тем, как дать ответ, тщательно изучите: 

• документы соискателя, чтобы понять, нет ли к нему претензий по их составу и наличию;
• законодательство, регулирующее прием на работу или деятельность в сфере компании или конкретной должности,
• должностную инструкцию (она может помочь определить, соответствует ли кандидат соответствующим требованиям),
• типовой трудовой договор (здесь можно найти информацию о квалификации и опыте, необходимых для выполнения работы),
• квалификационные требования (профессиональные стандарты (Справочник профессий и Реестр профессиональных стандартов) и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). 

После этого проанализируйте реальные причины отказа, не отклонили ли вы кандидатуры соискателя в связи с:

•  семейным положением (холост или наоборот),
• религиозными предубеждениями,
• политическими предпочтениями,
• расовыми признаками, национальностью,
• наличием детей, тем более с упоминанием их возраста или инвалидности,
• личными предпочтениями руководства.

Письменный отказ при приеме на работу: как составить его правильно

Письмо об отказе должно быть кратким, с четко обозначенными причинами и ссылками на законодательство. Чем более объективным и нейтральным оно получится, тем лучше. 

При составлении отказа наниматель может:

1. Найти основания, по которым кандидат не соответствует требованиям компании (его деловых качеств или положений закона);
2. Сообщить об отказе из-за отсутствия открытой вакансии. То есть написать, что за время отклика нашли еще одного кандидата, соответствующего деловым требованиям, или сообщить о закрытии вакансии благодаря внутреннему переводу сотрудника.

Если вакансия уже закрыта, а кандидат предъявил претензию, отказ можно написать согласно образцу.

Образец отказа в приеме в связи с закрытием вакансии скачайте по ссылке

Если кандидат все же не соответствует должности по объективным причинам, составить отказ поможет следующий образец.

Скачать образец отказа в приеме при несоответствии квалификации можно здесь.

Читайте на сайте статьи по теме Как прописать место работы в трудовом договоре Прием сотрудника на работу: правила изменились Трудовая функция: как прописать в трудовом договоре Как провести телефонное интервью, чтобы быстро отсеять неподходящих кандидатов Онбординг: что это такое и как организовать в компании