Хранение копий документов работника возможно только с его согласия

Кадровики и бухгалтерия нередко сохраняют копии личных документов работника: СНИЛС, ИНН, паспорт, свидетельства о рождении и т.д. Роструд напомнил, что это можно делать только при наличии отдельного письменного согласия работника (вопрос № 252881 от 15.08.2026 на сайте «Онлайнинспекция.рф»).

Нормы действующего законодательства не устанавливают порядок ведения личных дел работников. Поэтому хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия. При отсутствии письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены как содержащие персональные данные.

Источник: Сайт «Онлайнинспекция.рф»

Не упускайте из фокуса внимания работу по защите персональных данных. Штрафы за нарушения в этой сфере — с шестью нулями.

Чтобы не получить санкции, смотрите полезные материалы в экосистеме «Кадровый обзор»:

• спецвыпуск журнала «Важное кадровику» на тему «Аудит персональных данных»;

• спецвыпуск журнала «Важное кадровику» на тему «Персональные данные: новое в законодательстве»;

• запись и презентацию вебинара «Аудит по персональным данным работников в 2026 году»;

• запись и презентацию вебинара «Согласия на обработку персональных данных при приеме на работу»;

• образцы документов в сфере персональных данных.

Материалы доступны по подписке на экосистему «Кадровый обзор». Если вы еще не являетесь подписчиком экосистемы, оформите пробный доступ и скачивайте любые документы из экосистемы без ограничений.

Оформить пробный месяц

Также не пропустите 15-ый ежегодный кадровый форум, который пройдет 15 октября 2026 года. Евгения КОНЮХОВА расскажет про ответственность и актуальную судебную практику в сфере защиты персональных данных.

Подробнее о форуме

Если вам нужна консультация по персональным данным, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru.

Читайте по теме Персональные данные: как соблюсти требования закона  Согласие на обработку персональных данных: последние требования закона Аудит персональных данных: как провести по новым правилам