Как установить режим работы на дистанционной работе

Как установить режим работы на дистанционной работе, и нужен ли удаленщику вообще какой-то режим? Как учитывать фактически отработанное время, ведь человек далеко и контролировать его проблематично? Как понять, сколько работает сотрудник: перерабатывает ли он или наоборот, использует рабочее время для других дел? Об этом поговорим в статье.

Бланк типового трудового договора с дистанционным работником Образец допсоглашения к трудовому договору о переводе на периодическую дистанционную работу Образец заявления о переводе на дистанционную работу Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Нужно ли устанавливать режим работы дистанционного работника

Так ли необходим график работы при дистанционной работе? Ответить однозначно на этот вопрос сложно.

Одни работодатели считают, что да, режим важен и все работники должны ему следовать. Другие полагают, если работа удаленная, дающая больше свободы сотрудникам, то и ограничивать их графиком нет смысла. Главное – чтобы выполняли задания. 

Режим работы на дистанционной работе тесно связан с вознаграждением за труд. Если подобрать его правильно, то можно оптимально распределить рабочие задачи между людьми, сократить количество переработок и тем самым снизить расходы на фонд оплаты труда в целом. Корректный режим также влияет на общую производительность коллектива и трудовую дисциплину.

Рабочий график – обязательное условие, его закрепляют во внутренних локальных документах компании, таких как ПВТР, также в коллективном договоре, если он имеется.

Когда речь идет об удаленной работе, сотрудник не всегда обязан соблюдать общий трудовой распорядок организации. Все зависит от того, что значится в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Про режим рабочего времени дистанционного работника говорится в статье 312.4 ТК РФ. 

Закон предлагает работодателю два варианта:

• установить удаленному сотруднику рабочий график, зафиксировать его во внутренних ЛНА и в рабочем контракте;
• позволить работнику самому решать, когда он будет трудиться и отдыхать.

Во втором варианте есть нюансы. 

Читайте подробнее, какие обязательные локальные нормативные акты должны быть в компании.

Для подписчиков экосистемы «Кадровый обзор» доступны образцы по теме «Дистанционная работа», краткие алгоритмы и вебинары. Посмотреть в системе.

Сложности самостоятельного графика

То, что в удаленной работе является преимуществом для работника, может быть недостатком для работодателя. Например, при определении графика работы самим сотрудником сложно учитывать трудовое время. Для этого придется установить ему на компьютер тайм-трекинги или другие подобные специальные программы и прописать в договоре норму часов, которую человек должен отработать.Об установке такого ПО человека нужно уведомить, лучше письменно, иначе это будет незаконно.

Удаленная работа позволяет трудиться из любой точки мира, но работодателю может быть неудобно решать рабочие вопросы из-за большой разницы в часовых поясах. В этом случае необязательно устанавливать четкий график работы дистанционного работника, а просто обозначить часы, в которые нужно быть на связи. 

Работник со свободным графиком может трудиться ночью или в выходные, а потом просить оплату как за переработки в двойном размере. Чтобы этого избежать, нужно обозначить в договоре, что если сотрудник определяет свой график сам, то у компании нет обязанности оплачивать по повышенным ставкам труд в нерабочее время.

Подробнее о том, какие дисциплинарные взыскания допускает ТК РФ.

Важно! Если удаленному специалисту компания не установила режим работы, то дисциплинарно наказать человека за прогул или опоздание она не вправе.

Что включить в режим работы на дистанционной работе

Если компания все же решила установить четкий график удаленному сотруднику, то стоит правильно его отразить в трудовом договоре или допсоглашении. 

Когда режим работы дистанционного работника не отличается от режима, установленного для офисных сотрудников, в трудовом договоре можно его подробно не расписывать, а просто дать ссылку на ПВТР. Это обязательный ЛНА и он должен быть в любой компании. Предварительно стоит ознакомить человека с этим ЛНА. 

Если же удаленному сотруднику устанавливают особый режим труда, то в трудовом договоре или допсоглашении нужно подробно прописать его.

Рабочее время дистанционного работника – основной показатель трудового режима, но помимо него стоит включить еще следующие пункты:

• наименование вида режима работы. Он может быть нормированный или ненормированный, с разделенным на части рабочим днем, сменный или гибкий (ст. 100 ТК РФ). Удаленным сотрудникам можно установить любой из перечисленных видов, но последний подходит лучше всего.
• начало и конец рабочего дня. Он может быть четко зафиксированным, например, с 9:00 до 18:00, или допускать интервал: начало работы с 9:00 до 11:00 и окончание с 18:00 до 20:00 (ст. 91 ТК РФ). 

Дистанционному работнику также как и офисным можно установить неполное рабочее время (ст. 93 ТК РФ). Но тут следует быть внимательным к графику и правильно отразить его в трудовом договоре. 

К примеру, если режим работы дистанционного работника предусматривает интервалы для начала и конца работы и человеку установили неполный рабочий день, скажем, по четыре часа, то не стоит писать, что окончание трудового дня будет в интервале между 18 и 20 часами, это некорректно. 

Если такой сотрудник начинает работать максимально поздно в 11 часов утра, то 4 рабочих часа заканчиваются в 15:00 или в 16:00 с перерывом на обед, но никак не в 20:00. Такое несоответствие может привлечь внимание проверяющих.

• перерывы для отдыха и питания. Обеденный перерыв должен быть не меньше 30 минут и не больше 2 часов (ст. 108 ТК РФ). Его предоставляют независимо от графика и не включают в рабочее время. Если человек трудится меньше четырех часов, то перерыв на обед работодатель может и не предоставлять. 

Некоторые специалисты спрашивают, нужно ли матерям с грудными детьми предоставлять перерывы для кормления, если сотрудницы трудятся удаленно? Ведь они могут покормить малыша и в рабочее время.

В статье 258 ТК РФ говорится, что работодатель обязан предоставить такие перерывы для кормления ребенка. Статья 312.1 ТК РФ поясняет, что на дистанционных работников также распространяются нормы трудового законодательства. Следовательно, такие перерывы им тоже положены. 

• нормы труда. Нормативное количество часов на удаленке не должно превышать 40 часов в неделю.

Когда норму сложно соблюсти, применяют суммированный учет рабочего времени и в качестве учетного периода берут неделю или месяц. Но на удаленке редко используют такой способ. Современное программы для учета времени труда способно четко фиксировать часы, когда сотрудник работает. По ним можно высчитать общее количество отработанного времени.

• выходные дни. Они могут быть фиксированные, например суббота и воскресенье, или плавающими – в любой день недели. В случае фиксированных выходных, недостаточно прописать «пятидневная неделя с двумя выходными», дни нужно обозначить точно.

Как вести учет рабочего времени дистанционных работников

Закон обязывает работодателей учитывать рабочее время своих сотрудников. Дистанционщики – не исключение. 

Дистанционная работа в табеле рабочего времени учитывается на общих основаниях (ст. 312.1 ТК РФ). Дни присутствия отмечаются кодом «Я» или «01» в случае использования унифицированной формы табеля. Либо другими кодами, если компания разработала собственную форму учета и кодовые обозначения.

Как фиксировать фактические часы работы, компания определяет сама. Это может быть не только специальное ПО, но и, к примеру, заполнение сотрудником отчетов о выполненной работе. В них он указывает сделанные задания и количество времени, которое на них ушло. Но в этом случае возможно влияние человеческого фактора: работник может завышать показатели. Поэтому программные средства более надежные.

Когда у дистанционщика фиксированный график с четким временем начала и конца рабочего дня, то учесть рабочие часы несложно. Если же график гибкий, то придется высчитывать отработанное время. Его учитывают по дням или неделям. В первом варианте берут в расчет все явки и потраченные на работу за каждый день часы, а также переработки, если они есть. 

Такой способ удобен, если длительность рабочего дня одинаковая. Например, один день сотрудник работал с 8:00 до 17:00, а другой с 10:00 до 19:00. Несмотря на плавающие начало и конец дня общее количество часов за день – восемь.

При гибком режиме считают общее количество часов за неделю. Длительность дня может быть разная, например, один день сотрудник отработал 8 часов, а в другой – только 3. Общее количество недельных часов не должно быть больше 40.

Обратите внимание! Время, которое сотрудник тратит на коммуникацию с работодателем, например, деловые планерки, созвоны, тоже входит в рабочие часы.

Читайте на сайте статьи по теме Периодическая дистанционная работа Компенсация дистанционному работнику: как рассчитать и оформить Как прописать в трудовом договоре порядок вызова в офис сотрудника на удаленке Сотрудник хочет трудиться дистанционно за границей: как оформить и что учесть Увольнение дистанционного работника: основания и алгоритм действий