Как составить докладную записку

Докладная записка — это информационно-справочный документ для работодателя о событиях в организации, требующих принятия решения. Если оформить его неправильно, в спорных случаях он не будет иметь юридической силы. Из статьи узнаете, в каких случаях и как составить докладную записку.

Бланк докладной записки (общая форма) Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей Образец докладной записки о неэтичном поведении Образец докладной записки о премировании Образец докладной записки о прогуле

Особенности докладной записки

Докладная записка — это служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.)

Важно! Формат докладной записки всегда подразумевает принятие конкретного решения по обозначенной ситуации. В отличие от служебной записки, докладная записка на сотрудника всегда обеспечивает связь по вертикали: от сотрудника к его начальнику и выше. Принцип субординации можно нарушить только в случае, если докладная записка директору содержит жалобу работника на непосредственного руководителя.

Обратите внимание! Докладные записки относятся к важным документам внутренней переписки организации и подлежат обязательной регистрации в день подачи в журнале учета документации. Это требование отражено в документе Росархива от 31.12.2003 «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации».

При расторжении трудового договора за дисциплинарный проступок докладная записка о нарушении является одним из обязательных документов процедуры. Если работник после такого увольнения подаст в суд, докладная выступит весомым аргументом в пользу работодателя. 

О процедуре увольнения за прогул читайте в нашем материале.

Виды докладных записок

Адресатом докладной записки всегда выступает старший по должности. Обычно это начальник подразделения или директор организации. Но докладные могут писать также руководители компании в вышестоящий орган (например от филиала — в головное подразделение). 

В зависимости от адресата документы могут быть внешними или внутренними.

По содержанию выделяют три типа докладных записок:

• Инициативные. Составитель выступает с конкретным предложением, подтвержденном фактами и выводами.
• Информационные. Доводят до сведения о процессе выполнения работы или промежуточных результатах.
• Отчетные. Сигнализируют о завершении работы или выполнении распоряжения руководства.

Чаще всего в организациях пишут докладные записки на работника, чтобы сообщить о нарушении трудовой дисциплины. Поводом могут послужить опоздание, прогул, невыполнение должностных обязанностей, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения или грубое поведение. Но в этом формате пишут также предложение о премировании сотрудника или просьбу оптимизировать рабочие процессы.

Скачайте образец докладной записки на сотрудника о нарушении деловой этики по ссылке

Сколько хранятся документы

От вида докладной записки зависит срок ее хранения. Сроки утверждены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236. Обычно они составляют 1 год, 3 или 5 лет, но есть два исключения.

• В случаях, связанных с отпусками и командировками работников с вредными и опасными условиями труда, хранить докладные потребуется 50 / 75 лет.  
• Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, аттестация, отпуск по уходу за ребенком и т.д.), также хранятся 50 / 75 лет.

Инструкция по оформлению докладной записки

Утвержденной специальной формы по написанию документа нет, но важно учесть общие рекомендации по его оформлению и содержанию.

Обратите внимание! Официальный статус в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) имеет только докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Она зарегистрирована под кодом унифицированной формы 0286041.

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть оформлен по всем правилам, установленным для служебной документации. Возможно как печатное, так и рукописное написание — на усмотрение составителя.

Как написать докладную записку:

1. В шапке (правый верхний угол) укажите ФИО и должность адресата (руководителя), а также название организации. Ниже находятся сведения о составителе: ФИО и должность.
2. В заголовке дайте название и краткое описание документа: докладная записка о (событии, нарушении, достижении).
3. В содержании текста обязательно опишите ситуацию, подкрепите  описание конкретными фактами с датами и именами участников. 
4. Далее проанализируйте проблему и в завершении добавьте блок с просьбой принять меры или предложением своего варианта решения.
5. В левом нижнем углу поставьте дату написания в формате дд.мм.гггг. В правом — подпись составителя от руки и ее расшифровка.

Докладная записка — образец скачайте по ссылке

Важно! Внешние докладные обязательно должны быть написаны на бланке организации с реквизитами, информацией об исполнителе и номером контактного телефона.

Требования к содержанию документа

Докладная относится к документам деловой переписки, поэтому должна быть составлена в соответствующем стиле. 

• Текст написан в единственном числе от первого лица.
• Рекомендуется начинать подзаголовок с предлога «О (Об)», а сам текст — с фразы «Довожу до вашего сведения».
• Текст должен соответствовать названию документа.
• После описания ситуации новый абзац нужно начать с фразы «Прошу» («Предлагаю») и далее предложить вариант решения.
• Документ должен быть коротким и структурированным. 
• Если составитель добавляет к записке подтверждающие документы, после основного текста он пишет: «Приложение: на NN л. в 1 экз».
• Если докладная состоит из двух и более листов, их следует пронумеровать, начиная со второго.
• При описании ситуации важно писать сдержанно, без выражения субъективного мнения.

Конечным этапом рассмотрения докладной становится резолюция руководителя, которая обязательно станет основанием принятия определенных мер. Иногда документ проходит несколько этапов согласования: от начальников подразделений до директора.