Вопрос. По техническим причинам у некоторых сотрудников не работает рабочая почта. Работодатель хочет начать взаимодействовать с ними по личной почте. Можно ли это делать и как оформить?
Рекомендации эксперта ИПК. Использование личной электронной почты в качестве резервного способа связи и постановки задач возможно.
При этом необходимо:
-
получить письменное согласие работника на обработку указанных персональных данных работника с указанием целей и действий с этими персданными;
-
определить случаи, при наступлении которых будет применен резервный способ связи;
-
определить механизм применения резервного способа, например, от кого должна исходить инициатива, какие документы необходимы для возможности применения резервного способа связи и т. д.
В качестве такого документа-основания может выступать и заявление работника. Пример – ниже.
|
Пример заявления от работника
«В связи с … (указать причину) прошу использовать … (например, личную электронную почту …) в качестве средств связи для … (указать цели, например, постановки задач). Об изменении указанных персональных данных обязуюсь сообщить в течение трех рабочих дней со дня такого изменения». |
Работодатель может указать следующие цели:
-
для обмена документами, которые связаны с трудовой деятельностью работника;
-
постановки задач и направления результатов работы и отчетов о выполненной работе;
-
обмена информацией по иным вопросам, связанным с выполнением трудовой функции.
Рекомендуем:
-
заранее взять с работника согласие об обработке указанных персональных данных с указанием целей и действий с этими персданными;
-
указать, что использование резервного канала связи возможно в случаях… по инициативе любой из сторон трудового договора при условии уведомления другой стороны. Необходимо разработать механизм и срок уведомления.
Риски. Утечка персональных данных и иных сведений с ограниченным допуском. В связи с этим рекомендуется разработать механизм дополнительной защиты данных, например, установление пароля.
|
Перечень обязательных и дополнительных документов в компании |
|
Читайте на сайте статьи по теме
Трудовая книжка в электронном виде
Как прописать режим рабочего времени в ПВТР
Оплата часов сверхурочной работы по новым правилам
|
