Как возложить обязанности: алгоритм и пример приказа

В рабочем процессе иногда возникает необходимость в расширении функционала действующих сотрудников. Чаще всего это происходит, когда другой работник уходит в отпуск. Но переложить обязанности на коллегу «просто так» – нельзя: необходимо оформить все документально. Как временно возложить обязанности отсутствующего работника, как правильно оплачивать эту работу, узнаете из статьи.

Бланк приказа о возложении обязанностей по охране труда Бланк приказа о временном исполнении обязанностей Образец приказа о временном исполнении обязанностей генерального директора

Когда может потребоваться возложение обязанностей

Ниже перечислим ситуации, когда необходимо будет оформить дополнительную работу на персонал. Возложить обязанности потребуется при:

• отсутствии ключевого сотрудника. Работник может уйти в отпуск, декрет, на больничный или уехать в длительную командировку. Если рабочие процессы требуют его постоянного присутствия, придется временно переложить его обязанности на коллегу;
• наличии незакрытой вакантной должности. Если сразу найти подходящего сотрудника не удается, может потребоваться возложение обязанностей на вакантную должность. Это действие доступно только в рамках совмещения или расширения зон обслуживания без отрыва от основной деятельности;
• отсутствии требуемой законодательством должности в штатном расписании. Чаще всего это касается внедрения в организацию систем по охране труда или ведение воинского учета. Эти функции можно добавить подходящим сотрудникам (обычно специалисту по кадрам, если в штате не предусмотрены должности специалиста по охране труда или специалиста по ведению воинского учета).

Распоряжение о возложении обязанностей по охране труда скачать здесь

Не во всех ситуациях можно возложить обязанности на другого сотрудника. Например, нельзя: 

• передать обязанности женщине (в том числе в период беременности), если они заключаются в физической работе с тяжестями (ч. 2 ст. 253 ТК РФ);
• добавить дополнительную работу вахтовым методом несовершеннолетнему, беременным или матерям детей до трех лет (ст. 298 ТК РФ);
• возложить обязанности другого сотрудника на человека, у которого и основная и дополнительная работа напрямую связана с  опасными и / или вредными условиями труда (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Способы возложить другие виды работ на сотрудника — в нашей статье

Обратите внимание! Под возложением обязанностей в основном подразумевается временное совмещение или увеличение объема работ (если у замещающего работника та же должность) без отрыва от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ). Срок исполнения обязанностей совпадает со временем отсутствия основного сотрудника. Иногда возложение обязанностей оформляют и как внутреннее совместительство, если объем дополнительных задач достаточно большой или замещаемого работника не будет длительное время.

Возложение обязанностей: алгоритм

Рассмотрим типичный вариант, когда необходимо поработать за ушедшего в отпуск / на больничный коллегу. Чтобы при возложении обязанностей одного сотрудника на другого не допустить никаких документальных ошибок, предлагаем действовать по такому алгоритму: 

1. Уведомление и согласование. Поговорите с сотрудником, который будет временно замещать коллегу, и получите от него согласие на больший объем работы. Согласно статье 60.2 ТК РФ необходимо получить его письменное согласие. Для этого подготовьте уведомление, в котором будут указаны причина возложения обязанностей и период, на которой необходимо заместить «основного» сотрудника. 

2. Документооборот. Включите во внутреннюю документацию (например, в «Правила внутреннего распорядка») пункт о временном возложении обязанностей. Кроме того, необходимо оформить допсоглашение к трудовому договору с сотрудником: указать перечень обязанностей и сроки замещения. Можно прописать как конкретный период времени, так и использовать общую формулировку формата «такие-то обязанности возлагаются на период отсутствия сотрудника ФИО на рабочем месте в связи с его отпуском». 

3. Дополнительная оплата. Обязательно укажите размер вознаграждения за этот период (ст. 151 ТК РФ) и зафиксируйте это документально. Доплата обязательна при любых видах внутренних совмещений и может быть оформлена как в фиксированном размере, так и в процентном соотношении от оклада. Невыплата доплаты чревата предупреждением либо наложением админстративного штрафа в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если требуется замещать директора на время его отсутствия, есть определенные нюансы:

1. Проверьте Устав компании. В нем обычно прописан алгоритм замены руководителя и могут быть указаны лица, которые могут выполнять его функции.
2. У заместителей гендиректора могут уже в трудовом договоре быть прописаны обязанности по замене директора, если он заболеет или уйдет в отпуск. В этом случае согласие сотрудника брать не нужно. Достаточно издать приказ о временном возложении обязанностей.
3. Если у зама нет таких обязанностей в трудовом договоре или заместителя в принципе нет в организации, на место директора назначают любого другого сотрудника (руководствуясь ограничениями в подзаконных актах). В таком случае оформление проводят по стандартному алгоритму.
4. Помимо обычных документов потребуется доверенность, чтобы исполняющий обязанности мог подписывать и заверять платежные и другие важные документы.

Приказ о возложении обязанностей директора скачать здесь

Важно! Сотрудник имеет право на досрочный отказ от выполнения дополнительных обязанностей (ст 60.2 ТК РФ). Предупредить об этом работодателя он обязан за трое суток, написав соответствующее заявление.

Приказ о возложении обязанностей: содержание, как оформить

Унифицированной формы приказа о назначении дополнительных обязанностей нет. Поэтому ее можно разработать самостоятельно. Приказ оформляется по стандарту внутренней документации организации. 

Обязательные реквизиты:

• порядковый номер и дата;
• подзаголовок («приказ о возложении обязанностей»);
• наименование работодателя — полное и сокращенное, и реквизиты (инн, адрес, кпп);
• графа под подпись руководителя;
• место под ознакомление сотрудника (с возможностью проставить подпись и дату).

Приказ на исполняющего обязанности должен содержать следующую информацию:

• причина возникновения необходимости возложения дополнительной работы;

• ФИО сотрудника, на которого возлагают обязанности, а также лица, которого ему предстоит замещать;

• период временного замещения;

• пункт о размерах доплаты;

• основание. Обычно подтверждает согласие сотрудника на дополнительные задачи собственноручно подписанное им дополнительное соглашение. Его реквизиты нужно прописать в основании.

Образец приказа о возложении обязанностей (шаблон) скачать здесь

Обратите внимание! Если приказ касается замещения директора на время его отсутствия, то в нем желательно прописать те функции, которые уполномочен выполнять и.о. в отсутствие руководителя. Например, подписывать внутренние приказы, счета от контрагентов и т. д.