Изменение графика отпусков: как внести коррективы

К середине декабря отдел кадров обязан окончательно утвердить график отпусков на следующий год. Но до наступления отпускного периода часто возникают ситуации, которые требуют внесения изменений в график отпусков. Что может послужить основанием для правок, как грамотно скорректировать такой план – рассмотрим в статье.

Бланк заявления о переносе ежегодного отпуска Бланк приказа о внесении изменений в график отпусков Бланк приказа о переносе отпуска на удобное для работника время Образец уведомления о согласовании переноса отпуска Таблица категорий работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют в удобное для них время

В каких случаях требуется внесение изменений в график отпусков

График отпусков обязателен для использования в компании. Также строго закон следит за исполнением запланированных сроков в документе. График может обеспечить верное исполнение прав подчиненных на отдых: своевременно их отправить в отпуска. Периоды, обозначенные в графике отпусков, обязательны для работника и работодателя, то есть отклоняться от них каждая сторона не может (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Мероприятия по утверждению графика состоят из четырех этапов:

1. Составить проект с учетом очередности направления на отдых сотрудников.
2. Запросить мнение профсоюза (ст. 372 ТК РФ), согласовывать документ при этом не понадобится.
3. Утвердить документ в указанные законом сроки.
4. Ознакомить подчиненных.

Важно впоследствии не забыть предупредить работника за две недели о начале отпускного периода.

Как утверждают график отпусков – читайте в нашей статье

За 12 месяцев может возникнуть необходимость внесения изменений в график отпусков. Внести изменения обычно приходится при трех обстоятельствах:

• Подчиненный попросил о переносе, а отказаться не получится по нормам ТК РФ.
• В организации возникла необходимость изменить даты отпусков.
• В штате появились новые сотрудники.

Изменения в график отпусков по желанию сотрудника

Согласно статье 123 Трудового кодекса работники (кроме льготников) не могут выразить свое предпочтение по датам отпуска. То есть компания может единолично распределить дни отдыха между сотрудниками. Главное соблюсти процедуру утверждения плана.

Тем не менее, сотрудник может попросить перенести отпуск на другие даты. При уважительной причине (ст. 124 ТК РФ) руководитель обязан внести изменения в график. Например, если работник заболеет, время его отдыха в любом случае сдвинется. Также скорректировать даты придется, если есть нарушения со стороны компании – не выдержали сроки уведомления, не выплатили отпускные и т.д.

Изменения в графике отпусков по просьбе сотрудника вносят на основе его письменного заявления. Учтите, что даты, которые хочет работник, в компании могут учесть, но окончательно определяет новый период все равно работодатель (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Обратите внимание! Эксперты Минтруда напоминают, что форма заявления о переносе отпуска законом не регулируется. Поэтому, если сотрудник просит о днях отдыха вне графика отпусков, указывать этот момент в заявлении не обязательно

Придерживайтесь такого алгоритма действий, если инициатор изменений в график – работник.

1. Работник пишет заявление. Унифицированной формы документа нет. В заявлении нужно указать причину переноса, даты отпуска, которые нужно предоставить, продолжительность отдыха в календарных днях.

Образец заявления на перенос отпуска – скачайте здесь

2. Работодатель издает приказ о переносе отпускных дней в свободной форме. Это необязательный документ, но он потребуется, чтобы упорядочить документооборот и для внесения корректировок в графике отпусков.

3. В приказ вписывают причину переноса, период, за который положен отдых, основание (например, больничный) и срок, на который передвигают запланированные даты отдыха. Здесь же можно отдельным пунктом потребовать добавить изменение в график отпусков и дать распоряжения насчет выплат для бухгалтера.

4. После издания приказа с визой директора, специалист по кадрам знакомит работника с документом под подпись.

5. Далее кадровик вписывает новые даты и основание в форму Т-7 (графы 8-10).

Приказ о переносе отпуска – скачать здесь

Обратите внимание! Распоряжения о переносах отпусков следует хранить в компании 5 лет: они относятся к документации по личному составу (п. 434 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Особые категории работников

Для отдельных сотрудников положены льготы – предоставление отпуска в любое время, по желанию (ч. 5 ст. 123 ТК РФ). К таким категориям относятся несовершеннолетние, вновь приступившие к работе мобилизованные, работник-опекун ребенка-инвалида и другие. 

Перечень лиц, имеющих право на отпуск вне графика – забирайте здесь

Изменения в графике отпусков в этом случае не нужны, фактические даты просто ставят в незаполненной седьмой графе плана. При этом в столбце «Примечание» должно быть указание на вид льготника. Графа 8 «Основание» потребуется, чтобы внести реквизиты приказа о направлении в отпуск.

Изменения в график отпусков со стороны организации

«Сдвинуть» запланированный отдых руководитель может только по производственной необходимости. Например, заболел замещающий сотрудник, и производство встало или в утвержденный ранее период отсутствие работника может плохо повлиять на показатели компании.

В основном встречаются два варианта:

• Работника отзывают из уже начавшегося отпуска с помощью уведомления.
• Отдых сотрудника еще не начинался. Он также предварительно получает уведомление о переносе дат. 

Изменение в график отпусков – образец уведомления сотрудника скачать здесь

В обоих случаях, прежде чем издавать распоряжение об изменениях в графике отпусков, необходимо письменное согласие сотрудника. Работодатель не имеет право самостоятельно изменить ранее утвержденные сроки: это делается только по обоюдному соглашению. Исключение: чрезвычайная ситуация в стране и только для организация, связанных с обороной (ПП РФ от 01.08.2022 № 1365).

Когда допустимо отрывать работников от отдыха – отвечаем в статье

Если работник согласен на новые даты и поставил соответствующую отметку, работодатель издает распоряжение изменить график отпусков и сместить дни его отдыха. 

Обратите внимание! После отзыва из отпуска догуливать положенные дни сотрудник будет в любое время по своему желанию (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Внесение изменений при приеме новых работников

Менять график при оформлении новичков не требуется. Достаточно дождаться их заявления, отразив отпуск в личной карточке. В этом случае приказ об отпуске и заявление, оформленные за два недели до даты ухода работника на отдых, заменят уведомление.

Однако для документооборота компании предпочтительнее все же утверждение обновленного графика отпусков, чтобы бухгалтеры не запутались в расчетах.

1. Составляют дополнение (приложение) к действующему плану.
2. Приложение утверждают по схеме основного документа (с визой профсоюза).
3. Донести внесение изменений в график отпусков до заинтересованных подчиненных (обычно это бухгалтерия и сами принятые).

Важно! Требуется ли рассылать заново уведомления сотрудникам, если для них меняется график отпусков? Специалисты Роструда считают что нужно, даже если инициатива «отгулять» вне графика исходила от самого работника. В статье 123 ТК РФ не указаны альтернативные варианты оформления незапланированного отдыха. Значит, следует использовать общий алгоритм. Если перенос дат согласовали в более короткий срок, все равно лучше лишний раз предупредить сотрудника о его начале.

Как оформить изменения в графике отпусков

Четкого алгоритма, как внести изменения в график отпусков в законе нет. Поэтому в каждой компании желательно детально прописать применяемую процедуру во внутреннем акте (ЛНА). Подойдет «Положение об отпусках».

Мероприятия по изменению графика проводятся в таком же порядке, как и его утверждение.

1. Сформировать все текущие перенесения дат с учетом заявлений сотрудников, приемом соискателей или просьбе о переносе дат от работодателя. От причины изменений графика зависит перечень документов-оснований.
2. Ознакомить с новым планом отпусков профсоюз, запросить его мотивированное мнение.
3. Уведомить сотрудников о внесении изменений в график отпусков.

Внесение изменения регулируется соответствующим приказом. В нем укажите:

• причину корректировки отпуска – со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ и документ-основание;
• старые даты, прописанные при планировании отдыха работника;
• актуальные даты начала отпуска;
• назначение ответственного за внесение правок графика.

Приказ о внесении изменений в график отпусков – образец скачать здесь

За три дня после издания документа, с ним нужно ознакомить работника. Далее ответственный приступает к изменениям в самом графике:

1. Графы для корректировок – № 8, 9 и 10.
2. В разделе 8 «Основание» пропишите реквизиты документов. Пример: номер больничного листка, номер и дата приказа о переносе отпуска и т. д.
3. В графу «Дата предполагаемого отпуска» впишите дату фактического начала отдыха.
4. Столбец «Примечания» используют для важных отметок. Так, если отпуск сотрудник не догулял из-за отзыва, впишите в 10 графе количество оставшихся дней.

Дата утверждения обновленного графика может остаться прежней. Но добавьте указания о редакции документа и число, каким были внесены изменения: «С изменениями от «__» _____________ 20 __ года».

Если в компании продолжают вести личные карточки Т-2, информацию об изменениях дат впишите в раздел VIII (четвертая страница документа).

Обратите внимание! По мнению Минтруда (Письмо от 09.12.2020 года № 14-2/ООГ-17846), законы о труде не содержат требования знакомить под роспись сотрудников с графиком. Согласно статье 123 ТК, достаточно выдать им уведомления за 14 дней до начала отдыха. На практике же многие организации предпочитают добавлять к форме лист ознакомления, чтобы избежать возможных конфликтов.

Читайте на сайте статьи по теме Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением: как оформить Работник просит учебный отпуск: как предоставить