Изменение графика отпусков: как внести коррективы
График отпусков на календарный год определяет очередность оплачиваемых отпусков работников. Работодатели утверждают его не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Рассказываем, в каких случаях документ подлежит корректировке, и как его изменить.
О том, как составить и утвердить график отпусков, читайте в нашем экспертном материале.
Назначение графика
Соблюдение очередности отпусков — обязанность работодателя и работника, и одновременно гарантия соблюдения интересов обеих сторон трудового договора. Руководитель организации с его помощью планирует, кого из персонала отправить на отдых без ущерба производственному процессу. Сотрудники реализуют свое право на оплачиваемые перерывы в работе.
Скачайте образец заполнения графика отпусков здесь.
Руководитель организации, при планировании очередности ежегодного отдыха подчиненных, руководствуется следующим.
- Желание работника пойти в отпуск в определенный период можно не учитывать, если тот не относится к «льготникам». Такой обязанности у работодателя по ст. 123 ТК РФ нет.
- Для «льготников» график не действует. Они имеют право взять оплачиваемый отпуск в любое время. По ним изменение графика отпусков проставляется по факту в соответствующей графе формы Т-7. В качестве основания указывается приказ о предоставлении отпуска работнику, если в компании используют такую форму.
- Когда в организации действует профсоюз, то график составляют с учетом его мотивированного мнения. Порядок приведен в ст. 372 ТК РФ.
Утвержденный график отпусков обязаны исполнять обе стороны трудового договора. Это следует из ст. 123 ТК РФ. Любые изменения в графике отпусков, например, перенос отпуска надо утверждать в том же порядке, что и сам график.
Совет
Мотивированное мнение профсоюза не означает обязательное согласие. Обязанность работодателя — направить график на согласование и получить письменную позицию первичной организации. Очередность отпусков можно утвердить и при несогласии профсоюза. |
«Льготные» категории работников
В график отпусков включают всех работников в штате, включая совместителей, «дистанционщиков» и «льготников». Статья 123 ТК РФ исключений не содержит.
Но внесение изменений в график отпусков в установленном ею порядке не оформляют для тех, кто может использовать свое право на оплачиваемый отдых в удобное для себя время или не по графику.
Список «льготников» скачайте здесь.
Прочие работники уходят в отпуск по очереди. Приказ о внесении изменений в график отпусков готовят при найме новых сотрудников, либо переносе сроков отдыха по инициативе одной из сторон трудового договора. Порядок действий зависит от причин корректировки дат.
Найм новых сотрудников
У кадровиков есть два варианта, как внести изменения в график отпусков по вновь принятым работникам, с учетом ст. 122 ТК РФ.
- Утвердить приказом дополнения по вновь принятым сотрудникам. Изменения в график вносятся в том же порядке, что и утверждается основной документ. То есть нужно получить мотивированное мнение профсоюза, если он есть в компании.
Скачайте приказ об изменении в график отпусков (образец) здесь.
- Не менять плановый график на год. Уход в отпуск нового работника оформить приказом. «Рабочий» вариант графика дополнить позицией по сотруднику и проставить в форме Т-7 в соответствующих графах даты по факту.
Совет
Во втором случае отпуск предоставляется по личному заявлению работника, которое визируется руководителями. Здесь у работодателя не возникает обязанности уведомить сотрудника за две недели до начала отпуска по ч. 3 ст. 123 ТК РФ. |
Перенос сроков по инициативе работника
У сотрудника могут возникнуть обстоятельства, из-за которых он захочет поменять даты отпуска. В этом случае работник пишет заявление на руководителя, в котором обосновывает перенос сроков. Работодатель не обязан нарушать очередность по графику, но он может пойти навстречу сотруднику и согласовать новые даты отпуска.
В ряде случаев руководитель обязан перенести сроки по ст. 124 ТК РФ: болезнь работника до или во время отпуска; несвоевременное уведомление о начале отпуска или невыплата отпускных.
Алгоритм внесения изменений в график следующий.
- Работник пишет заявление на имя руководителя организации о переносе даты оплачиваемого отпуска, в котором указывает причину переноса. Визирует документ у непосредственного начальника.
- Руководитель организации рассматривает заявление. При положительном решении он визирует документ и передает его в службу управления персоналом.
- Кадровик готовит проект приказа о переносе сроков отпуска и подписывает его у руководителя организации. После чего заполняет графы 8 и 9 графика по форме Т-7.
Скачайте образец приказа о переносе отпуска здесь.
Изменение сроков по инициативе работодателя
Руководитель может захотеть перенести даты отпуска сотрудника по разным причинам:
- производственная необходимость;
- привлечение работника во время отпуска к государственным обязанностям — например, к работе в избирательной комиссии.
Здесь нужно учитывать, что работник имеет право отказаться от предложения работодателя и уйти на отдых по графику. Отзыв из отпуска также возможен только с согласия сотрудника — ст. 125 ТК РФ.
Алгоритм внесения изменений в график будет следующий. Получаем согласие работника → выпускаем приказ о переносе сроков отпуска → вносим сведения в графы 8 и 9 формы Т-7.
Совет
Кадровики при подготовке приказа о переносе сроков не должны забывать про ст. 124 ТК РФ. Сотрудник не может работать без отпуска более двух лет подряд. |
Полезные советы
Получать подпись сотрудников об ознакомлении с графиком отпусков и изменениями в график необязательно. Такая позиция изложена в письме Минтруда от 9 декабря 2020 г. №14-2/ООГ-17846.
Приказы о переносе сроков отпуска хранятся пять лет в соответствии с п. 434 приказа Росархива от 20.12.2019 №236.
Разобраться с «подводными камнями» кадрового делопроизводства поможет наш сервис «Персональный консультант». С ним вы сэкономите время на изучение нормативных требований и избежите нарушений трудового законодательства. |
- Комментарии