Как составить график дежурств

В некоторых компаниях возникает необходимость, чтобы кто-то из сотрудников оставался на своем месте после окончания рабочего дня, периодически выходил на работу в ночь или в выходные. Это нужно, чтобы, например, поддерживать работоспособность системы или сайта, оказывать помощь людям, следить за порядком или для каких-то других целей. Чтобы равномерно распределить нагрузку на сотрудников и не привлекать одних и тех же специалистов постоянно, разрабатывают специальное расписание – график дежурств. В статье расскажем, зачем он нужен и что учесть при составлении.

Образец графика дежурств Образец оформления графика дежурств в графике сменности

Понятие «дежурство»

С дежурством люди раньше сталкивались в школьные времена, когда учитель назначал ответственных учеников в порядке очередности, чтобы после уроков протереть доску, полить цветы и убрать в классе. Это дополнительные задания, которые учащиеся делали во внеучебное время. 

Считается, что именно школьное выполнение допобязанностей соответствует правильному определению понятия «дежурство». Оно закреплено в Постановлении ВЦСПС от 02.04.1954 № 233. Согласно этому документу дежурство – это выполнение человеком в нерабочее время дополнительной работы, которая часто не связана с его основными трудовыми обязанностями, и за которую дают компенсацию в виде отгула.

Однако, на практике, в трудовых отношениях термин «дежурство» закрепился с несколько иным смыслом. Если у школьников в свободное от учебы время дежурные делали дополнительную работу, то у взрослых в организациях сотрудники на дежурстве выполняют свои же трудовые обязанности, обозначенные в трудовых договорах и должностных инструкциях. 

Например, работники медучреждений также принимают людей и оказывают помощь, как и в основное рабочее время. Работники отдела техподдержки также выполняют на дежурстве свои основные обязанности. Для таких сотрудников составляют график дежурств 

Образец графика дежурств можно скачать по ссылке.

Подробнее о том, что следует знать работодателю о сменной работе.

Важно! Часто график дежурств путают с графиком сменности. Но дежурство и сменная работа – это два разных понятия и одно не подменяет другое. Их графики – это два разных расписания, которые составляют с учетом разных условий для каждого типа.

Различия между графиком дежурств и графиком сменности

График дежурств и график сменности оформляют и утверждают одинаково. Составляют приказ о введении в действие расписания дежурств или сменности и ознакамливают под подпись всех сотрудников, которых оно касается. Но условия, при котором составляют графики, различаются.

Отличия графика дежурств и сменности

Закон не устанавливает, в какой форме должен быть график дежурств. Шаблон можно разработать самим с нуля или взять за основу унифицированную форму Т-7, которая предназначена для графика сменности, и адаптировать под свои нужды. Если в компании есть и сменная работа, и дежурства, то можно не составлять два отдельных расписания, а учитывать дежурства в графике сменности.

Скачайте образец графика дежурств на месяц, вписанный в график сменности по ссылке

Как сделать график дежурств

Перед составлением графика дежурств нужно определиться, сколько времени ответственный специалист должен быть на своем посту. 

Если человек требуется постоянно, то следует помнить, что после окончания рабочего дня, ночью или в выходные с праздниками сотрудник не может работать больше четырех часов подряд два дня, даже если он работает из дома. 

Дежурство за пределами рабочего времени – это, по сути, сверхурочная работа. За год ее количество не должно составлять больше 120 часов. Помимо этого нельзя постоянно привлекать людей к дежурству в выходные дни. 

Оплатить такую работу придется в двойном размере, либо однократном, но с предоставлением дополнительного дня отдыха.

Подробнее о привлечении к сверхурочной работе.

Совет. Если в компании предполагаются регулярные дежурства, то лучше поменять график работы сотрудников, например, ввести сменную работу.

При составлении графика дежурств следует учитывать такие факторы:

• количество дежурных. Назначать одного и того же специалиста ответственным каждый раз не рекомендуется. Человек может не справится с нагрузкой, выгореть и уволиться. Даже если компания маленькая, нужно добавить хотя бы одного сотрудника, с которым можно чередовать дежурные часы;
• человеческий фактор. Дежурные – не роботы, сотрудник может устать и даже уснуть, особенно в ночные часы, и пропустить важное уведомление об ошибке или обвал системы. На этот случай, если есть возможность, лучше назначить двух дежурных, чтобы резервный работник мог подстраховать другого коллегу; 
• местонахождение работников. Если у компании много дистанционных работников по всему миру, то график следует составлять с учетом часовых поясов;
• профессионализм дежурных работников. На дежурство лучше отправлять работников-профессионалов, которые знают сервис или систему и в случае обвала или ошибки смогут быстро всё починить. Если так случилось, что дежурство выпадает новичку, то лучше с ним в пару поставить опытного специалиста;
• биологические ритмы работников. Не лишним будет учесть такой фактор, как циркадные ритмы или внутренние биологические часы сотрудников. Кто-то жаворонок, и заступить на дежурство в шесть утра или даже в четыре для него не проблема. А кто-то сова, и ему проще работать в вечерне-ночные часы. Конечно, всем не угодишь, но желательно использовать эту информацию для составления более оптимального графика дежурств;

Если график дежурств составили на длительный период, например, на год, то стоит регулярно пересматривать его. Это поможет выявить, подходит ли он компании, помогает ли решать возникающие задачи, эффективен ли он для сотрудников и для клиентов. 

Более подробно разобраться в графиках работы, выбрать лучший режим для вашей компании и тем самым сэкономить ФОТ вы сможете после нашего курса «Управление режимами работы. Оптимизация графиков и режимов работы». .