Среднесписочная численность работников: как рассчитать

Среднесписочная численность работников — важный показатель, с его помощью определяют количество сотрудников, которые работают в организации в течение определенного периода времени. В статье рассмотрим, зачем нужна среднесписочная численность, как ее считают и используют в работе компании, также куда и в какие сроки по ней нужно отчитываться.

Пример расчета среднесписочной численности (ССЧ)

Зачем нужна среднесписочная численность

Показатель «среднесписочная численность предприятия» используется во многих сферах деятельности компании. Он нужен для заполнения отчетов, которые подают в налоговую, статистику и Социальный фонд, например, расчет по страховым взносам, форма П-4 или второй раздел ЕФС-1.

На основе ССЧ определяют, в каком виде подавать декларации в госорганы. Если этот показатель за предшествующий год больше 25 человек, то в Фонд нельзя подавать отчетность на бумаге, только в электронном виде (ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), а если больше 100 человек, то и в налоговую нужно отчитаться только по электронке (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Также среднесписочное количество работников учитывают, чтобы определить, есть ли у компании право на льготы. Например, только что созданные компании в сфере IT могут получить льготу по страховым взносам, если среднесписочная численность компании не меньше семи человек (ст. 427 НК РФ). Организации, где в штате есть инвалиды, могут освободить от уплаты НДС, если ССЧ работников с ограниченными возможностями не меньше 50% (письмо Минфина № 03-01-11/82904 от 22.09.2020). 

Среднесписочное количество сотрудников важно для юрлиц и ИП, которые применяют спецрежимы. Так право на упрощенку аннулируется, если за налоговый период показатель перевалит за 130 человек, а право на патентную систему налогообложения — за 15 человек.  

Планово-экономические отделы компаний или кадровые службы, если на них возложили эту функцию, используют ССЧ для расчета производительности труда, анализа использования трудовых ресурсов и оценки расходов на зарплату. Например, если среднесписочная численность выросла, а производительность труда осталась на прежнем уровне, это может указывать на неэффективное использование трудовых ресурсов. Значит, необходимо будет внедрять меры по улучшению эффективности работы.

Наконец, госорганы тоже ориентируются на показатель среднесписочного количества работников компаний, когда планируют проверки. Его значение показывает, к какой категории относится организация: не больше 15 человек — микропредприятие, от 16 до 100 человек — малое предприятие, от 101 до 250 — среднее. Малые и микропредприятия освободили от планового контроля.

Чем отличается среднесписочная численность от других показателей по численности персонала

Помимо среднесписочной используют также списочную она же фактическая, плановую, явочную, штатную и другие виды. Явочную и штатную обычно ни с чем не путают, первая означает количество работников, которые пришли на работу в конкретный день, вторая учитывает такие особенности, как выручка, объем работы на одного человека, количество работников. В расчет включают всех сотрудников, которые работают, плюс тех, кто подменяет заболевших и отпускников, поэтому показатель корректируют на коэффициент невыхода на работу. 

А вот среднесписочную и просто списочную численность путают. 

Среднесписочное количество людей — это показатель за определенный период, в который включаются все работники по трудовому договору, не важно полный день они работают или сокращенный. 

Понятие списочной численности немного шире, иногда ее еще называют средней численностью, от ССЧ она отличается тем, что включает помимо предыдущих категорий еще работников с ГПХ и внешних совместителей, по сути всех, кто работает в компании. Списочная численность в отличие от среднесписочной нужна больше экономистам чтобы посчитать среднюю зарплату, определить коэффициент текучести трудовых ресурсов и оценить эффективность работы людей в организации. 

Количество внешних совместителей считают точно так же, как для ССЧ работников неполного дня, пропорциональном часам, которые они отработали. Исполнителей с договором ГПХ — так же, как в ССЧ работников полного дня, т.е. человека с ГПХ нужно считать за единицу все дни, пока длится договор. В выходные и праздники таких сотрудников учитывают по предыдущему рабочему дню.

Теперь рассмотрим подробнее среднесписочную численность работников и как рассчитать ее.

Обратите внимание! МЕсли придется считать не ССЧ, а списочную (среднюю) численность, когда будете учитывать людей с договором ГПХ, нужно из них исключить самозанятых, ИП и лиц, с которыми подписали авторский договор о передаче имущественных прав.

Как рассчитать среднесписочную численность

Чтобы сделать правильный расчет среднесписочной численности нужно понять, каких сотрудников учитывать, а каких нет. Специалисты ориентируются на указания по заполнению статистической формы П-4, на 2023 год их утвердили приказом Росстата от 30.11.2022 г. № 872.

Согласно новому приказу, в ССЧ нужно включить сотрудников, работающих по трудовому договору, даже если они в этот момент находятся на больничном, в командировке, очередном ежегодном, административном или учебном отпуске с сохранением средней зарплаты. Еще учитывают внутренних совместителей и даже тех, кто просто прогуливают работу. Работников на внутреннем совместительстве нужно учесть только один раз по месту основной работы.

Обратите внимание! Если нужно посчитать среднесписочное количество людей за 2021 год и раньше, то стоит использовать приказ Росстата от 27.11.2019 № 711.

Не нужно учитывать в ССЧ людей если они:

• внешние совместители;
• работают по договору ГПХ;
• были переведены в другие организации и отправлены за границу без сохранения зарплаты;
• собственники компании, если они не получают вознаграждение за труд по трудовому договору;
• сотрудницы в отпуске по беременности и родам или работники, взявшие отпуск по уходу за ребенком (кроме тех, кто остался работать неполный день);
• обучаются с отрывом от производства или сдают вступительные экзамены и для этого оформили дополнительный отпуск без содержания;
• другие категории, перечисленные в п. 77-78 Указаний, утвержденных приказом № 872.

В связи с недавними событиями у специалистов, которые считают среднесписочное количество работников, возникал вопрос по поводу мобилизованных граждан.

Тех, кто будет их временно заменять по срочному трудовому договору, нужно включить в обе численности.

Порядок расчета ССЧ

1. Если нужно вычислить показатель за квартал или год, то сначала его рассчитывают за каждый месяц.

Для этого смотрят, сколько человек числилось в компании в каждом календарном дне расчетного месяца включая выходные и праздники и отрабатывали полный день. После складывают данные за все дни и делят на количество календарных дней в этом месяце. 

В праздничные и выходные берут цифру предыдущего рабочего дня, но если сотрудник уволился в пятницу, то в субботу его уже не учитывают. 

В виде формулы это будет выглядеть так: 

2. На втором этапе подсчитывают количество сотрудников, которые работали неполный рабочий день. Такие люди учитываются пропорционально времени, которое они отработали исходя из той продолжительности, что у них установлена в трудовом договоре и штатном расписании. 

Это правило не распространяется на тех, кому сокращенное время установлено по закону: юные работники до 18 лет, кормящие женщины, работники на вредных производствах, а также тех, которые работали неполный день по инициативе работодателя. Их нужно учитывать как целые единицы.

Формула примет такой вид:

3. Дальше подсчитывают цифры за нужный расчетный период, например, годовая среднесписочная численность работников, формула для нее выглядит так:

Если компания отработала не полный месяц, сумма все равно делится на число месяцев в отчетном периоде, за который считают ССЧ. Если компания недавно создалась, то среднесписочная численность за год считается как количество людей во всех отработанных месяцах деленное на 12. 

Нужно делить именно на 12, а не на количество отработанных месяцев в году (п. 79.10 указаний Росстата № 711, п. 79.10 указаний Росстата от 30.11.2022 г. № 872). Среднесписочную численность измеряется в целых единицах, поэтому полученную цифру всегда округляют до целого числа.

Пример расчета среднесписочной численности работников за год скачайте по ссылке.

В каких отчетах нужно показать среднесписочную численность

До 2020 года организации и ИП сдавали в налоговую отчет о среднесписочной численности — форма КНД 1110018. После 2020 отправлять такой отчет отдельно больше не нужно (Федеральный закон от 28.01.2020 года № 5-ФЗ). Но данные о ССЧ передавать в ФНС все равно приходится. После отмены формы КНД 1110018 их стали включать в расчет по страховым взносам (РСВ) и отправлять инспекторам ежеквартально. 

Когда у компании есть обособленные подразделения, данные по ним включают в расчет головной организации, а в РСВ по обособкам строку со среднесписочной численностью не заполняют. 

Вновь созданные компании тоже обязаны подавать данные о ССЧ в РСВ. А на ИП такое правило не распространяется. Если ИП без работников, то расчет по страховым взносам он не сдает, так как не являются страхователем, сообщать о нулевой ССЧ не нужно.

Что касается отчетов в Социальный фонд, то среднесписочное количество работников ранее включали в форму 4-ФСС, с 1 квартала 2023 года оно «переехало» в раздел 2 отчета ЕФС-1, который заменил прежний отчет.

О том как правильно заполнить новую отчетную форму ЕФС-1 вы узнаете из нашего мини-курса «Новая отчетность в СФР с 01.01.2023»..