Личная карточка работника: оставить или отказаться
Разбираемся в статье, что такое «Т-2 личная карточка работника», и нужно ли ее вести работодателю. Объясняем, как заполнить личную карточку работника, если вы продолжаете ее вести, и как правильно оформить отказ от формы.
- Что такое личная карточка работника
- Законодательная база
- Зачем нужна личная карточка
- Какие бывают карточки
- Порядок заполнения личной карточки: пошагово и подробно
- Шапка документа
- Раздел I. Общие сведения
- Раздел II. Воинский учет
- Раздел III. Прием на работу и переводы на другую работу
- Раздел IV. Аттестация
- Раздел V. Повышение квалификации
- Раздел VI. Профессиональная переподготовка
- Раздел VII. Награды
- Раздел VIII. Отпуск
- Раздел IX. Льготы
- Раздел X. Дополнительные сведения и увольнение
- Как вести и хранить карточки
- Как отказаться от личных карточек
- Штрафы и другие последствия
Бланк личной карточки работника (форма Т-2)
|
|
Что такое личная карточка работника
Личная карточка работника — это кадровый документ, суммирующий все сведения и сотруднике предприятия. Его форма № Т-2 специально разработана Федеральной службой государственной статистики РФ, или Росстатом. В личной карточке содержатся персональные данные работника и исчерпывающие сведения о его кадровых перемещениях внутри предприятия: изменение должности, карьерный рост, профессиональная переподготовка и подобные данные, имеющие прямое отношение к работе специалиста.
Несмотря на существование полноценной росстатовской формы карточки, с 2013 года работодателям разрешено изменять ее, удалять отдельные блоки, добавлять свои и в целом разрабатывать актуальные бланки самостоятельно.
Быть в курсе последних изменений в законодательстве, первыми получать разъяснения, как действовать на практике, бесплатно смотреть вебинары с Валентиной Митрофановой и посещать «Кадровый форум» – все это наш сервис «Кадровый обзор» |
Законодательная база
Необходимость заведения личной карточки работника по форме Т-2 определялась несколькими документами:
- «О трудовых книжках», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 (ред. от 25.03.2013). В главе II, пунктах 12 и 13 прямо утверждалось, что работодатель обязан вносить сведения из трудовой книжки работника в его личную карточку. То есть все изменения, которые произошли с работником, должны быть прописаны и в трудовой книжке, и в личной карте. Постановление №225 было отменено Постановлением Правительства от 24.07.2021 №1250.
- «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004. Здесь описано содержание личной карточки и даны отдельные рекомендации по заполнению. С 1 января 2013 года документ носит рекомендательный характер.
- «Об утверждении Положения о воинском учете», Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 №719. Здесь подробно разбирается второй раздел карточки, посвященный учету военнообязанных граждан. Осуществлять такой учет — тоже обязанность работодателя.
С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения трудовых книжек в ред. приказа Минтруда от 19.05.2021 №320н взамен Постановления №225. В нем нет упоминания о личных карточках работников по форме Т-2.
А с 8 января 2022 года воинский учет сотрудников осуществляется по форме 10, утвержденной Инструкцией Минобороны России в ред. приказа от 22.11.2021 №700. С этого момента пропала необходимость в заполнении личной карточки Т-2.
Как заполнять новые формы №10, читайте в нашем экспертном материале.
Зачем нужна личная карточка
1. Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров. Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке. Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал.
2. Документирование важных изменений. Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике. Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически. Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери. Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними.
3. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации. Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.
Вести Т-2 необязательно. Работодатель сам решает, нужна ли ему с 2022 года личная карточка работника. На это прямо указал Роструд в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Какие бывают карточки
Есть две официальные формы карточек — обычная Т-2 и на государственного служащего Т-2ГС (МС). Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.
Бланк личной карточки работника (форма Т-2) скачать можно по ссылке
Порядок заполнения личной карточки: пошагово и подробно
Шапка документа
Вписываем название организации и код по ОКПО — Общественному классификатору предприятий и организаций.
Далее:
- Название организации.
- Дата составления документа.
- Табельный номер сотрудника (присваивается при приеме на работу).
- ИНН сотрудника.
- СНИЛС сотрудника.
- Первая буква фамилии.
- Характер работы — «постоянно» или «временно».
- Вид работы — «основная» или «по совместительству».
- Пол — М или Ж.
Раздел I. Общие сведения
Вписываем:
Номер трудового договора.
Дата составления.
ФИО сотрудника.
Дата рождения (месяц прописью).
Справа в таблице с кодом — та же дата формате дд.мм.гггг.
Место рождения и код населенного пункта по ОКАТО. Это Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления.
Гражданство — и его код по ОКИН. Это Общероссийский классификатор информации о населении. Например: Гражданин России — код 1 Двойное гражданство — код 2 Гражданин другой страны — код 3 Лицо без гражданства — код 4
Иностранные языки и их коды по ОКИН. Степень знания указывается из трех вариантов: Читаю и перевожу со словарем — 1 Читаю и могу объясняться — 2 Свободно владею — 3
Образование — перечисляем все учебные заведения, специальности и номера дипломов работника, с их кодами по ОКСО. Это Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
Профессия (по диплому) и ее код по ОКПДТР. Это Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Стаж работы по состоянию на момент заполнения карточки.
Семейное положение по ОКИН:
- Никогда не был в браке —1.
- Женат или замужем — 2.
- В незарегистрированном (гражданском) браке — 3.
- Вдовец или вдова — 4.
- В разводе — 5.
Близкие родственники со степенью родства, полным ФИО и годом рождения.
Данные паспорта, прописка, фактический адрес и контактный номер телефона.
Раздел II. Воинский учет
Не заполняем с января 2022 года. Ведем новую карточку по воинскому учету по форме 10, утвержденной Инструкцией Минобороны в ред. приказа от 22.11.2021 №700. Подробнее, читайте в нашем экспертном материале.
Раздел III. Прием на работу и переводы на другую работу
Здесь дублируются записи из трудовой книжки и фиксируются все изменения. Каждую запись сотрудник подтверждает своей подписью.
Раздел IV. Аттестация
Обозначаем процедуру — когда проведена, каков результат и решение комиссии.
Раздел V. Повышение квалификации
Обозначаем период и вид обучения, название учебного заведения, номер свидетельства и основание выдачи.
Раздел VI. Профессиональная переподготовка
Пишем даты обучения, полученную специальность, номер итогового документа и основание для него.
Раздел VII. Награды
Указываем все полученные грамоты или благодарности вместе с их данными.
Раздел VIII. Отпуск
Фиксируем все отпуска специалиста в подробностях и только постфактум. Запланированный на будущее отпуск вносить нельзя, поскольку он может не состояться.
Раздел IX. Льготы
Если есть основания для льгот, то информацию об этом нужно указать вместе со ссылкой на подтверждающие документы.
Раздел X. Дополнительные сведения и увольнение
В «Дополнительных сведениях» можно указать данные, имеющие значение для работы конкретного предприятия. Когда сотрудник увольняется, в последний раздел нужно внести основания для увольнения (со ссылкой на Трудовой кодекс), дату увольнения, дату приказа и подписи — самого сотрудника и специалиста по кадрам.
Как вести и хранить карточки
Организация самостоятельно решает:
- продолжать ли вести личную карточку сотрудника или отказаться от нее;
- знакомить ли работников с записями в Т-2 или ограничиться только заполнением формы;
- вести в бумажном или электронном виде.
Нарушением выбранный способ не будет.
Совет
Если вы решили сохранить личные карточки сотрудников по форме Т-2, но упростить порядок их ведения, не забудьте документально оформить соответствующие изменения во внутренний порядок кадрового делопроизводства. |
Упрощение порядка ведения личных карточек не отменяет правила хранения. Заполненные формы содержат персональные данные сотрудников, поэтому доступ к ним должен быть только у ответственного лица кадровой службы.
Бумажные карточки хранят в сейфе или запертом шкафу; электронные — на защищенном от третьих лиц компьютере.
Как отказаться от личных карточек
Работодатель не может перестать вести форму Т-2 без выпуска соответствующего приказа. Кроме того, надо организовать хранение заполненных личных карточек как архивных документов. На это прямо указал Роструд в своих разъяснениях.
Процедура отказа от личных карточек:
- Определить дату, с которой организация прекращает ведение формы Т-2 и ознакомление с записями в ней работников.
- Издать приказ об отказе от личных карточек и внесении соответствующих изменений в локальные нормативные акты.
- Ознакомить всех работников с приказом под личную подпись.
- Передать Т-2 в архив организации.
Срок хранения личных карточек в соответствии с п. 444 приложения к приказу Росархива от 20.12.2019 №236:
- заполненных до 01.01.2003 — 75 лет;
- после 01.01.2003 — 50 лет.
Скачайте образец приказа об отказе от личных карточек Т-2 здесь.
Штрафы и другие последствия
Работодателя не накажут за отказ от ведения личных карточек Т-2 или ошибки в их заполнении. Ответственность предусмотрена за нарушение порядка доступа к персональным данным работников и процедуры хранения архивных документов.
Возможны два варианта:
- П. 6 ст. 13.11 КоАП РФ — нарушение сохранности персональных данных, которое повлекло неправомерный или случайный доступ к ним третьих лиц. Штраф для ИП составит до 40 тыс. руб.; для организаций — до 100 тыс. руб.
- Ст. 13.20 КоАП РФ — нарушение правил работы с архивными документами. Организация получит штраф до 10 тыс. руб.
В 2022 году действует мораторий на надзорные проверки в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 10.03.2022 №336. Но это не значит, что работодателям можно расслабиться и не соблюдать порядок кадрового делопроизводства.
Сотрудник может пожаловаться в прокуратуру, если к его личной карточке получат доступ третьи лица. А прокурор имеет право по обращению гражданина инициировать внеплановую проверку для привлечения к ответственности работодателя.
Разобраться с кадровым делопроизводством по приказу Минтруда №320н поможет наш курс «Трудовые книжки: бумажные и электронные. Новые правила с 01.09.2021». Он содержит полезные материалы для любого кадровика, независимо от размера предприятия. |
- Комментарии