Вопрос. В ЛНА компании о мобильной связи указано, что работодатель при необходимости вправе подключить услугу оператора сотовой связи «Единый мониторинг». Многие руководители стали просить работников «поделиться геолокацией». Такая функция есть в мессенджерах Whatsapp и Телеграмм. С помощью нее можно проверить, находятся ли сотрудники на своей территории ответственности. Это используют как инструмент контроля. Как такое положение прописать в ЛНА компании? Являются ли эти сведения персональными данными?
Рекомендации эксперта ИПК. Разберем ситуацию поэтапно.
Формулировки в ЛНА о связи. Во-первых, при использовании услуги «Единый мониторинг» пропишите такую формулировку:
«Для определения местоположения сотрудников во время рабочего дня работодатель с согласия работника вправе отслеживать его местонахождение в течение рабочего дня по услуге «Единый мониторинг», подключенной к SIM-карте (работника) / (переданной работодателем работнику). При этом работник обязуется в течение рабочего дня держать телефон с (полученной) SIM-картой включенным».
Формулировка составлена на случай, когда SIM-карта принадлежит как работнику, так и работодателю, но передана работнику.
Во-вторых, при запросе геолокации через мессенджеры укажите, что:
«Для определения местоположения сотрудников во время рабочего дня работодатель с согласия работника вправе запрашивать у него сведения о местонахождение в течение рабочего дня через (мессенджер). При этом работник обязуется в течение рабочего дня держать телефон включенным».
В-третьих, при использовании системы «Единый мониторинг» в ЛНА также необходимо включить раздел о работе системы контроля рабочего времени сотрудников. Также важно обосновать причины его введения. А именно пояснить, как технически:
-
GPS-трекеры будут определять географическую точку;
-
на основании этих данных станут учитывать рабочее время (ст. 8 ТК РФ).
Пропишите использование GPS-системы на корпоративных или личных устройствах (смартфонах или планшетах) в ЛНА. Например, в ПВТР. Укажите, что это нужно для определения местоположения сотрудников во время рабочего дня. Не забудьте прописать пункт о том, что GPS-трекер должен быть включен в часы работы.
Документы о работе с персданными. Информация о геолокации работника из мессенджера относится к его персональным данным. При этом само использование мессенджера уже предполагает раскрытие информации о личном номере телефона сотрудника. Личный мобильный телефон используют в служебных целях и для этого устанавливают определенный мессенджер.
Следовательно, работодатель должен определить порядок обработки, хранения и использования такой информации. Сделать это нужно в документе, который регулирует обработку персданных (например, в положении о ПД).
Сбор информации о местоположении работника станет основанием для обработки персональных данных, даже если сотрудник использует корпоративную SIM-карту. А значит, на это нужно получить его согласие (п. 1 ст. 3 Закона «О персональных данных»). Для этого используйте такую формулировку:
«С целью отслеживания местоположения работника в рабочее время работодатель вправе отслеживать местонахождение работника в течение рабочего дня по услуге оператора-партнера Единого мониторинга, подключенной к SIM-карте, переданной работодателем работнику. При этом работник обязуется в течение рабочего дня держать телефон с полученной SIM-картой включенным, а также присылать работодателю сведения о своем местоположении через (мессенджер)».
Не забудьте уведомить сотрудников об отслеживании их местоположения. В документе укажите названия актов и реквизиты приказов, их утвердивших.
Памятка «Что отразить в документе об обработке персданных при отслеживании местоположения работников»
Чек-лист для проверки согласия на обработку персданных в связи с новыми штрафами |