Вопрос. Нужно ли компенсировать расходы по авансовому отчету, если работник представил отчет с опозданием?
Рекомендация эксперта ИПК. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней (п. 26 ПП РФ от 13.10.2008 № 749).
Таким образом, нормативные акты предусматривают лишь период для предоставления отчета. При этом не установлен максимальный срок для компенсации расходы при несвоевременной подаче отчета.
Формально, если отчет предоставили позднее трех рабочих дней, компенсировать расходы работодатель не обязан. Кроме того, он может принять решение об удержании выплаченного аванса из заработной платы сотрудника. Это возможно, если:
-
не прошел один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса;
-
работник не оспаривает оснований и размеров удержания (абз. 3 ч. 2, ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Работодатель также вправе и компенсировать такие расходы с учетом риска, что их не включат в расходы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ).
Однако на практике ситуация неоднозначна. Разъясним, когда и как компенсировать расходы по авансовом расчету в зависимости от конкретной ситуации.
Работник не предоставил авансовый отчет. Пока работник не предоставит авансовый отчет, его расходы можно не компенсировать. Для этого нет оснований (Апелляционное определение Мосгорсуда от 22.09.2014 по делу № 33-23959). При компенсации расходов до предъявления подтверждающих документов есть риск, что со стороны налоговых органов и СФР возникнут претензии: удержать НДФЛ с выданной под отчет суммы и начислить страховые взносы (Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/). В частности, если отчет так и не предоставят до конца месяца.
Работник представил авансовый отчет после истечения трех рабочих дней. Например, он сделал это через пять рабочих дней. После предоставления авансового отчета работодатель обязан компенсировать расходы работника на командировку (ст. 168 ТК РФ). С этого момента появляется их документальное подтверждение.
Таким образом, с точки зрения обязанности работодателя компенсировать работнику его затраты на командировку, предельный срок для предоставления авансового отчета не установлен.
На практике работник может предъявить авансовый отчет и подтверждающие документы и через шесть месяцев, и через несколько лет. Однако это не отменяет обязанности работодателя компенсировать расходы после предоставления авансового отчета и документов.
Важно
Несвоевременное предоставление отчета не является основанием для отказа в компенсации расходов работника в командировке, если такие расходы – обоснованы. |
Судебной практики об отказе в выплате компенсации расходов на командировку в связи с поздним представлением авансового отчета – нет. Вместе с тем, при решении вопроса о компенсации личных средств в командировке стоит исходить из обоснованности и необходимости трат. В противном случае есть риск, что возникнут претензии у налоговых органов и СФР.
Как предотвратить предоставление авансового отчета с опозданием. Не допускайте позднего предоставления авансового отчета и подтверждающих документов. Для этого включите в ЛНА срок для предоставления такого отчета и ознакомьте с ним работников под роспись.
Кроме того, направьте им уведомление о необходимости соблюдать локальные акты. В частности, сроки предоставления авансового отчета и подтверждающих документов. Предупредите о возможном привлечении к дисциплинарной ответственности за нарушение этих положений.
При этом не включайте в ЛНА положения об ограничении сроков предоставления авансовых отчетов в целях компенсации собственных средств. Они противоречат статье 168 ТК РФ и не подлежат применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
Памятка «Порядок ведения табеля учета рабочего времени при командировании в разных практических ситуациях» |