Основой для учета документов в организации и последующего составления их описей для передачи в архив. Этот документ является обязательным для заполнения в организации и составляется по утвержденной Минкультуры форме. Что такое номенклатура дел, новые сроки хранения документов и правила заполнения формы — рассмотрим в этой статье.
Содержание
Что такое номенклатура дел организации Номенклатура дел на год: как составить Алгоритм заполнения формы номенклатуры |
Бланк номенклатуры дел структурного подразделения
Бланк сводной номенклатуры дел и итоговой записи
Образец номенклатуры дел отдела кадров
Образец приказа о внесении изменений в номенклатуру дел
Образец приказа о создании номенклатуры дел
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел
|
|
Что такое номенклатура дел организации
В процессе деятельности любой организации образуется непрерывный документооборот. Это как внешняя и внутренняя переписка, так и юридические, управленческие, бухгалтерские и учетные документы. Чтобы не запутаться в таком объеме информации и быстро находить любую бумагу, документацию нужно систематизировать.
Номенклатура дел — это опись всех видов документов компании с присвоением каждому делу индекса, заголовка, указанием сроков хранения. Этот учетный документ имеет особую структуру:
- документы, связанные одной темой деятельности, группируют в дела.
- каждое структурное подразделение собирает собственный перечень.
- в конце описи объединяют в общую, сводную номенклатуру.
Различают типовую, примерную и индивидуальную (для каждой компании) номенклатуры. Первые две создает головное отделение организации, если в ее подчинении есть несколько компаний с однотипной структурой. Типовая номенклатура диктует обязательную схему для составления индивидуальной номенклатуры, а примерная носит характер рекомендации, поэтому руководители подразделений могут видоизменять перечни документов под свои особенности ведения делопроизводства.
Бланк типовой формы номенклатуры скачать здесь
В номенклатуру включены дела временного, длительного и постоянного срока хранения. Этот документ тесно связан с ведением архива организации, так как он составляется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Сам архив впоследствии формируют из дел, которые внесены в номенклатуру. Исключение — документы, которые нужно хранить менее 10 лет.
Изучите алгоритм по созданию архива организации в статье
Обратите внимание! Номенклатуру составляют любые организации и компании, которые сдают документы в архив (п. 4.14 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В законах закреплено прямое требование о наличии такого документа только для организаций, которые комплектуют Госархив или компаний, чья деятельность представляет определенную ценность для государства (ст. 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ). Тем не менее, все работодатели обязаны обеспечить сохранность важных документов (ст. 17 Закона №125-ФЗ), а это проще сделать с помощью номенклатуры. Типовая форма номенклатуры также утверждена на законодательном уровне (п. 4.18 Правил). |
Номенклатура дел на год: как составить
Подробные пояснения по формированию, утверждению и работе с номенклатурой дел даются в разделах 1.1.1–1.1.1.6 Методических рекомендациях к Правилам Минкультуры. Росархив опубликовал этот документ на своем портале в 2018 году. Обратите внимание, что правовой статус рекомендаций неясен.
Прежде чем приступить к заполнению номенклатуры по форме Минкультуры, необходимо письменное обоснование этой процедуры.
- Руководитель издает приказ о создании номенклатуры дел. Сбор перечней документов со структурных подразделений и сведение их в общий документ осуществляет делопроизводитель, секретарь или сотрудник, который исполняет их функции.
- Ответственный раздает образцы формы на бланке компании по подразделениям для заполнения, затем собирает перечни и создает сводный проект номенклатуры.
- Документ проходит промежуточное согласование (с архивариусом, ЭПК).
- Окончательно подписать новую номенклатуру нужно в последних числах декабря перед новым календарным годом. Если такой документ вы составляете впервые, проект лучше начать готовить заранее — как минимум за месяц.
В конце каждого года по номенклатуре подводят итоги. Делопроизводитель подсчитывает, сколько дел всего завели за этот год в организации. Далее он составляет итоговую запись по форме, зафиксированной в продолжении приложения 25 Правил.
Дела разбивают на 3 категории по срокам хранения и подсчитывают их количество в каждой группе. Дополнительно учитывают переходящие на следующий год группы документов и дела, для определения хранения которых нужна экспертная комиссия (ЭПК). В графу «ИТОГ» вписывают общее количество дел.
Обратите внимание! В номенклатуру включают, в том числе, и электронные дела. О том, что документы ведутся не на бумаге, а также информацию о месте их хранения делают отметку в графе «Примечания» установленной в Правилах формы. |
Алгоритм заполнения формы номенклатуры
Типовая форма номенклатуры (приложения № 25–26 Правил) состоит из 5 граф. Сводная форма разбита на разделы по структурным подразделениям с кодом. Коды берут из штатного расписания. Обычно разделы расставляют по иерархии — начиная с административно-управленческого подразделения.
Название графы |
Правила заполнения |
Индекс |
Присвойте каждому документу код, состоящий из двух наборов цифр через дефис: кода подразделения из штатного расписания и порядковый номер дела. Группы бумаг распределяют в номенклатуре по степени важности: от главных организационных документов и далее (распорядительные, отчетные документы и далее). В конце фиксируют перечень учетных форм (картотеки, журналы). |
Заголовок |
Названия дел составляют, исходя из документооборота организации. Для упрощения систематизации можно воспользоваться информацией о видах документов из Перечня Росархива. В дела собирают все основные группы документов организации, включая приказы, личные карточки (при наличии), документы переписки. В заголовках запрещено использовать общие формулировки. Если группа документов в деле разнородная, в скобках уточняют их возможные виды. |
Количество дел (томов) |
Эту графу заполняют после окончания срока действия номенклатуры — в конце года. Тома — это дела, которые потребовалось разделить на части из-за их объема. По правилам максимальный размер одного дела может составлять до 250 листов. Если дело разбито на тома, нужно указать кроме количества томов, даты документов в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ–ЧЧ.ММ.ГГГГ |
Срок хранения |
Для заполнения графы используют Перечень. Это самая сложная часть работы. Ответственному предстоит определить вид и состав документа по списку Росархива и время его хранения. В 4 графу он вписывает этот срок и ссылку на соответствующую статью Перечня. |
Примечание |
В последней графе делают отметки о состоянии и движении дел. Например, личные карточки работников отмечают как «Переходящее», так как срок их исполнения не зависит от календарного года. Также ответственный работник ставит отметку, если дела утвердили к уничтожению, передали в другое подразделение и т.д. |
Важно! В Перечне указаны общие наименования видов документов. В номенклатуре нужно конкретизировать эти данные под документацию вашей организации. Особенной точности требует внешняя переписка: здесь потребуется указать тему и адресата. От грамотной формулировки названий групп дел зависит дальнейшая работа с архивом. Например, на каждую книгу учета заводят отдельный заголовок в описи. А вид «Приказы по личному составу» (ст. 434 Перечня) выделяют в три отдельных дела по времени хранения. |
Номенклатура дел: сроки хранения документов
Перечень типовых архивных документов не может полностью охватить весь документооборот компании. Для документов, которых в нем нет, сроки хранения определяют экспертная комиссия организации и ЭПК архива, в который сдают дела.
Узнайте подробнее о новых сроках хранения документации в нашем материале
Иногда дело может объединять несколько документов с разными сроками хранения. В таком случае общий срок определяют по документам с самым длительным временем хранения.
Если дела следует хранить до минования надобности (например, положения, инструкции или документы переписки от вышестоящих органов «для сведения»). Около таких дел ставят отметку ЭПК. В конце года экспертная комиссия должна будет определить их ценность и дальнейшую судьбу — уничтожение или продолжение хранения.
Обратите внимание! С 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения некоторых дел, большей частью по кадровой документации (Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236). В отличие от отмененного Перечня № 558, в новый реестр добавили заявления работников (1 год), уведомления сотрудникам (3 года) и журналы учета прохождения инструктажа по охране труда (45 лет). Заметно сокращен срок хранения согласий на обработку персональных данных (вместо 75 лет — 3 года). Документы по личному составу теперь нужно хранить не 75, а 50 лет, при условии, что их делопроизводство завершено после 01.01.2003 года. |
Утверждение номенклатуры дел
Каждый календарный год номенклатуру необходимо проверять, уточнять и утверждать заново. Так работодатель получает возможность внести в документ произошедшие за год изменения, если изменились название подразделения, сроки хранения отдельных документов и т.д. С 1 января в организации уже должна вступить в силу обновленная и заново утвержденная версия документа.
Утверждение проходит по алгоритму:
- Проект подписывает руководитель отдела делопроизводства.
- Номенклатуру визирует начальник архива организации.
- Документ передается на согласование с внутренней экспертной комиссией.
- Документ утверждает руководитель компании. Допустимы два способа: подписать саму номенклатуру в графе утверждения или издать отдельный приказ по основной деятельности. В таком случае в грифе утверждения на документе реквизиты приказа (номер и дата) прописываются как основание.
Процедура утверждения зависит от типа организации. Если это государственное или муниципальное предприятие, которое обязано сдавать документы в Госархив, то номенклатуру не только ежегодно утверждает руководитель, но и каждые пять лет согласуют ее с внутренней ЭПК, а далее передают документ на согласование с ЭПК вышестоящей организации или государственного архива (п. 4.18 Правил).
Приказ о внесении изменений в номенклатуру дел — скачать здесь
Обратите внимание! Если в течение года произошли важные изменения в структуре или функционале компании, номенклатуру придется пересоставить и заново утвердить. Так как в номенклатуре учитывается иерархия по важности, лучше заранее зарезервировать несколько индексов в каждом разделе по подразделениям и оставить около них пустые строки в графе «Заголовки». |
Хранение номенклатуры дел
Номенклатура утверждается как минимум в двух экземплярах. Первый впоследствии подшивается в дело подразделения ДОУ, второй хранится в архиве компании. Если организация сдает дела в госархив, потребуется сделать отдельный оригинальный экземпляр и оставить его в этом учреждении после согласования.
Рекомендуется сделать еще несколько копий документа после его утверждения:
- рабочий экземпляр для сверки и оперативного внесения изменений в течение года;
- выписки соответствующих разделов для структурных подразделений.
Компании, перешедших на систему ЭДО, могут разместить электронную номенклатуру на внутреннем корпоративном ресурсе.
Номенклатура относится к документации отдела ДОУ (делопроизводства), и хранится постоянно, кроме номенклатуры структурных подразделений (3 года). Индекс ей присваивают по общим правилам (код подразделения–порядковый номер дела).
Сроки хранения номенклатуры дел, как важного учетного документа, определены Перечнем (ст. 157). Типовые и примерные номенклатуры также хранят постоянно по месту утверждения, а в подведомственных компаниях — до получения от головной организации нового документа (ст. 156 Перечня).
Запишитесь на «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0.», чтобы быть в курсе последних изменений законодательства и узнать новые требования по ведению кадровой документации. |