Хранить в одной папке приказы по личному составу, по основной деятельности и по административно-хозяйственной, уничтожать приказы, не посмотрев, какой срок хранения у каждого, включить в документ формулировки, которые меняют тип приказа – это частые ошибки, которые совершают кадровики по неопытности. В статье – чем различаются виды приказов в организации и как не сделать из одного приказ другой.
Образец приказа о введении трехступенчатого контроля охраны труда
Образец приказа о внесении и утверждении изменений в ПВТР
Образец приказа о выходе на работу в выходной день
Образец приказа о компенсации за задержку зарплаты
Образец приказа о направлении в командировку (форма Т-9)
Образец приказа о переводе на другую работу (форма Т-5)
Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6)
Образец приказа о премировании (форма Т-11)
Образец приказа о премировании (форма Т-11а)
Образец приказа о приеме на работу водителя (форма Т-1)
Образец приказа об увольнении по инициативе работника (форма Т-8) |
Какие бывают приказы
Из всех документов компании приказы используют чаще всего, ими оформляют решения генерального директора. Правильное определение вида приказа поможет избежать ошибок при подготовке их к архивированию. Например, документы с временным сроком хранения не сдадут в архив на постоянное хранение или наоборот, приказы, которые должны храниться постоянно или длительное время, не уничтожат случайно.
Ни в Трудовом кодексе, ни в других законодательных актах по труду нет информации о видах приказов. Есть только один нормативный документ по делопроизводству, в котором разделяют приказы на виды. Это Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документ касается как государственных органов и предприятий, так и частных компаний.
Так, согласно Перечню, выделяют приказы по основной деятельности организации, административно-хозяйственной и по личному составу. Приказы по общей работе компании хранятся все время ее существования, то есть постоянно, по административно-хозяйственной деятельности (АХД) – 5 лет. Срок хранения приказов по личному составу особый. Документы, созданные до 2003 года должны храниться 75 лет, после 2003 – 50 лет, и только некоторые виды приказов: на ежегодные и учебные отпуска, командировки, дежурства и дисциплинарные взыскания хранятся 5 лет.
Функции у приказов тоже разные. Приказы по общей деятельности дают возможность определить роль и место компании в конкретной отрасли экономики или системе госуправления.
Приказы по персоналу призваны выполнять социально-правовые запросы. Архивные справки и копии документов, которые выдают на их основе, дают гражданам возможность оформить пенсии и компенсации или пересмотреть их размер, воспользоваться льготами и обеспечить другие законные права.
Иногда решения руководителя оформляют распоряжениями вместо приказа. Это допускается. Документ юридически такой же, как и приказ. Согласно Перечню хранятся распоряжения столько же, сколько приказы и подразделяются на те же виды.
Важно! Игнорировать перечень типовых управленческих архивных документов не стоит, он обязательный для всех компаний (решение Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). |
Какие есть приказы по основной деятельности организации
Приказы по общей деятельности регулируют основную работу компании. Состав приказов по основной деятельности зависит от сферы, в которой работает организация. Поэтому описать в одной статье все виды приказов по основной деятельности нереально. Можно только условно выделить некоторые категории, которые встречаются почти у всех:
- приказы, которые вводят в действие или изменяют ЛНА компании, например, о введении Положения о коммерческой тайне, об утверждении Положения об аттестации работников или об изменении ПВТР;
- приказы, которые регулируют деятельность филиалов и структурных подразделений: о создании службы безопасности, об открытии филиала в г. Сочи и другие подобные;
- приказы для решения производственных или каких-либо оперативных вопросов: о передаче документации в архив, о назначении экспертизы или о проведении праздника в честь дня основания компании.
Документы обычно вносят в журнал приказов по основной деятельности. В нем отражают регистрационный номер, дату и краткое содержание приказа, а также отметки об исполнении и ФИО ответственных лиц. Регистрация приказов по основной деятельности необязательная, поэтому специальной формы для журнала нет.
Приказы по основной деятельности носят общий характер, в них не содержатся признаки приказов по персоналу, даже если указывают данные конкретного работника. Например, приказ по основной деятельности, образец которого вы можете скачать на нашем сайте, всего лишь меняет правила трудового распорядка. Хоть он и затрагивает косвенно кадровые процессы, и в нем указывают информацию о сотруднике, которому поручают выполнить задание, документ регулирует работу компании в целом, а не отношения конкретного работника и работодателя.
Подробнее о том, как внести изменения в ПВТР
Что относится к приказам по административно-хозяйственной деятельности
Сразу сложно определить, что относится к приказам по административно-хозяйственной деятельности. В некоторых организациях специалисты вообще не выделяют приказы по АХД в отдельную группу, а относят их к общей деятельности. Если компания маленькая и приказов мало, то такой способ допустим. Это позволит не уничтожить по ошибке распорядительный документ по основной работе, если его случайно отнесли к АХД.
Если документов много или хочется их разделить, можно опираться на Перечень Росархива, чтобы идентифицировать приказы по АХД.
В нем говорится, что такие приказы относятся к одному из пунктов:
- использование зданий и помещений;
- безопасность компании;
- транспортное обслуживание;
- связь;
- внутренние правила работы организации.
Чтобы определить, куда отнести приказ, к общей деятельности или к АХД, нужно посмотреть, соответствует ли он четырем критериям:
- приказ регулирует вопрос из пункта по АХД согласно Перечню;
- не утверждает ЛНА компании и не вносит в них изменения;
- не решает вопросы управления персоналом или оплаты труда;
- не содержит личные данные работников: суммы зарплаты или премии, даты отпусков и другие персональные сведения. В качестве исключения может указываться ФИО и должность работника, которому поручают какое-то задание.
Если сразу все четыре пункта соблюдаются, приказ можно отнести к АХД (образец), если нет, то к одному из оставшихся двух видов.
Важно! Если эксплуатация зданий, покупка оборудования, благоустройство территорий, продажа ГСМ, наладка связи и другие виды работ из перечисленных выше пунктов для организации являются главной деятельностью, то приказы по этим работам будут считаться приказами по основной деятельности и должны храниться постоянно. |
Чем выделяются приказы по личному составу
Приказы по личному составу или по персоналу — это те, которые отражают трудовые отношения между работником и работодателем (ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении, переводе, отпусках и командировках, премиях и других кадровых событиях.
Важно! Приказы, которыми назначают на должность первых лиц компании согласно уставу, например, генерального директора, его заместителя, главного бухгалтера, считаются приказами по общей деятельности, а не по персоналу. |
Приказы по персоналу могут быть в двух формах: унифицированной и свободной. Использовать только унифицированные формы сейчас закон не обязывает, можно разрабатывать свои, но большинство компаний все же их придерживаются. Как правило, такие типовые формы установлены в учетной программе 1С и к ним возникает меньше вопросов со стороны проверяющих органов.
Список унифицированных приказов ограничен. Обычно они маркируются буквой «Т» и номером через дефис, если оформляют отношения с одним человеком, и таким же образом только с добавлением маленькой буквы «а» к номеру – если с группой работников. Подробнее – в таблице ниже.
Унифицированные формы приказов
Форма |
Процедура |
Т-1, Т-1а |
Прием на работу |
Т-5, Т-5а |
Перевод |
Т-6, Т-6а |
Предоставление отпуска |
Т-8, Т-8а |
Увольнение |
Т-9, Т-9а |
Оформление командировки |
Премирование |
Приказы в свободной форме могут выглядеть как документы по общей деятельности или по АХД. Вот, к примеру, приказ по личному составу (образец), у которого нет типовой формы.
Отличают их обычно по номеру. После цифры, обозначающей порядковый номер, идет специальный индекс, в большинстве случаев это «ЛС», означает, что это приказ по личному составу. Если приказов много, может стоять буква, отражающая содержание приказа: «Пр» – прием, «У» – увольнение или «О» – отпуск.
Подробнее о том, что должен знать кадровик о нумерации приказов.
Иногда неопытные специалисты думают, что приказы по персоналу – это только те, у которых унифицированная форма. Но есть приказы о сверхурочной работе, переносе отпуска, возложении обязанностей и многие другие, для которых нет типовых форм, тем не менее, это тоже приказы по личному составу.
Приказы по персоналу хранятся 75 или 50 лет. Сведения из них используют для подтверждения трудовой деятельности, размер зарплаты, указанной в них – для расчета пенсии. Если в приказе отражаются особые условия труда, то такой период работы идет в стаж, дающий право на досрочную пенсию. За пенсией человек может обратиться через много лет, когда организации, где он работал, уже может и не быть, но информация из приказов, хранящихся в архивах, поможет решить вопрос во взаимоотношениях с СФР. Поэтому у них такой длительный срок хранения.
Во многих компаниях ведут журнал регистрации приказов по личному составу. Специальной формы для него тоже нет, кто-то делает это в электронном виде в табличке Excel, кто-то на бумаге. Регистрация приказов по личному составу обязательной не является, поэтому ведение журнала остается на усмотрение самой компании.
Важно! Обязательный реквизит приказов по персоналу – это отметка об ознакомлении работника. Также в документе указывают основание, например, если это приказ на отпуск, то основанием будет заявление сотрудника. |
Как по неосторожности не перевести один вид приказа в другой
От вида приказа зависит срок его хранения, поэтому на этапе разработки нужно четко понимать, для чего именно создается приказ. К примеру, документ, регулирующий административно-хозяйственный вопрос, такой как допуск сотрудников на территорию работодателя в субботу, является приказом по АХД, но если в него добавить всего одну строчку «О выходе на работу в выходной день», то приказ превращается в документ по личному составу. Пример можно посмотреть здесь.
Перевести один вид приказа в другой можно, если отметка об ознакомлении и согласии работника, поставить в приказе по АХД. Если сделать подобное, то смешаются два типа приказов, один со сроком хранения 50 лет, а другой – 5 лет, в связи с чем у проверяющих могут возникнуть вопросы. Лучшим решением в этом случае будет издать два отдельных приказа: один по АХД, другой по персоналу.
Читайте на сайте статьи по теме
Обновляем обязательные приказы и документы в компании
Нумерация приказов: какие правила должен знать кадровик
Как правильно заверить копию документа
|