Работники до сих пор решают, важна ли им электронная трудовая книжка, нужна ли бумажная. Каждый работодатель еще до 1 ноября 2020 года уведомил сотрудников, что до конца 2020 года они вправе определиться, какая лучше трудовая: электронная или бумажная (ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ПП РФ № 887). Однако, до сих пор многие работники так и не подали свои заявления, а компании опасаются штрафов. В итоге, сейчас действуют электронная трудовая и бумажная одновременно. Кадровику же приходится решать:
- заявление о способе ведения трудовой книжки – это обязанность или право сотрудника?
- грозит ли ответственность, если этого документа нет?
- нужно ли требовать заявление?
- можно ли перейти с электронной трудовой на бумажную, и наоборот?
- бумажная или электронная трудовая книжка – заявление: как составить верно?
Содержание
Права, обязанности и ответственность при подаче заявления о способе ведения трудовой книжки |
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) |
Права, обязанности и ответственность при подаче заявления о способе ведения трудовой книжки
Каждый работник по 31 декабря 2020 года мог выбрать способ ведения трудовой книжки. При этом в тексте Закона указано, что работник «подает» заявление до установленной даты (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Следовательно, каждому сотруднику предоставлено право выбора, но обязанность сделать это прямо не прописана.
Кроме того, нет четко установленной ответственности, если заявление работник не подал. Специалисты Минтруда допускают, что такого сотрудника можно привлечь к дисциплинарному взысканию. Однако, они не указывают, в какой форме это сделать (Письмо Минтруда от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202, далее – Письмо № 14-2/ООГ-1202, ст. 192 ТК РФ). Более того, привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности можно спустя месяц после обнаружения проступка и не позднее шести месяцев с момента его совершения (ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ). В нашем случае – сроки истекли: прошло больше года с тех пор, как работнику следовало подать заявление (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Административный штраф за правонарушение в сфере труда грозит тому работодателю, который по 31 октября 2020 года не уведомил сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ПП РФ № 887). Иных уточнений ни в Законе, ни в судебной практике по этому вопросу нет.
Действия кадровика, если работник заявления не подает
Как мы убедились, выбор – электронная трудовая книжка или бумажная – это право и волеизъявление работника, нежели его обязанность (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В свою очередь, у компании нет требования запрашивать у сотрудника этот документ.
Если договориться с работником не удалось, займите выжидательную позицию. Как мы выяснили, вас не оштрафуют за то, что сотрудник не желает выбрать способ ведения трудовой книжки. Если работник не подал заявления – это не относится к неполными сведениям для формы ЕФС-1 (ст. 66.1 ТК РФ, Постановление Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019 г. № 730п, далее – Постановление ПФР № 730п).
Это сведения, которых пока нет. Выполняйте свои повседневные трудовые обязанности аккуратно и в срок, в частности, по подаче информации для электронной книжки. Позвольте работнику написать заявление позже, когда он будет уверен в своем решении.
Переход с бумажной трудовой на электронную
Многие считают, что с 1 января 2021 года переход с бумажной трудовой книжки на электронную разрешен лишь определенной категории работников (далее – Перечень). Среди них те, кто (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
- не имели работы в конце 2020 года, но уже трудились по трудовому договору ранее;
- находились на больничном, в длительном отпуске;
- были отстранены от работы.
Такие работники и сейчас имеют право выбора: бумажная трудовая или электронная.
Однако специалисты СФР разъясняют, что перейти на электронную трудовую книжку вправе любой сотрудник, даже если он не относится к Перечню (Письмо ПФР от 26 февраля 2021 г. № С-4583-08/7697). Поэтому кадровик может принять от работника заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде, после чего внести об этом запись в бумажную, выдать ее сотруднику и направить в СФР сведения (ст. 66.1 ТК РФ, Постановление ПФР № 730п).
Образец заявления скачайте здесь.
При этом с 1 января 2021 года работодатель действительно не обязан принимать заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде от работников не из Перечня (Письмо ПФР № С-4583-08/7697). Но до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе на электронный формат, кадровик будет вносить записи в бумажный вариант (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, Письмо № 14-2/ООГ-1202).
Важно! Кадровик не обязан снова уведомлять всех своих работников о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Разъяснить это право имеет смысл лишь сотруднику из Перечня (ст. 66.1 ТК РФ). Остальные работники либо уведомлены до конца октября 2020 года, либо при трудоустройстве по новому месту с 2021 года уже должны были сделать свой выбор у прежнего работодателя (ПП РФ № 887). |
Обратите внимание! Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки только в электронной форме, возврат к бумажному виду закон не предусматривает. |