Трудно представить организацию без кадрового специалиста или отдела кадров. А в крупных компаниях не просто отдел, а целая кадровая служба или даже кадровый департамент. В статье рассмотрим состав и функции подразделения, какими полномочиями оно наделено и какие задачи перед ним стоят.
Содержание
|
Образец инструкции по кадровому делпроизводству
Образец положения о кадровой службе
Таблица типовых функций кадровой службы |
|
Отдел кадров: основные понятия
В компаниях, где трудится не больше 5–10 человек и кадровый учет ведет секретарь, бухгалтер или юрист в порядке совмещения, или даже сам собственник бизнеса, особого смысла создавать отдел кадров нет. Законодательство в принципе не требует создания таких подразделений.
Кадровый функционал могут возложить на отдельного сотрудника. В этом случае отдел персонала, пусть даже состоящий из одного человека, фактически будет существовать в организации, хотя формально его может и не быть. Но в компаниях побольше без него уже не обойтись. Как правило, это самостоятельное подразделение.
Кадровая служба, департамент или отдел кадров – это структурная единица организации, которая занимается работой с кадровыми документами и с персоналом.
Каких-то четких правил относительно того, как формировать кадровую службу, нигде не прописано, поэтому каждая компания создает эту структурную ячейку по своему усмотрению и исходя из своих потребностей и задач. То же самое касается и количества кадровых работников. Руководитель сам решает, сколько нужно специалистов.
Практика показывает, что в небольших организациях до 100 человек один или два кадровика вполне способны справится с обязанностями. В компаниях с количеством работников до 500 человек потребуется три или четыре специалиста по персоналу. А на больших предприятиях, где трудится свыше 500 работников, уже требуется отдел до десяти человек.
Структура кадровой службы, то, какой она должна быть, тоже нигде не обозначается, это решает руководитель компании. В маленьком отделе кадров из двух человек обычно один рядовой специалист и один начальник. На больших предприятиях, где в кадровой службе много людей, у руководителя может быть заместитель или даже несколько.
Что до обычных кадровиков, то существует два варианта деления обязанностей:
- по объему работы – когда всю кадровую работу делят на количество специалистов по персоналу. То есть один и тот же кадровик может заниматься подбором работников, их обучением, адаптацией и также подхватить ведение кадровых бумаг, если коллега ушел на больничный или в отпуск.
- по видам деятельности – когда каждый специалист отвечает только за свой участок: кадровик занимается только документами и отчетностью, рекрутер – подбором персонала, HR – обучением или аттестацией, а кадровый юрист – составлением ЛНА и судебными спорами.
Подробную структуру кадровой службы прописывают в штатном расписании компании.
Обязанности кадровиков более подробно отражают в их должностных инструкциях, при составлении которых следует ориентироваться на профстандарт, утвержденный приказом Минтруда от 09.03.2022 года № 109н.
Правила работы кадрового отдела регламентирует Положение о кадровой службе. Также в этом ЛНА прописывают полномочия подразделения, то есть то, на что кадровая служба имеет право, например:
- представлять руководству компании предложения о том, как улучшить работу своего или другого отдела;
- запрашивать в других структурных единицах информацию и документы, нужные для кадровой работы;
- требовать от работников, чтобы они соблюдали дисциплину, ПВТР и правила охраны труда, а от руководителей других подразделений – соблюдение норм Трудового кодекса и других законов по отношению к работникам;
- сообщать директору компании о нарушениях;
- консультировать руководителя по вопросам в кадровой области;
- просить помощь и содействие у начальников других подразделений, если это нужно для кадровой работы;
- взаимодействовать с внешними компаниями, например, с кадровыми агентствами по поводу подбора персонала или по другим вопросам, которые входят в компетенцию кадровых работников.
Какие навыки нужны специалистам отдела кадров, читайте в статье
Важно! Помимо прав и обязанностей специалисты кадровой службы несут административную ответственность за свою работу. Если обнаружатся нарушения, то кадровика как должностное лицо наравне с руководителем компании можно привлечь по статье 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ. |
Функции и задачи кадровой службы
На практике понятия «функции» и «задачи» кадровой службы часто путают и считают синонимами. Однако это не одно и то же.
Как правило, выполняя определенный набор функций, специалист или подразделение решает стоящие перед ним задачи. Например, бухгалтер, должен сдать отчетность в срок и сделать так, чтобы налоговая не пришла с проверкой – это его задача. А сбор документов с контрагентов, правильный учет в 1С, проверка и выявление ошибок – это уже функции.
Обычно у функций постоянный повторяющийся характер, то есть то, что специалист делает изо дня в день в своей трудовой деятельности. У задач разовый характер, их выполнили, отчитались и все, берут в работу следующую.
Но есть задачи длительные или периодически возникающие вновь, к примеру, обеспечение компании квалифицированными кадрами. Когда вакансий в работе нет и штат укомплектован, задача считается выполненной. Но может возникнуть вновь, так как текучку персонала никто не отменял. Поэтому такие задачи путают с функциями.
У кадровой службы есть и задачи и функции и еще общая цель. Рассмотрим их подробнее.
К цели можно отнести развитие компании в целом в своей экономической сфере, достижение ключевых позиций на рынке и получение прибыли. Со стороны службы персонала это осуществляется путем подбора нужных квалифицированных кадров и использования потенциала людей наиболее эффективно.
Среди задач кадровой службы выделяют:
- разработка кадровой политики и общей стратегии управления персоналом;
- анализ рынка труда и кадровое планирование;
- обеспечение компании квалифицированными работниками в достаточном объеме и грамотный учет их работы;
- анализ текучки кадров и поиск способов борьбы с ней;
- совершенствования методов мотивации сотрудников и систем оплаты труда;
- предоставление работникам возможностей для повышения квалификации и карьерного роста;
- автоматизация рутинных процессов с целью экономии времени и ресурсов.
Функции кадровой службы принято делить на обычные, типовые, которые встречаются в любой организации. И специальные или уникальные, которые чаще всего можно найти в государственных компаниях или на коммерческих предприятиях со специфическим видом деятельности, таким, как, например, оборотная промышленность.
Функция |
Описание |
Исполнение кадровой политики |
Например, формирование состава работников, создание и утверждение штатного расписания, разработка собственных форм кадровых документов и единого порядка оформления кадровых событий |
Разработка ЛНА, ведение кадровой документации и сдача отчетности |
Это самое большое направление в кадровой работе. Если в штате нет юриста, то кадровики разрабатывают локально-нормативные акты и пишут должностные инструкции |
Поиск специалистов нужной квалификации |
Этим занимается рекрутер, если он есть в компании, или другой сотрудник кадрового отдела. Он размещает информацию о вакансии на сайтах поиска работы, просматривает резюме, проводит собеседования и отбирает кандидатов для дальнейшей беседы с непосредственным руководителем |
Документальное сопровождение всех кадровых событий и отчетность |
Ведение трудовых книжек и личных дел, воинский учет, составление графика отпусков. Работа с миграционной службой и военкоматом. Сдача отчетность в СФР, Росстат, ЦЗН |
Полную версию таблицы скачайте по ссылке
Что касается специальных функций кадровых отделов, то к ним можно отнести такие, как:
-
проверка персональных данных, особенно если в компании нет службы; безопасности. оформление допуска к государственной или коммерческой тайне;
-
выдача служебных удостоверений и паспортов;
-
ведение специального реестра госслужащих;
-
и другие функции, в зависимости от сферы деятельности компании.
Иногда к специальным функциям кадровой службы относят нормирование и оплату труда. Более того, эта информация значится в профстандарте «Специалист по управлению персоналом», но все же чаще этим занимается планово-экономический отдел.
Если вы хотите приобрести навыки в этом направлении, рекомендуем наш курс «Система оплаты труда работников». После него вы сможете выбрать оптимальную систему заработной платы для вашей компании и свести к минимуму риски ответственности перед законом.
|