Табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного работником времени. Эта простая, на первый взгляд, норма закреплена в ст. 91 ТК РФ. На практике она часто нарушается, поскольку кадровики формально подходят к заполнению табеля учета рабочего времени: не отражают в нем недоработки или переработки сотрудников. А все это может обернуться прямыми финансовыми потерями для работодателя. Разбираем, как правильно заполнить табель.

Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12) Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Кто ведет табель учета рабочего времени работников

Кадровое делопроизводство — это трудовая функция. Кому бы руководитель не поручил ведение табеля учета времени, это надо закрепить документально: издать приказ и дополнить должностную инструкцию либо трудовой договор соответствующего сотрудника. Это следует из нескольких норм Трудового кодекса:

• запрет требовать работу, не обусловленную трудовым договором;
• увеличение объема работы с письменного согласия работника;
• изменение условий трудового договора по соглашению сторон.

На малых предприятиях табель ведет обычно один кадровик. У него функция по кадровому делопроизводству установлена трудовым договором. В крупных компаниях, особенно с удаленными географически структурными подразделениями, могут назначаться несколько табельщиков. Например, каждая служба или отдел ведут свой учет рабочего времени.  И вот здесь скрывается первое частое нарушение. Начальник отдела поручает ведение табеля кому-то из подчиненных, без закрепления обязанности в должностных инструкциях.

В итоге за ошибки в табеле будет отвечать сам руководитель — при условии, что такая ответственность закреплена в его трудовом договоре, но не тот, кто заполнял документ. Отсюда и формальный подход к учету рабочего времени.

Совет. Назначьте табельщиков приказом по организации. Закрепите в их трудовых договорах или должностных инструкциях ответственность за ошибки при учете фактически отработанного времени работников.

Какую форму табеля учета рабочего времени использовать

Обязательный бланк используется только для органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений. Это форма 0504421, утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н.

Коммерческие организации могут использовать унифицированные Т-12 или Т-13, либо разработать на их основе свой собственный бланк. В любом случае применяемую форму табеля и порядок ее заполнения нужно закрепить приказом руководителя.

Совет. В правом верхнем углу любой формы указывайте документ, которым она введена. Это помогает оценить правильность и актуальность используемого бланка. А новым табельщикам будет проще сориентироваться, в каком документе искать порядок заполнения

Табель можно вести в бумажном или электронном виде, либо использовать смешанный вариант: заполнять в программе, распечатывать, подписывать и сдавать в бухгалтерию на бумаге. Работодатель сам выбирает порядок и закрепляет его во внутренних документах — например, в Положении о кадровом делопроизводстве, либо в приказе по учетной политике.

Скачайте Т-12 «Табель учета рабочего времени» бланк здесь.

Как заполнять и сдавать форму табеля учета рабочего времени

Есть два подхода к учету рабочего времени в табеле:

1. Сплошная регистрация явок и неявок. Табельщик заполняет форму на каждый день, даже если у работника нет отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени. Например, сверхурочных или командировок.
2. Регистрация только отклонений. Табельщик указывает только дни невыхода работника на работу или, наоборот, работу в выходные дни, сверхурочные. По умолчанию принимается, что в остальное время сотрудник трудился по установленной нормальной продолжительности.

Оба подхода правильные, если закреплены в учетной политике компании и отражают фактически отработанное работником время — смотрите письмо Минфина РФ от 08.09.2020 №02-07-05/79091.

Важно! В табеле отражают не установленное рабочее время сотрудника, а фактическое нахождение сотрудника на рабочем месте. Напомним, что рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Все опоздания или уходы раньше времени должны быть отражены в табеле. Равно как и переработки.

Табель заполняют каждый день, но в бухгалтерию сдают один или два раза в месяц, в зависимости от принятого в компании порядка. Работодатель закрепляет его в локальном нормативном акте или в учетной политике.

Мы рекомендуем сдавать в бухгалтерию табель два раза в месяц, в соответствии со сроками заработной платы. Минтруд в письме от 03.02.2016 №14-1/10/В-660 разъяснил, что при определении размера выплаты следует учитывать фактически отработанное сотрудником время. 

Что означают коды в табеле учета рабочего времени

В форме Т-12 на стр. 1 есть буквенные и цифровые обозначения. Это коды, которыми для удобства обозначают, где был работник в рабочее время. Например:

• Я (01) — явка;
• К (06) — командировка;
• ДО (16) — отпуск за свой счет.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени нужны для того, чтобы правильно начислить зарплату. Например, время нахождения в командировке или явка в военкомат на медкомиссию оплачиваются по среднему заработку, а отпуск без содержания совсем не оплачивается.

Работодатель может использовать коды из формы Т-12, но учитывать, что они были введены давно и не отражают все нынешние реалии. Например, приостановку трудового договора на период мобилизации или обучение охране труда. Обозначений для таких случаев в них нет.

В таких ситуациях работодатель приказом вводит свои коды. Главное, чтобы их знали и использовали в работе все табельщики.

Буквенные и цифровые коды из формы Т-12 используются только для учета рабочего времени. Бухгалтерия для начисления зарплаты применяет числовые обозначения из Приказа ФНС России от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@.