Работодатель обязан вести учет фактически отработанного работником времени. Эта простая, на первый взгляд, норма закреплена в ст. 91 ТК РФ. На практике она часто нарушается, поскольку кадровики формально подходят к заполнению табеля учета рабочего времени: не отражают в нем недоработки или переработки сотрудников. А все это может обернуться прямыми финансовыми потерями для работодателя. Разбираем, как правильно заполнить табель.
Содержание
Кто ведет табель учета рабочего времени работников Какую форму табеля учета рабочего времени использовать |
Скачайте образцы документов для работы: |
|
Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12) |
|
Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-13) |
Кто ведет табель учета рабочего времени работников
Кадровое делопроизводство — это трудовая функция. Кому бы руководитель не поручил ведение табеля учета времени, это надо закрепить документально: издать приказ и дополнить должностную инструкцию либо трудовой договор соответствующего сотрудника. Это следует из нескольких норм Трудового кодекса:
- запрет требовать работу, не обусловленную трудовым договором;
- увеличение объема работы с письменного согласия работника;
- изменение условий трудового договора по соглашению сторон.
На малых предприятиях табель ведет обычно один кадровик. У него функция по кадровому делопроизводству установлена трудовым договором. В крупных компаниях, особенно с удаленными географически структурными подразделениями, могут назначаться несколько табельщиков. Например, каждая служба или отдел ведут свой учет рабочего времени. И вот здесь скрывается первое частое нарушение. Начальник отдела поручает ведение табеля кому-то из подчиненных, без закрепления обязанности в должностных инструкциях.
В итоге за ошибки в табеле будет отвечать сам руководитель — при условии, что такая ответственность закреплена в его трудовом договоре, но не тот, кто заполнял документ. Отсюда и формальный подход к учету рабочего времени.
Какую форму табеля учета рабочего времени использовать
Обязательный бланк используется только для органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений. Это форма 0504421, утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н.
Коммерческие организации могут использовать унифицированные Т-12 или Т-13, либо разработать на их основе свой собственный бланк. В любом случае применяемую форму табеля и порядок ее заполнения нужно закрепить приказом руководителя.
Табель можно вести в бумажном или электронном виде, либо использовать смешанный вариант: заполнять в программе, распечатывать, подписывать и сдавать в бухгалтерию на бумаге. Работодатель сам выбирает порядок и закрепляет его во внутренних документах — например, в Положении о кадровом делопроизводстве, либо в приказе по учетной политике.
Скачайте Т-12 «Табель учета рабочего времени» бланк здесь.
Как заполнять и сдавать форму табеля учета рабочего времени
Есть два подхода к учету рабочего времени в табеле:
- Сплошная регистрация явок и неявок. Табельщик заполняет форму на каждый день, даже если у работника нет отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени. Например, сверхурочных или командировок.
- Регистрация только отклонений. Табельщик указывает только дни невыхода работника на работу или, наоборот, работу в выходные дни, сверхурочные. По умолчанию принимается, что в остальное время сотрудник трудился по установленной нормальной продолжительности.
Оба подхода правильные, если закреплены в учетной политике компании и отражают фактически отработанное работником время — смотрите письмо Минфина РФ от 08.09.2020 №02-07-05/79091.
Важно! В табеле отражают не установленное рабочее время сотрудника, а фактическое нахождение сотрудника на рабочем месте. Напомним, что рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Все опоздания или уходы раньше времени должны быть отражены в табеле. Равно как и переработки. |
Табель заполняют каждый день, но в бухгалтерию сдают один или два раза в месяц, в зависимости от принятого в компании порядка. Работодатель закрепляет его в локальном нормативном акте или в учетной политике.
Мы рекомендуем сдавать в бухгалтерию табель два раза в месяц, в соответствии со сроками заработной платы. Минтруд в письме от 03.02.2016 №14-1/10/В-660 разъяснил, что при определении размера выплаты следует учитывать фактически отработанное сотрудником время.
Несколько полезных советов по ведению табеля:
|
Что означают коды в табеле учета рабочего времени
В форме Т-12 на стр. 1 есть буквенные и цифровые обозначения. Это коды, которыми для удобства обозначают, где был работник в рабочее время. Например:
- Я (01) — явка;
- К (06) — командировка;
- ДО (16) — отпуск за свой счет.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени нужны для того, чтобы правильно начислить зарплату. Например, время нахождения в командировке или явка в военкомат на медкомиссию оплачиваются по среднему заработку, а отпуск без содержания совсем не оплачивается.
Работодатель может использовать коды из формы Т-12, но учитывать, что они были введены давно и не отражают все нынешние реалии. Например, приостановку трудового договора на период мобилизации или обучение охране труда. Обозначений для таких случаев в них нет.
В таких ситуациях работодатель приказом вводит свои коды. Главное, чтобы их знали и использовали в работе все табельщики.
Буквенные и цифровые коды из формы Т-12 используются только для учета рабочего времени. Бухгалтерия для начисления зарплаты применяет числовые обозначения из Приказа ФНС России от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@.
Ведение кадровой документации не должно быть формальностью. Особенно тех документов, которые связаны с оплатой труда. Что учесть при оформлении кадровой документации, где чаще всего ошибаются и как эти ошибки исправить, узнаете на нашем авторском курсе.
|