Табель учета рабочего времени
По закону каждый работодатель обязан учитывать фактическое время, которое отработал каждый сотрудник. Табель такого учета входит в число обязательных документов на предприятии. Как его оформлять и заполнять? В какой форме вести? Кто отвечает за табелирование? В статье разбираем эти и другие важные вопросы.
Основные понятия
Обязательный учет отработанных персоналом часов установлен статьей 91 Трудового кодекса. В ней также дано определение рабочего времени (РВ) и закреплены нормы его продолжительности.
Таблица, в которой фиксируются отметки о РВ сотрудников, — это табель — один из обязательных внутренних документов компании. На большинстве предприятий за ведение табеля учета рабочего времени (ТУРВ) отвечает кадровик. Сведения из этого документа служат основанием для начисления зарплаты, расчета отпусков, других важных вычислений. Некоторые формы табеля предусматривают одновременный учет рабочего времени и выплат.
|
В небольших компаниях заводят один бланк табеля учета рабочего времени для всего штата. Заполняют помесячно. В крупных организациях можно вести отдельный учет по структурным подразделениям. Тогда в каждом из них назначаются ответственные за табелирование. |
Основные учетные данные — числовые показатели часов и кодовые обозначения типа занятости (обычный рабочий день, отпуск, больничный, сверхурочная работа и т.д.). Помимо этого, в табеле обязательно указать:
- Дату создания документа.
- Название компании (и структурного подразделения, если учет ведется по нему отдельно).
- Сведения о работниках: ФИО, табельные номера.
- Фамилии и должности ответственных работников.
|
Таблицы учета РВ обязательно надо заверять у руководителя компании или начальников подразделений. Это значит, что к моменту перехода на электронный документооборот следует позаботиться о цифровых подписях. |
Формы табеля учета рабочего времени
До 1 января 2013 года существовало несколько первичных учетных актов, форма которых была унифицирована и обязательна к применению. В этот список входили и ТУРВ. Сейчас они перешли в разряд рекомендованных, и у работодателей появилась возможность выбирать наиболее удобный формат. Рассмотрим самые распространенные образцы табелей учета рабочего времени.
Формы Т-12 и Т-13
Эти унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004. Большинство коммерческих организаций выбирают для фиксации РВ именно их.
Вариант Т-12 расширенный и более универсальный: в нем можно учитывать не только отработанные часы, а еще и выплаты в адрес каждого сотрудника. Если расчет выплат происходит отдельно, можно просто не заполнять соответствующий раздел, а ТУРВ будет считаться отдельным документом.
Скачать чистый бланк табеля учета рабочего времени Т-12 можно здесь.
В варианте Т-13 нет раздела для данных по оплатам — он собирает только сведения об отработанных или пропущенных часах. Предлагаем вам скачать этот табель учета рабочего времени в Excel: электронная таблица заметно упрощает учет и облегчает делопроизводство.
|
Действующее законодательство разрешает ведение первичной отчетности в формах, которые разработаны на конкретных предприятиях (ФЗ 402 от 06.12.2011). Это значит, что вы можете сделать таблицу Excel для учета рабочего времени сотрудников по своему усмотрению. Практический опыт подтверждает, что бланки Т-12 и Т-13 удобно использовать как основу. |
Форма 0504421 по ОКУД
Этот формуляр входит в Перечень актов первичного учета, которые по приказу Минфина обязаны использовать представители госуправления (приказ № 52н от 30.03.2015). В списке таких организаций:
- Госорганы.
- Органы местного самоуправления.
- Муниципальные и госучреждения.
- Органы управления внебюджетными фондами.
Скачайте простой бланк табеля учета рабочего времени формы ОКУД-0504421.
|
Регулярное ведение ТУРВ снижает вероятность ошибок в этом важном документе. Если неточности все-таки возникнут, их можно корректировать. При этом надо соблюсти требования части 7 статьи 9 закона № 402-ФЗ. |
Как правильно заполнять табель учета рабочего времени
Есть два способа заполнения табеля учета рабочего времени:
- Сквозная регистрация явок и неявок. Таблица охватывает все календарные дни месяца. Для каждого дня проставляют код явки или неявки и число отработанных часов. Для подведения итогов месяца достаточно просуммировать ежедневные данные. Удобно использовать на предприятиях со сменным режимом работы или там, где люди трудятся с разной продолжительностью рабочего дня.
- Внесение только отклонений. В таблицу вносят только отметки об опозданиях, переработках, неявках. Такой учет удобен в компаниях с нормальной продолжительностью рабочего дня и единым режимом работы.
Оба метода правильные, выбор зависит от учетной политики компании. В ней следует прописать способ учета и сроки подачи ТУРВ в бухгалтерию. Решение должно быть закреплено приказом руководителя. Это значит, что ответственный работник не может по своему усмотрению в один месяц табелировать одним способом, а в другой — другим.
|
Ведение табеля требует документальных подтверждений. Включать работников в список или удалять из него следует на основании приказов о принятии или увольнении. Отметки о типах отклонений от обычного графика также должны иметь основания: приказы, справки и др. |
Если сотрудник совмещает должности внутри компании, ему надо присвоить два табельных номера и фиксировать часы отдельно по каждой должности.
Коды и обозначения в табеле учета рабочего времени
При заполнении ТУРВ в полях, которые соответствуют календарным дням, проставляют специальные коды, по которым можно определить тип этого дня: обычный рабочий, отпуск, прогул и другие. Эти коды могут быть числовыми или буквенными.
Вот как обозначают дни чаще всего:
|
Описание рабочего времени |
Цифровой код |
Буквенное обозначение |
|
Явка (обычный рабочий день) |
01 | Я |
|
Ночная работа |
02 |
Н |
|
Выходной/нерабочий праздник |
03 |
В или РВ |
|
Сверхурочные часы |
04 |
С |
|
Командировка |
06 |
К |
|
Ежегодный отпуск с оплатой |
09 |
ОТ |
|
Допотпуск с оплатой |
10 |
ОД |
|
Учебный допотпуск |
11 |
У |
|
Отсутствие по БиР |
14 |
Р |
|
Уход за ребенком до 3 лет |
15 | ОЖ |
|
Отпуск «за свой счет» (по решению работодателя/на других законных основаниях) |
16/17 |
ДО/ОЗ |
|
Неявка по листку временной нетрудоспособности (больничный) |
19 |
Б |
|
Неявка из-за необходимости выполнять гособязанности |
23 |
Г |
|
Неявка без объяснения причин |
30 |
НН |
То есть, для обозначения времени ухода за ребенком вы будете использовать в табеле учета рабочего времени «ОЖ», если в компании приняты буквенные обозначения или «15», если цифровые.
|
На первой странице документа должна быть краткая «легенда» — часто применяемые цифровые и буквенные обозначения табеля учета рабочего времени. |
Если стандартных кодов недостаточно, можно дополнить набор. Дополнительные обозначения вводятся в действие приказом по компании. Такой порядок утвержден Госкомстатом (Постановление №20 от 24.03.1999).
|
Ведение ТУРВ — важное, но не единственное направление кадрового делопроизводства. Узнать больше об особенностях составления документации и получить практические советы вы можете из нашего специального курса. Прослушав 15 сессий, вы получите ценные знания, подтвержденные дипломом. |
- Комментарии