Дистанционная работа. Электронные документы
Вы также можете узнать ответы на эти вопросы на нашем YouTube-канале
- Вопрос №1. Как обосновать, что работодатель продолжает работать дистанционно, несмотря на то, что компания (работники) относятся к организациям, для которых период с 30.03. по 30.04.2020 установлены нерабочие дни?
- Вопрос №2. Необходимо ли было при переводе работников на дистанционную работу подписывать письменное соглашение или это можно было сделать на основании приказа (решения) работодателя?
- Вопрос №3. Как сейчас можно с работниками подписывать официальные документы, если электронный документооборот в компании не введен?
Вопрос №1. Как обосновать, что работодатель продолжает работать дистанционно, несмотря на то, что компания (работники) относятся к организациям, для которых период с 30.03. по 30.04.2020 установлены нерабочие дни?
Как уже говорилось выше, могут ли компании, которые не отнесены к исключениям по п.2. Указа Президента №206 и п.4. Указа Президента №239 является спорным, так как в самих Указах Президента нет прямого указания на то, что требования про нерабочие дни с 30.03. по 30.04.2020 не распространяются на работников, работающих дистанционно.
Тем не менее, так как многие организации приняли для себя такое решение о том, что они продолжают работать рекомендую, конечно, попытаться застраховать все потенциальные в дальнейшем риски. Для этого можно издать приказ следующего содержания:
«ПРИКАЗ
На основании Указа Президента РФ №206 от 25.03.2020, №239 от 02.04.2020 в целях обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в период с 30.03. по 30.04.2020 установлены нерабочие дни для ряда организаций.
Руководствуясь системным толкованием данных Указов Президента, а также на основании:
- Разъяснений пресс-секретаря Президента РФ Дмитрия Пескова 27.03.2020,
- Рекомендациями работникам и работодателям Минтруда от 26.03.2020, с дополнением от 27.03.2020,
- Ответами Минтруда на вопросы работодателей и работников от 07.04.2020.
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Приостановить производственную деятельность с 30 марта по 30 апреля 2020 года для всех работников организации, кроме:
- тех, кто работает дистанционно.
Перечень должностей таких работников приведен в Приложении №1. к данному приказу.
-
- работников, которые должны обеспечить сохранность рабочих мест, бесперебойность работы информационных систем, выполнение необходимых административных функций, в том числе в период нерабочих дней и фактически присутствовать на рабочих местах.
Перечень должностей таких работников приведен в Приложении №2. к данному приказу.
- Для работников, для которых даты с 30 марта по 03 апреля будут являться нерабочими днями, сохранить заработную плату, установив следующий порядок ее расчета:
(описать)
- Для работников, для которых установлена удаленная (дистанционная) работа (Приложение №1) произвести оплату за рабочие дни по их графику работы за период с 30 марта по 30 апреля в размере, определенном соглашением о дистанционной работе.
- Для работников (Приложение №2), которые должны обеспечить сохранность рабочих мест, бесперебойность работы информационных систем, выполнение необходимых административных функций, в том числе в период нерабочих дней и фактически присутствовать на рабочих местах, произвести оплату за рабочие дни по их графику работы за период с 30 марта по 30 апреля в размере, определенном трудовым договором и локальными актами компании.
- Для работников, для которых период с 30.03. по 30.04.2020 является нерабочими днями, скорректировать норму производственного календаря на 2020 год согласно Порядка исчисления нормы, установленному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н "Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю" на 16 часов в марте и на 175 часов в апреле 2020 г.
- Для работников, работающих удаленно (дистанционно) (Приложение №1) и для работников, которые должны обеспечить сохранность рабочих мест, бесперебойность работы информационных систем, выполнение необходимых административных функций, в том числе в период нерабочих дней и фактически присутствовать на рабочих местах (Приложение №2) для расчетов по заработной плате применять утвержденный ранее производственный календарь на 2020 год без снижения нормы.
- (прописать организационные вопросы – ознакомление, контроль и т.д. с указанием каким лицам какие вопросы необходимо обеспечить)»
При издании данного приказа мы создаем для себя стратегию защиты, своей позиции и правовое основание для оплаты в одинарном размере труда работников, которые работают удаленно (дистанционно) и продолжают работать для поддержки жизнедеятельности организации.
Вопрос №2. Необходимо ли было при переводе работников на дистанционную работу подписывать письменное соглашение или это можно было сделать на основании приказа (решения) работодателя?
По аналогии с требованиями ст. 312.1 Трудового кодекса РФ «Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе» с работников, для которых устанавливается дистанционная работа уже в процессе трудовой деятельности необходимо заключение дополнительного соглашения к трудовому договору об установлении дистанционной работы.
В связи с тем, что в сегодняшней ситуации многие компании перевели своих работников на дистанционную работу без подписания таких письменных соглашений, рекомендуется в любом случае:
- Документально (в виде приказа) оформить решение работодателя об установлении работникам (каким) дистанционной работы. Довести до сведения работников такой приказ.
- Разработать проект такого соглашения о дистанционной работе и отправить работникам в виде электронного образа (скана документа) с последующим подписанием после выхода на работу.
- Разработать локальный акт об организации дистанционной работы, в которой прописать все необходимые организационные и правовые вопросы, которые необходимо урегулировать для взаимодействия между работников и работодателем и организации процесса управления персоналом, работающим дистанционно, в том числе:
- как будут передавать распоряжения, как работник должен отчитываться,
- как будет учитываться рабочее время,
- что работодатель будет считать дисциплинарным проступком,
- как будет снято условие о дистанционной работе,
- и т.д.
Данный локальный акт, также рекомендуется отправить работнику в виде электронного документа (если у работодателя организован электронный документооборот и\или такой документ может быть подписан усиленной квалифицированной подписью уполномоченного должностного лица).
Вопрос №3. Как сейчас можно с работниками подписывать официальные документы, если электронный документооборот в компании не введен?
Конечно, в сегодняшней ситуации в крайне выигрышном положении оказались компании, у которых дистанционная работа была до кризиса и у которых построена система электронного документооборота.
Если электронный документооборот в компании не введен, сейчас можно с работниками обмениваться электронными образами документов (сканами), с последующим оформлением их уже в принятом в компании порядке, после фактического выхода работников на работу.
Обмен между работником и работодателем электронными образами документов также рекомендуется закрепить в виде официального документа в компании (приказе, локальном акте), который подписать усиленной квалифицированной подписью руководителя организации и отправить работникам в виде официального электронного документа по установленной системе связи (через корпоративную электронную почту, личные кабинеты, приложения и т.д.)
- Комментарии