Как предоставить отпуск работнику без сохранения заработной платы

Случаются в жизни ситуации, которые требуют срочного решения и не могут подождать до отпуска. В этом случае работник может попросить несколько дней за свой счет или же другими словами отпуск без сохранения зп. Трудовой кодекс посвящает только одну статью этому виду отдыха, поэтому у сотрудников кадровых служб возникают вопросы: кому и когда его предоставлять и как правильно оформить. В статье разъясняем основные моменты предоставления отпуска без сохранения заработной платы.

Отпуск за счет работника: основные особенности

Отпуск без сохранения заработной платы, еще называют административным, он же отпуск без содержания или дни за свой счет, или неоплачиваемый отпуск работника. Заработная плата за этот период не начисляется. Если сотрудник ушел в такой отпуск и заболел, то больничный ему не оплатят. Также отдых за свой счет не засчитывается в пенсионный стаж, потому что в это время у сотрудника нет зарплаты, соответственно, пенсионные отчисления тоже не идут. Если работник только устроился в компанию, проходит испытательный срок, то отпуск за свой счет можно оформить. Однако в этом случае период отдыха не засчитывается, а срок продлевается на это количество дней.

Есть и плюсы в предоставлении отпуска без содержания работнику. Например, за сотрудником остается рабочее место, человека нельзя уволить, кроме случая, когда компания ликвидируется. Отозвать приказом из такого отпуска тоже нельзя, работодатель может попросить выйти на работу, но сотрудник вправе отказаться. Все налоговые льготы за этот период сохраняются, а если у работника появляется ребенок, то на финансовую помощь при рождении это не влияет. 

Если продолжительность отпуска без сохранения заработной платы составляет 14 дней или меньше за весь рабочий год, то такой период включается в стаж работы, исходя из которого рассчитывают основной оплачиваемый отпуск. То, что идет сверх этого количества — нет. При этом рабочий год удлиняется на эти дни (ст. 121 ТК РФ).

Что учесть при составлении графика отпусков, и какие периоды обязательно в него включить, узнаете из статьи.

Если необходимо будет в течение года внести изменения в график, то правильно это сделать поможет статья.

Кому предоставить отпуск без сохранения заработной платы, и на какой срок

Дни без содержания можно попросить по уважительной причине или семейным обстоятельствам, или даже ничего не указывать в заявлении. В законодательстве не говорится, что должно служить поводом для такого отпуска, все решается по договоренности между руководителем и работником. Если начальник сочтет обстоятельства незначительными, то может и не отпустить сотрудника.

Есть категории работающих граждан, которым работодатели не вправе отказать, если те напишут заявление на отпуск за свой счет (ст. 128 ТК РФ):

• Участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году.
• Работающим пенсионерам по старости – до 14 календарных дней в году. 
• Родителям и супругам, чьи дети или супруги проходили военную службу, работали в госучреждениях и погибли при исполнении служебных обязанностей – до 14 календарных дней в году.
• Работающим людям с инвалидностью – до 60 календарных дней в году.
• Другим работникам в случаях рождение ребенка, регистрация брака, смерти близкого родственника – до 5 календарных на каждое событие. Это означает, что, если сотрудник вступает в брак и следом умирает его близкий родственник, то он вправе взять по пять дней в каждом случае.

С близкими родственниками не все так однозначно, кто подходит под это понятие, закон точно не определяет. В Семейном Кодексе РФ в ст. 14 близкими родственниками считаются родители, дети, бабушки и дедушки, братья и сестры. В некоторых других нормативных актах, например, в законе о наследстве, дяди и тети, племянники и племянницы тоже значатся как близкие родственники. Трудовой Кодекс пояснений не дает, поэтому, если у сотрудника умерла тетя, то отпустить его или нет, решает работодатель. А вот на похороны дедушки не предоставить отпуск работнику без сохранения заработной платы уже не получится. 

Кроме перечисленных есть еще несколько случаев, в которых работодатель обязан предоставить отпуск без содержания. Например, если кто-то из сотрудников поступает в высшее учебное заведение или, уже обучаясь, проходит итоговую аттестацию — до 15 календарных дней. Если работник получает среднее профессиональное образование, то 10 календарных дней (ст. 174 ТК РФ). 

Работники, у которых два ребенка и больше до 14 лет, отцы или матери-одиночки с детьми до 14 лет, сотрудники, у которых дети-инвалиды до 18 лет тоже имеют право на административный отпуск до двух недель в году, но только в случае, если эти условия оговорены в коллективном договоре (ст. 263 ТК РФ).

Иногда дополнительные дни отдыха без оплаты просят предоставить совместители. Они уходят в обычный оплачиваемый отпуск сразу на двух работах. Если такой отпуск на работе по совместительству короче, чем по основному месту работы, то сотрудник может попросить недостающие дни за свой счет (ст. 286 ТК РФ).

Помимо Трудового Кодекса есть федеральные законы, которые регулируют другие случаи, когда работники могут взять дни без оплаты и работодатель не вправе отказать. Они представлены в таблице по ссылке.

Как оформить неоплачиваемый отпуск работника

Оформление неоплачиваемого отпуска ничем не отличается от оформления оплачиваемого. 

• Нужно получить заявление сотрудника (скачать образец). 
• Поставить резолюцию начальства, если дни просит работник не льготной категории.
• Издать и подписать приказ на отпуск без сохранения заработной платы 
• Ознакомить с ним сотрудника
• Внести отметку в личную карточку.

В заявлении нужно указать срок отпуска без сохранения заработной платы, дату начала и окончания, и по возможности причину.

Отпуск без сохранения заработной платы в табеле маркируется либо цифровым, либо буквенным кодом.

Можно ли отправить работника в отпуск без содержания, если тот не хочет

Предоставить отпуск за свой счет можно только по заявлению работника, от него должна исходить эта инициатива. Если сотрудник не согласен, работодатель не может по своей инициативе отправить его в отпуск без сохранения зарплаты.

Если в компании снизились объемы производства, перебои в поставках или еще какие-то причины, по которым возник простой, то отправлять сотрудников в отпуск без содержания незаконно. Штраф на должностное лицо — до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — до 20 тысяч рублей. На компанию — до 50 тысяч рублей, за повторное — до 70 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).