Если работник не приносит заявление по трудовой книжке, что с ним делать?
Срок, когда работники должны были определиться с видом трудовой книжки давно прошел. Но есть сотрудники, которые делают вид, что их никак не касается это требование и приносить заявление о ведении трудовой книжки не собираются.
Кадровики никак не могут отчитаться в ПФР о выборе трудовых книжек. А ПФР, в свою очередь, сообщает обо всех странностях в предоставлении им неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в ГИТ, а это может обернуться и проверкой, и штрафом.
Минтруд в письме от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202 разрешает прибегать к дисциплинарке, если нет заявления на ведение трудовой, однако, не все так однозначно.
Как передавать персональные данные работников третьим лицам, включая надзорные ведомства, об ответственности оператора ПД и последних изменениях в №152-ФЗ узнайте на нашем обновленном дистанционном курсе. |
Заявления о переходе на ЭТК — история вопроса
Важно! До 31.12.2020 года работники должны были определиться с видом трудовой — оставить бумажную или предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде и написать соответствующее заявление. |
В ТК дан перечень тех ситуаций, когда работник может принести такое заявление после этого срока:
- если он был на больничном;
- в отпуске;
- отстранен от работы по причинам, указанным в ТК.
Также такое право имеют работники, имеющие стаж работы, но на период подачи заявления нигде не трудоустроенные. Эти правила перечислены в ч. 6 ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019.
Напоминаем Бумажные трудовые книжки не заводят тем, кто в первый раз устраивается на работу в 2021 году. |
Что должен был сделать работодатель при переходе на ЭТК
На основании ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019 в 2020 году работодатель должен предпринять следующие действия:
- принять или изменить локальные акты, вписав в них порядок проведения перехода на ЭТК, ознакомить работников под роспись с этими изменениями;
- внести изменения в коллективные договоры;
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в системе обязательного пенсионного страхования.
В письме Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150 перечислены обязанности работодателя по оповещению работников об изменениях в ведении трудовых книжек, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде:
- в письменной форме уведомить каждого сотрудника о предстоящих изменениях;
- оповестить работников о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде путем подачи заявление на электронную трудовую.
Важно! Срок, в который сотрудники должны были принести заявления, — до 31 декабря 2020 года включительно. Из-за пандемии разрешили уведомления рассылать по электронной почте (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887), это также надо было закрепить в соответствующем ЛНА. |
Можно ли наказать тех, кто до сих пор не принес заявления по трудовой книжке
Минтруд говорит — да, можно, в письме от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202. Ведомство расценивает отсутствие заявления на электронную трудовую как ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей на основании ч.1 ст. 22, статьи 192 ТК РФ.
Параллельно с этим, Роструд на портале Онлайнинспекция.рф считает, что ничего не мешает работникам подать данное заявление и после этого срока. При этом работодатель должен продолжать вести бумажную трудовую книжку — ст. 66 ТК.
Срок, когда работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности — не позднее месяца со дня обнаружения нарушения, ст. 193 ТК. Давайте немного посчитаем:
- работники должны были принести заявления до 31.01.2020, то есть срок, в который можно осуществить взыскание — до 31 января 2021;
- письмо от № 14-2/ООГ-1202, разрешающее применение дисциплинарки, датировано 12 февраля.
Таким образом, если вы решите применить взыскание, вы нарушите сроки и можете получить штраф, если инспектор это обнаружит. Работник, в свою очередь будет иметь право судебного возмещения вреда.
Что делать кадровику, если работник не выбрал между бумажной и электронной трудовой
Мы составили для вас примерное пошаговое руководство, что делать отделу кадров, если работники отказываются предоставлять заявление о форме трудовой книжки.
- Проверьте свои локальные нормативные акты на предмет наличия описания действий работников и работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.
- Удостоверьтесь, что все сотрудники ознакомлены с порядком перехода на ЭТК под роспись.
- Следующим шагом выясните, все ли сотрудники получили уведомления о необходимости написания заявления по выбору формы трудовой книжки, проверьте электронную рассылку.
Совет Если вы рассылали электронные сообщения, это надо было также внести в ЛНА. |
- Если вы обнаружили сотрудников, которым не рассылали уведомление, сделайте это сейчас.
- Подготовьте повторную рассылку уведомлений тем, кто получил первый экземпляр, но заявление не принес. Если уведомление было в бумажной форме, пусть работник распишется на вашем экземпляре, если электронное — можно завести журнал уведомлений и росписей работников в их получении.
Скачать примерную форму повторного уведомления работника
Совет
В повторном уведомление пропишите сроки и ответственность за непредставление заявления — скорее всего, это будет замечание. |
Если работник не отреагирует и на это уведомление, вы вправе действовать по ст. 193 ТК:
- составить акт о непредоставлении заявления;
- запросить объяснения о причинах отсутствия требуемого заявления;
- если объяснения не будет в течении 2 дней или причины будут неуважительные, применяйте дисциплинарное взыскание.
Если подобный путь кажется вам слишком длинным, воспользуйтесь советом Роструда и просто продолжайте вести для этого работника бумажную трудовую книжку, но помните, что данные разъяснения не являются правовыми актами, а носят рекомендательный характер. Параллельно сведения о его трудовой деятельности можно дублировать в электронном виде.
Кроме того, на основании Письма ПФР от 26.02.2021 № С-4583-08/7697 вы вправе не принимать у работников заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки после 01.01.2021, если они их не подавали в установленный срок без уважительной причины.
О сложных вопросах применения дисциплинарных взысканий вы узнаете на вебинаре 15 июня. |
- Комментарии