Вопрос. В компании ввели электронное взаимодействие с сотрудниками. Заявления, уведомления и приказ на отпуск подписываем с дистанционными и офисными работниками с помощью простой электронной подписи. Законно ли подписывать ПЭП эти документы?
Рекомендация эксперта ИПК. Подписывать заявления на отпуск, уведомления об отпуске, приказ на отпуск ПЭП возможно, если соблюдать определенные условия. Подробнее – ниже.
Закон допускает подписывать заявления на отпуск, уведомления об отпуске, приказ на отпуск ПЭП в рамках электронного взаимодействия. В этом случае нет требований к подписанию документов, их самостоятельно устанавливают стороны взаимодействия. Однако подписать вышеуказанные документы простой электронной подписью возможно только при соблюдении таких условий:
-
возможность установить, кто конкретно поставил подпись (например, ввод логина, пароля);
-
произведено действие, которое подтверждает волю подписавшего (например, производится дополнительное действие);
-
наличие соглашения об использовании ПЭП, которое предусматривает порядок проверки электронной подписи.
Для дистанционных работников в Трудовом кодексе прописали перечень документов, при подписании которых в электронной форме используется усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная подписи. Среди них:
-
трудовой договор и допсоглашения к нему;
-
договор о материальной ответственности;
-
ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В иных случаях можно подписывать документы другими видами электронной подписи. Для этого в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре достаточно прописать вид такой подписи или иной порядок взаимодействия.
|
Рекомендации:
1. Разделить документы на группы:
2. Заключить соглашение об использовании ПЭП.
|
|
Образец приказа о переходе ЭДО
Сравнительная таблица операторов ЭДО (на 2023 год) |
