Вопрос. Обнаружилось, что не достает нашего экземпляра трудового договора с сотрудником. У работника оригинал своего договора на руках. Как правомерно восстановить экземпляр трудового договора (сделать дубликат)? Какие могут быть риски у работодателя?
Рекомендация эксперты ИПК. В первую очередь рекомендуем составить акт об утрате трудового договора, провести расследование и установить виновных.
В акте отразить:
-
кто обнаружил утрату;
-
данные свидетелей, подтверждающих этот факт;
-
наименование утраченных документов;
-
обстоятельства обнаружения;
-
объяснение лица, ответственного за хранение документов.
Далее ставятся подписи всех указанных лиц.
Самый оптимальный вариант восстановления утраченного экземпляра договора – сделать копию с экземпляра сотрудника. Для этого необходимо попросить работника предоставить его экземпляр договора. На копии сделать заверительную надпись.
|
Пример заверительной надписи на копии трудового договора
Верно
Должность уполномоченного лица Подпись И.О. Фамилия
Дата
|
В этом случае возникает риск, что сотрудник откажется предоставлять свой экземпляр договора.
Другой вариант – изготовить дубликат на основании экземпляра сотрудника. Для этого рекомендуем попросить работника предоставить его экземпляр. На изготовленном дубликате обязательно указать слово «Дубликат», подписать изготовленный договор сторонами.
Дубликат издают текущей датой, поэтому подписывает его со стороны работодателя действующее сейчас уполномоченное лицо (как правило, единоличный исполнительный орган). То есть датой заключения будет текущая дата, а датой приема на работу – фактическая дата начала трудовой деятельности.
Если сотрудник отказывается представлять свой экземпляр, то возможно воспользоваться электронной базой договоров, если она ведется. В этом случае договор с пометкой «Дубликат» распечатывают и подписывают в том же порядке, что и в предыдущем случае.
И в этом случае сотрудник вправе отказаться от подписания договора. Если такое произойдет, рекомендуем комиссионно зафиксировать факт отказа от подписи и составить соответствующий акт.
При отсутствии электронной базы с сотрудником можно заключить трудовой договор в новой редакции текущей датой. Отдельным пунктом целесообразно указать дату приема сотрудника на работу, а также включить в текст нового трудового договора условие о том, что он заключен и подписан взамен утраченного. Договор создается в двух экземплярах и подписывается сторонами.
Риски:
-
при отсутствии экземпляра трудового договора работодателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение архивного законодательства, так как срок хранения трудового договора составляет 50 лет;
-
возможен риск, что сотрудник заявит, что не получал свой экземпляр трудового договора.
|
Бланк типового трудового договора
Памятка «Обязательные основные условия трудового договора» |
|
Читайте на сайте статьи по теме
|
