Как правильно продублировать документ ЭДО на бумажный носитель
Вопрос. Мы перешли на КЭДО, но опасаемся, что из-за технических сбоев может не сохраниться информация. Можем ли мы дублировать электронные документы на бумажный носитель и как это сделать, чтобы документы были легитимные?
Рекомендация эксперта ИПК. Предлагаем два варианта, как можно перевести в легитимную бумажную форму документ ЭДО.
Вариант 1. Распечатать электронный документ с меткой ЭЦП и заверить его подписью уполномоченного лица как «копия».
Важно понимать, что это будет не оригинал трудового договора, а его легитимная копия. Тем не менее, ее можно будет при необходимости предъявлять в суд или государственные органы.
Вариант 2. Оформить бумажный дубликат документа.
Для этого нужно тот же текст, что был в электронном виде (без электронных подписей), распечатать с обозначением ДУБЛИКАТ и подписать оригинальными собственноручными подписями со стороны работника и уполномоченного представителя работодателя. Даты подписания документа указывают текущие. Но в самом тексте документа указаны даты, которые были отражены в первоначальном документе.
Для уволенных работников второй вариант применить нельзя, так же, как и для работников, которые откажутся от подписания документа. В этих случаях возможно только бумажное сохранение копии электронного документа (вариант 1).
Какие есть риски, если документы не будет подписаны еще раз в бумажном формате. Риски возникнут, если по каким-то причинам работодатель не сможет сохранить в течение установленных сроков хранения электронные документы, например, трудовой договор 50 лет. Если такая сохранность документов будет обеспечена, в том числе при смене информационной системы, то рисков нет.
Оцените риски утраты электронных документов и обеспечения их сохранности и идентификации подписантов в течение архивных сроков хранения. Если таких рисков нет, никаких дополнительных действий предпринимать не нужно.
- Комментарии