Что делать, если трудовой договор подписали на черновике
Вопрос. Сотрудница по кадровому делопроизводству проводила аудит кадровых документов. Она обнаружила, что один трудовой договор напечатан и подписан на черновике. Это нарушение?
Рекомендации эксперта ИПК. Это не является нарушением, если правила делопроизводства компании не предусматривают печать исключительно на «чистовиках». Если же правила это устанавливают, тогда печать и подписание на черновике будет несоблюдением требований ЛНА.
Можно ли «погасить» черновик. Оригиналы таких документов могут затребовать, например, госорганы при проверке. А также – суд при рассмотрении судебного спора.
Во избежание недоразумений информацию на оборотной стороне листа необходимо «погасить» (аннулировать). Например, перечеркнуть ее и проставить визу «Недействительно» уполномоченного лица (дата, подпись, расшифровка). Соответствующие решения зафиксируйте приказом руководителя компании.
Между тем, физическое гашение черновика хоть и лишает содержащуюся в нем информацию значимости, но не исключает ее использование в качестве письменного доказательства в судопроизводстве (гражданском, арбитражном, административном и уголовном). Кроме того, сведения из черновиков могут повлечь нарушение соглашений о конфиденциальности и утечку персональных данных.
Рекомендуем, по возможности, оформить трудовой договор в двух экземплярах на «чистовиках» и переподписать его с работником. Предварительно изымите экземпляр его первоначального трудового договора и уничтожьте оба договора на «черновиках». Обязательно составьте акт об уничтожении экземпляров таких трудовых договоров.
|
Памятка «Обязательные основные условия трудового договора» |
|
Читайте на сайте статьи по теме
Как прописать место работы в трудовом договоре
Когда проводить ознакомление работника с локальным актом
|
- Комментарии