Расчетный листок: выдавать или нет сотрудникам

Каждый раз вместе с зарплатой сотрудникам приходит расчетный листок. Некоторые руководители считают, что это пустая трата бумаги и времени и можно обойтись без него. Нужно ли вообще выдавать этот документ, если да, то что в нем должно содержаться, всем ли сотрудникам выдавать и когда, и что будет, если не выдать, обо всем об этом поговорим в статье.

Бланк расчетного листка Образец заявления на выдачу расчетного листка Образец приказа о форме расчетного листка

Расчетный листок по заработной плате. Общие понятия

Согласно статье 136 ТК РФ компания при выплате зарплаты должна проинформировать работника о том, из каких частей состоит его вознаграждении за труд, что начислили дополнительно, какую сумму удержали и сколько дадут на руки. Для этого служит расчетный листок по зарплате. Поэтому на вопрос выдавать или нет, ответ однозначный — да. 

Работники должны получить расчетный листок независимо от того, как им выплачивают зарплату: наличкой в кассе или перечислением на карту (письмо Минтруда от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459). 

Кто в организации будет составлять и выдавать расчетные листы, в Трудовом кодексе не говорится. Работодатель сам назначает ответственных лиц. На практике часто применяют комбинированный вариант: составляет документы бухгалтерия, а выдачей расчетного листа по зарплате занимаются кадровая служба или IT, или непосредственный начальник каждого отдела.

Стоит помнить, что информация о зарплате работников — это персональные сведения, их разглашение может повлечь за собой штраф (ст.13.11 КоАП). Поэтому сотрудники, которые будут выдавать расчетные листки, должны подписать документ о неразглашении личных данных. 

Какие новые требования работы с персональными данными предъявляются с этого года узнайте на нашем курсе.

Важно! Расчетный листок выдается только тем, с кем заключили трудовой договор. Если договор ГПХ, то выдавать листок не нужно, потому что на сотрудника не распространяется трудовое законодательство (ст. 11 ТК РФ). Более того, если расчетный листок такому работнику выдадут, то появится риск, что гражданско-правовые отношения переквалифицируют в трудовые.

Что учесть работодателю при заключении договора ГПХ читайте в статье.

Бывают ситуации, когда у человека нет начислений по зарплате, например, он в отпуске за свой счет или болеет. Как быть в этом случае? Согласно Трудовому кодексу работодатель должен информировать работника о его зарплате в момент, когда ее выплачивает. Соответственно, если нет выплат, то и сообщать ничего не нужно. 

Эксперты «Онлайнинспекция.РФ» — информационная система Роструда – наоборот считают, что выдавать нулевой документ нужно. Ведомство отвечает за все, что публикует на этом портале, но специалисты Роструда всего лишь выражают свою точку зрения о применении Трудового кодекса. Все разъяснения на сайте «Онлайнинспекция.РФ» носят рекомендательных характер. Законодательными актами они не являются. Поэтому выдавать пустой расчетный листок по заработной плате или нет, решает работодатель.

Форма расчетного листка

Закон не устанавливает, как должен выглядеть расчетный лист, компания может разработать собственную форму. В большинстве случаев берут вариант из бухгалтерской программы.

Обратите внимание! Если вы печатаете расчетный листок сотрудника из 1С и даже если в учетной политике прописали, что будете использовать формы документов из программы, это не означает, что проверяющие вас не оштрафуют. Форму нужно утвердить отдельным приказом.

Скачать образец приказа можно по ссылке.

Расчетный листок по зарплате должен содержать все составные части вознаграждения за труд: оклад, отпускные, доплаты и премии, оплата трех дней больничного. Лучше выделить каждую часть отдельной строкой. Если начисляется северные коэффициенты, то их тоже указывают отдельно. Листки не обязательно заверять подписью и печатью, но работодатель может включить эти реквизиты в документ по своему желанию.

Расчетный листок образец можно скачать по ссылке.

Все, что не связано с зарплатой, например, пособия за счет ФСС или суточные указывать необязательно. Но если компания хочет известить сотрудника о таких выплатах, то можно. Предварительно в ЛНА нужно это прописать.  

О новых правилах выплаты пособий из ФСС в 2022 году читайте в статье.

Совет. Даже если в компании никогда не задерживают зарплату, в расчетном листке нужно добавить строку для компенсации за задержку. Это следует из статьи 136 ТК РФ. Если такой строки не будет, то инспекторы могут выписать штраф.

Когда выдавать расчетный листок по зарплате

Раньше расчетные листки выдавали один раз в месяц в день выплаты зарплаты. Теперь работники должны их получать при каждой выплате: с авансом и окончательным расчетом за период. 

Роструд ссылается на то, что в Трудовом кодексе нет понятия «аванс», это часть зарплаты за первую половину месяца. Согласно ст. 136 ТК РФ вознаграждение за труд нужно выплачивать каждые полмесяца, при этом работодатель должен информировать сотрудников о составе выплат, соответственно и расчетные листы нужно выдавать вместе с ними. 

Минтруд в своем письме от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375 придерживается немного другой позиции. Когда в компании система оплаты труда повременная с четко установленными окладами, можно выдавать расчетный листок один раз в месяц. Если зарплата зависит от выработки, то документ оформляют при каждой выплате. Также если из аванса что-то удерживают, нужно сообщать работнику об этом. 

В расчетном листке сотрудника значатся не только начисления, но и удержания. С 2023 года изменятся правила по НДФЛ. Согласно закону от 14.07.2022 № 263-ФЗ днем получения зарплаты будет считаться день ее выплаты. НДФЛ будут удерживать с аванса тоже, значит, работодатель должен будет сообщать об удержаниях сотрудникам в расчетном листе. Таким образом, выдача расчетных листков должна проводиться дважды в месяц.

Если сотрудник увольняется, расчетный листок нужно выдать в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

Как выдавать расчетные листки работникам

Выдавать расчетные листки можно на бумаге и в электронном виде (письмо Минтруда №14-1/ООГ-1560). 

Когда компания выдает бумажный вариант, следует вести журнал выдачи расчетных листков, в котором фиксировать сведения о каждом документе. При получении сотрудники должны расписаться в журнале. Если нет росписи и сотрудник утверждает, что не получал листок, можно подтвердить факт показаниями свидетелей (решение Интинского гор.суда Республики Коми от 10.04.18 № 2-166/2018). Если наоборот сотрудник не хочет забирать свой квиточек, то нужно составить акт об отказе. А сам расчетный листок сотрудника можно уничтожить, хранить его закон не обязывает.

Когда в организации выдача расчетных листков электронная, но сотрудник принес заявление с просьбой выдать ему бумажный вариант, отказать нельзя. Работодатель обязан выдавать надлежаще заверенные копии документов о работе, то есть на бумаге, с подписью и печатью, не позже трех рабочих дней по письменному заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Расчетный листок относится к таким документам.

Если используются электронные расчетные листки, то порядок их выдачи нужно закрепить в ЛНА, ознакомить с ним работников под подпись, и взять с каждого согласие на обработку персональных данных. Дополнительно работники должны написать заявление, чтобы им отправляли расчетный листок на электронную почту и указать на какую. Е-mail должен принадлежать сотруднику, высылать расчетные листки на почту третьим лицам нельзя. Подтверждением получения будет считаться уведомление о доставке.

Образец заявления на выдачу расчетного листка на электронную почту скачайте по ссылке.

Совет. Вместо ФИО укажите в расчетном листе табельный номер, этим вы защитите персональные сведения при пересылке и при этом не нарушите закон.

Можно также выкладывать расчетные листки работников на корпоративном сайте в личный кабинет, куда каждый сотрудник заходит со своим логином и паролем. А вот через мессенджеры лучше не отправлять. Официального запрета нет, но Роструд придерживается этой позиции.

Что будет, если не выдать расчетный листок

За невыдачу расчетного листка по зарплате компании грозит административная ответственность. Штраф за невыдачу расчетных листков составит:

• для организации за первичное нарушение от 30 000 до 50 000 тыс.руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП. За повторное — 70 000 руб (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

• для должностного лица за первичное нарушение от 1 000 до 5 000 тыс.руб., повторное 20 000 руб.

Компании малого и среднего бизнеса на первый раз могут получить предупреждение. При повторном нарушении тоже есть альтернатива штрафу, но для директора — дисквалификация на срок до трех лет.