Коды в табеле учета рабочего времени: как не запутаться
Без табеля учета рабочего времени в кадровом делопроизводстве не обойтись. Он позволяет решать сразу несколько задач: поможет рассчитать зарплату сотрудника по факту отработанного времени, покажет при проверке ГИТ или в судебном споре, кто прав – работодатель или сотрудник. Но для того, чтобы вести табель грамотно, необходимо знать, какой код выбрать в той или иной рабочей ситуации. Разбираемся в этой статье, для чего нужны условные обозначения в табеле учета рабочего времени и какие нюансы нужно знать,чтобы не допустить ошибок при его заполнении.
|
Бланк формы Т-12 с кодами Памятка «Нестандартные коды для табеля учета рабочего времени» |
Для чего нужны условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Коды – это стандартизированные (а иногда принятые только в конкретной организации) условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Они нужны, чтобы фиксировать различные события, связанные с работой сотрудников: отпуска, больничные, дневные и ночные смены. Это особенно важно для точного расчета зарплаты и отпускных, стажа, определения надбавок, формирования отчетности по статистическим данным.
В общем смысле, сложностей в обращении с табелем всего две:
- Выбрать свой метод заполнения табеля или научиться читать кодировку, уже принятую в организации;
- Понять, какие коды использовать в нестандартных рабочих ситуациях: когда надо зафиксировать день, отданный под диспансеризацию, время, когда сотрудник находится на военной службе, но не уволен, и разорвать трудовой договор с ним тоже нельзя и т.п.
Свои коды для табеля можно утвердить любым из этих вариантов:
- в Положении об оплате труда;
- ЛНА по ведению табеля;
- отдельном приказе.
Не забудьте после утверждения кодов ознакомить с ними всех, кто ведет табель, для единообразия в учете рабочего времени.
|
Обратите внимание! С 2013 года унифицированные (стандартные) формы первичной документации больше не обязательны, в том числе, и табель. Коды в табеле учета рабочего времени для обозначения ситуаций каждая компания теперь вправе выбрать и утвердить для внутреннего пользования самостоятельно. Однако многие продолжают использовать табели учета по формам Т-12 или Т-13 со своими дополнениями и наработками. Это удобно, потому что коды, принятые в этих формах, понятны большинству кадровиков и бухгалтеров и не требуют дополнительной дешифровки на случай трудового спора в суде или визита инспекторов ГИТ. |
Расшифровка кодов в табеле учета рабочего времени
В варианте кодировки от Госкомстата РФ всего 36 буквенных и числовых условных обозначения. Есть еще и дополнительные коды, которые приходится придумывать и фиксировать в ЛНА кадровикам для применения в исключительных, нестандартных случаях.
Наиболее часто употребляются коды, связанные с явкой («Я» или 01 при дневной смене и «Н» (02) при ночной) и с отсутствием сотрудников. Список последних гораздо шире.
Примеры кодов неявок, используемых в табеле учета рабочего времени:
- «В» (26) выходные/нерабочие дни,
- «ОВ» (27) дополнительные выходные,
- «НВ» (28) дополнительные выходные без сохранения з/п,
- «НН» (30) неявка при невыясненных условиях,
- «НП» (32) простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя,
- «ВП» (33) простой из-за работника,
- «ПР» (24) прогул, не связанный с уважительными причинами,
- «НО» (34) отстранение сотрудника от работы (с сохранением з/п),
- «НП» (35) отстранение от труда без сохранения оплаты.
Коды отпуска в табеле учета рабочего времени:
- «ОТ» (09) основной, ежегодный отпуск,
- «ОД» (10) дополнительный отпуск, оплачиваемый,
- «ДБ» (18) дополнительный отпуск, неоплачиваемый,
- «Р» (14) отпуск при беременности и усыновлении ребенка,
- «ОЖ» (15) время отпуска по уходу за детьми до 3 лет,
- «У» (11) дополнительный, учебный отпуск (с сохранением з/п).
Коды, связанные с явкой и особыми условиями работы:
- «РВ» (03) работа в выходные и праздники,
- «С» (04) сверхурочная занятость,
- «К» (06) время, проведенное в командировке,
- «ВМ» (05) время, проведенное на вахте,
- «ПК» (07) время, затраченное на повышение квалификации (в том же населенном пункте),
- «ПМ» (08) повышение квалификации в другом городе или населенном пункте.
Унифицированные формы табеля учета были утверждены 20 лет назад. Приведенные в нем коды не отражают многие ситуации, с которыми сейчас сталкиваются работодатели.
Эксперты экосистемы «Кадровый обзор» от ИПК подготовили для вас шпаргалку с напоминанием, какие коды учета рабочего времени можно применять в разных кадровых ситуациях. Скачать ее можно здесь.
Как не допустить ошибок при простановке кодов в табеле учета рабочего времени
При заполнении табеля учета рабочего времени часто возникают ошибки, которые могут привести к неправильному начислению выплат или у нежелательным трудовым спорам. Это может быть:
1. Неправильное обозначение выходных и праздничных дней. Выходные считают частью основного отпуска. Если праздничный день совпадает с отпускными, его следует обозначать кодом «В» (выходной), а не проставлять обычный код отпускного дня «ОТ».
2. Некорректное указание причин неявки. Важно точно указывать причины отсутствия, чтобы избежать путаницы, неправильных начислений. Например: сотрудник отправлен в поездку с целью повышения квалификации («ПМ»), а ему ставят кодировку как за командировку («К»), основываясь на логике, что тот все равно поедет в другой город.
3. Неправильное использование кодов в табеле учета рабочего времени. Например:
- каждый тип отпуска имеет свой код («ОТ» для основного отпуска, «ОД» для дополнительного), и их смешивание может привести как к ошибкам в бухгалтерском учете, так и штрафам при незапланированных проверках;
- использование кода «УД» для фиксации занятости сотрудника на удаленке: этот буквенный код в табеле учета рабочего времени в традиционной кодировке (по Госкомстату) означает ученический отпуск без содержания;
- игнорирование кода выхода на больничный в период отпуска или учебы: выходные входят в состав отпуска, а дни, проведенные на больничном, — нет. Если в отпуске сотрудник заболел, до дня отсчета больничного нужно ставить «ОТ» (или «У» в период учебы), а сами дни болезни помечать обозначением «Б».
Остались вопросы по заполнению табеля? Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0 поможет разобраться не только в кодировке, но и сэкономит время на ведении другой обязательной документации. Вместе с лекциями вы получите не только пошаговые инструкции, но и самые необходимые шаблоны.
Познакомиться с содержанием курса и узнать, как приобрести его еще более выгодно, можно по этой ссылке.
- Комментарии