Прием сотрудника на работу: правила изменились

За последние годы в кадровом деле появились новые правила, и прием работника на работу стал иным. Компании активно внедряют кадровый электронный документооборот. Многие документы согласовывают удаленно. Теперь не у каждого сотрудника есть бумажная трудовая книжка. А кадровик больше не обязан заполнять личную карточку и знакомить сотрудника с ее записями. Требование издавать приказ о приеме на работу отменили. Достаточно просто подписать договор на прием работника в компанию.

Образец разъяснения, почему компания не выдает копии приказа о приеме Чек-лист документов от работника для приема на работу

Что изменилось в кадровом деле

С 2020 года сотрудникам ведут электронную трудовую книжку (Постановление ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п). До 2021 года работники должны были решить – оставить бумажный вариант или выбрать только электронный (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, далее – Закон № 439-ФЗ). В итоге, к 2022 году далеко не у всех осталась действующая бумажная книжка.

Цифровизация привела к тому, что бумажный документооборот стали упрощать. Поэтому с 1 сентября 2021 года отменили обязательное ведение формы Т-2 (либо ее аналога по ГОСТ Р 7.0.97-2016 – приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н). Следом, с 22 ноября 2021 года прием нового сотрудника больше не утверждают приказом руководителя компании (ст. 68 ТК РФ).

В связи с этим порядок приема работников сокращен (ст. 65, 66.1, 68 ТК РФ):

• получить документы (включая бумажную трудовую либо форму СТД-Р);
• ознакомить будущего сотрудника под роспись с коллективным договором и локальными актами (ПВТР, Положениями: об охране труда, о персональных данных, об оплате труда и др. – ст. 8, 22, 86, 134, 135, 212 ТК РФ);
• подписать с ним трудовой договор;
• внести запись в бумажную трудовую книжку, а также направить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД (если книжка только электронная – только отчет).

Если в компании внедрили электронный документооборот (далее – ЭДО), кадровые действия можно совершать в электронном виде. К примеру, принимать почти все документы от работника, знакомить его с актами компании, заключать трудовой договор (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение – документы с «живыми» подписями: например, бумажная трудовая книжка и акты о несчастном случае на производстве; документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Совет. Если вам удобно или необходимо, продолжайте издавать приказ о приеме на работу и вести личную карточку. В том числе, в упрощенном порядке. Эти документы не запрещены – они просто стали необязательны. В частности, вы можете вносить записи в личную карточку, но знакомить с ними сотрудников под роспись уже не должны.

Важно! В качестве примера вы вправе разработать для сотрудника отказ либо согласие на сверхурочную работу – образец. Но заполнять этот документ льготник должен собственноручно, поскольку в нем он выражается свое волеизъявление.

Прием работника – документы

Прием нового сотрудника начинается с подачи документов (ст. 65 ТК РФ). Среди основных:

• документ, удостоверяющий личность (например, паспорт, свидетельство о рождении; справка, выданная на период оформления нового паспорта);
• документ о трудовой деятельности – трудовая книжка (если сотрудник выбрал бумажный вариант) или выписка по форме СТД-Р, когда трудовая – только электронная (Приказ Минтруда России от 20 января 2020 г. № 23н);
• СНИЛС – подтверждает регистрацию граждан в системе обязательного пенсионного страхования (может не быть, если трудоустраивается впервые).

Полный список документов, которые необходимо запросить у сотрудников, скачайте здесь.

Документы работнику при приеме на работу нужно предоставлять только из перечня, указанного в законе (ст. 65 ТК РФ).

Обратите внимание! В коммерческой организации заявление на прием работника по закону и ранее не требовалось. Условия трудового договора, в том числе срок испытания работника при приеме на работу, определяются по прежним правилам (ст. 57 и 70 ТК РФ)

Как заполнять трудовую книжку без приказа на работу

Кадровик проводит прием сотрудника: документы – в наличии, с актами компании под роспись – ознакомили, трудовой договор – заключили, право не издавать приказ о приеме на работу и не заводить личную карточку – учли. Но возникают практические вопросы. В частности, что указывать в качестве основания к записи в бумажной трудовой книжке, а также – в отчете по форме ЕФС-1. Изначально в трудовой прописывали реквизиты приказа о приеме на работу, который теперь многие компании не издают.

При заполнении раздела «сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС-1 качестве основания к записи о приеме на работу указывают приказ и его реквизиты либо иной документ, по которому сотрудник принят в компанию. При заполнении бумажного варианта трудовой книжки ситуация аналогична  (п. 10 раздела III Приложения № 2 Приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н). В нашем случае – трудовой договор, его дату и номер (ст. 68 ТК РФ).

Подробнее, как заполнять новый отчет ЕФС-1, читайте в статье.

Как предоставлять копии приказа и личной карточки

При увольнении сотрудника и по его запросу компания должна предоставить копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). В этом перечне по-прежнему указан приказ о приеме на работу, а его открытый список подразумевает и личную карточку сотрудника (ст. 62 ТК РФ). На первый взгляд, в тексте статьи противоречие – как можно предоставить копии документов, оригиналов которых нет? Однако по факту это не так.

Как мы установили, приказ о приеме на работу и личная карточка – необязательные кадровые документы лишь с осени 2021 года. Ранее компания издавала и вела их в обязательном порядке. У большинства работников они есть. Их никто не уничтожил. Сроки хранения этих документов – 50–75 лет (п. 434 и 444 ч. 8.1. гл. 8 раздела II Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236). Поэтому нет никакого противоречия в том, чтобы выдать сотруднику их копии.

Если же работник принят, когда документы перестали быть обязательны и в компании их нет физически, то и копии выдать невозможно. Разъясните это работнику, в том числе в произвольной письменной форме.

Образец разъяснения мы для вас подготовили.

Уточнить актуальные сроки хранения кадровых документов вам поможет статья на нашем сайте.

Обратите внимание! Копии документов о работе выдаются не позднее трех рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления об этом (ч. 1 ст. 62 ТК РФ)