При возникновении проблем или сбоев в рабочем процессе руководство может затребовать объяснительную. От того, насколько обоснованными и грамотными будут объяснения, зависит, будет ли работник привлечен к дисциплинарной ответственности. Как правильно написать объяснительную на работе — читайте в этой статье.
Содержание
|
Скачайте образцы документов для работы: |
|
Бланк акта о непредоставлении письменного объяснения |
|
Образец объяснительной об опоздании на работу |
|
Образец объяснительной об отсутствии на рабочем месте |
|
Образец объяснительной об ошибках в работе |
Причины объяснительных на работе
Объяснительная записка — важный элемент в процедуре применения дисциплинарных взысканий. Работодатель обязан запросить письменное объяснение у сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину, прежде чем назначить наказание (ст. 193 ТК РФ).
Как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании читайте в нашем материале.
Обратите внимание! Объяснительная записка, в отличие от служебной и докладной, не пишется по собственной инициативе, а только после письменного распоряжения начальника. |
Не всегда запрос объяснений связан с приказом о дисциплинарном взыскании. Иногда руководитель просто хочет выяснить, почему произошла та или иная ситуация. При наличии уважительных причин и небольшом проступке наказания не последует. В противном случае его можно будет оспорить в суде как необоснованное.
Таким образом, документ понадобится составить в тех случаях, когда сотрудник организации должен объяснить причины своего действия или происшествия на работе, в котором он был непосредственным участником. Важно, что этот факт или событие обязательно несет негативный характер (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.).
Бланк акта о непредоставлении объяснительной на работе — скачать здесь
Важно! Иногда работники считают, что объяснительная записка означает признание своей вины. Поэтому они могут игнорировать ее написание, надеясь таким образом избежать наказания. На самом деле отказ от написания записки как раз лишает возможности оправдаться или прояснить ситуацию и никак не мешает работодателю применить дисциплинарное взыскание. В таких случаях отделу кадров достаточно составить соответствующий акт (ч. 2 ст. 193 ТК РФ). |
Виды объяснительных записок
В законодательстве нет утвержденного перечня типов объяснительных. По своему содержанию их можно условно разделить на два вида:
- Оправдания в связи с нарушениями правил организации и трудовой дисциплины. Например, объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте, о срыве сроков для отчета.
- Пояснения при расследовании обстоятельств, в которых составитель записки участвовал как свидетель. Например, если спорная ситуация касается нескольких сотрудников и руководитель пытается выяснить, кто был инициатором.
Читайте в нашей статье о правилах составления и хранения докладной записки.
Обратите внимание! Объяснительная записка наряду с докладной и служебной — внутренний документ компании, который обязательно нужно регистрировать в журнале учета входящей корреспонденции (Рекомендации Росархива по ведению делопроизводства в организации от 31.12.2003 года). Все документы о нарушении внутреннего распорядка хранят 1 год, дисциплины труда — 3 года (пп. 382, 383 Перечня типовых архивных документов). |
Наиболее распространены в служебной практике объяснительные за опоздание на работу или прогул. Чтобы не понести наказание в таких случаях важно доказать, что у проступка были уважительные причины. Лучше всего прикрепить к записке документы, подтверждающие непреодолимые обстоятельства: справку о ДТП, больничный лист или даже распечатка прогноза погоды, если причиной опоздания стал природный катаклизм.
Пример объяснительной записки о прогуле можно скачать здесь
Иногда документ может понадобиться для отмены приказа или перерасчета в бухгалтерии. Так, если работника отправили на семинар, но принимающая сторона отменила мероприятие, обоснованием расходов на проезд или гостиницу станет объяснительная записка. На ее основе руководитель составляет приказ об учете затрат как понесенных по уважительной причине.
Объяснительная на работе: как правильно составить
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит форму только для одного вида объяснительной — о нарушении трудовой дисциплины (0286091), так как она является неотъемлемой частью оформления приказа о дисциплинарном наказании. В целом строгих требований по составлению документа нет. Главное, чтобы он был составлен по форме, типовой для организации.
Как написать объяснительную записку:
- В шапке документа укажите адресата и название организации, а также свою должность и ФИО. Адресат — лицо, которое потребовало объяснения. Имейте в виду, что запрашивать объяснительную может только непосредственный начальник работника или глава компании. Кому подчиняется работник, можно узнать из должностной инструкции или организационной структуры организации.
- В заголовке документа напишите «Объяснительная записка» с большой буквы или полностью заглавными буквами.
- В первой части текста кратко опишите ситуацию, которая послужила причиной для составления записки.
- Во втором абзаце приведите убедительные аргументы, которые могут оправдать ваши действия. Если уважительной причины для проступка нет, лучше не придумывать факты, которые не удастся доказать. В таком случае уместна формулировка “по личным обстоятельствам” или признание своей вины.
- Пишите кратко и четко, в официально-деловом стиле без лишних эмоций. Помните, что выводы и рекомендации по решению проблемы в объяснительной записке на работу неуместны.
- Если у вас есть документы, которые подтверждают уважительные причины для нарушения, приложите их к объяснительной.
- В конце документа поставьте подпись с расшифровкой и дату его составления. Необходимо, чтобы дата была в рамках обозначенного законом срока.
Важно! На написание объяснительной дается два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если работник в это время болеет или находится в отпуске, дни продлевают до его выхода на работу. До истечения этого срока нельзя запускать процесс дисциплинарного взыскания или составлять акт об отказе. |
Закон не регулирует форму составления записки: ее можно писать от руки или в печатном варианте. Но, исходя из судебной практики, рекомендуем запрашивать собственноручные объяснения. Это исключит подозрения в подмене документа.
Как правильно оформлять кадровые процедуры, какие ошибки чаще всего встречаются в документах — узнаете из новейшего курса по кадровому делопроизводству.
|