За ошибки в трудовых договорах компания может заплатить штраф от 50 000 до 100 000 рублей по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. А неправильно оформленные документы при увольнении работника приведут к восстановлению того на работе с выплатой недополученного заработка с процентами и компенсации морального вреда. Это лишь два примера, к каким негативным последствиям приводят нарушения в кадровом делопроизводстве. В статье – как организовать с нуля деятельность по документационному обеспечению работы с персоналом, чтобы избежать штрафов.
Памятка «Какие кадровые документы проверит ГИТ»
Перечень обязательных и дополнительных документов в компании |
Из чего состоит кадровое делопроизводство
Документационное обеспечение работы с персоналом включает три направления:
- Разработка локальных нормативных актов работодателя и типовых форм документов по кадровому учету. Например, это подготовка Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и изменений в них, бланков документов по личному составу, шаблона трудового договора. Сюда же входит выбор и оптимизация программ для электронного кадрового электронного документооборота (КЭДО).
- Ведение документации по учету и движению персонала, то есть сам кадровый учет. Это фиксация всех этапов трудовой деятельности конкретного работника, в том числе оформление приемов на работу и увольнения, заполнение трудовой книжки, планирование отпусков и командировок. Также кадровый учет включает ознакомление сотрудников с приказами и локальными нормативными актами, учет рабочего времени.
- Подготовка и сдача отчетности по персоналу в госорганы. Это, например, заполнение ЕФС-1, статистических форм, подготовка ответов на запросы трудовой инспекции.
Проверкой состояния кадрового делопроизводства занимается ГИТ. Ошибки в документах могут расценить как нарушения трудового законодательства и прав работников. Работодателя могут привлечь за них к административной ответственности, поэтому не стоит относиться к документированию работы с персоналом как к второстепенной деятельности.
Читайте про проверки ГИТ: когда ждать инспектора, и на кого распространяется мораторий.
Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
Объем работы по документационному обеспечению трудовых отношений зависит:
- от видов деятельности работодателя – если в компании есть «вредники», опасные производственные объекты, электроустановки, то документов и мероприятий будет больше;
- численности персонала;
- формы собственности – для бюджетников есть обязательные документы.
На микропредприятиях работу по кадровому делопроизводству часто поручают «в нагрузку» бухгалтеру или помощнику руководителя. Либо этим занимается сам директор. Не существует нормативных требований о том, что кадровый учет должен вести освобожденный от других обязанностей работник.
Крупные компании создают отдельные кадровые службы или целые департаменты из нескольких структурных единиц по управлению персоналом. Повторим, в этой сфере нет жестких требований. Руководитель сам решает, кому поручить ведение кадрового делопроизводства в полном объеме – одному работнику, отдельному подразделению или вообще передать часть этой работы на аутсорсинг.
При этом заниматься работой с персоналом должен обученный специалист. На микропредприятиях без опасных и вредных условий труда кадровику достаточно пройти курсы кадрового делопроизводства. На крупных предприятиях, где вероятность ошибки выше, нужен уже опытный работник. А госструктуры должны ориентироваться на квалификационные требования в профстандарте 07.003 «Специалист по управлению персоналом».
Читайте, когда применять требования профстандарта.
Как освоить кадровое делопроизводство: обучение
Получить образование по направлению «Кадровое делопроизводство» можно, закончив обучение в вузе на факультете управления персоналом. Этот вариант подходит тем, у кого нет высшего образования.
Как правило, в программу обучения входят:
-
кадровый документооборот;
-
учет;
-
планирование потребностей в персонале;
-
поиск и подбор персонала;
-
охрана труда;
-
и другие направления, связанные с работой с кадрами.
При наличии высшего образования, освоить кадровый учет можно на курсах кадрового делопроизводства. Обучение на курсах можно разделить на две группы:
-
кадровое делопроизводство с нуля;
-
повышение квалификации.
Подробнее о карьерных треках для кадрового специалиста, читайте здесь, а о необходимых компетенциях – здесь.
Примеры курсов
Специалист по кадровому делопроизводству, старт в профессии. После окончания этого экспресс-курса, вы сможете оценить насколько ваши навыки и функционал соответствуют запросам компании и узнаете, как начать карьеру в сфере кадрового делопроизводства. А также выбрать направление для дальнейшего обучения. Полученные знания подтверждает именной электронный сертификат.
Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0. Курс полной профессиональной подготовки. По окончании получите диплом. После прохождения этого курса вы уже будете считаться кадровым специалистом и сможете организовать кадровый документооборот в компании и даже перейти на КЭДО. |
Что относится к обязательным кадровым документам
Окончательного списка локальных нормативных актов и форм для работы с персоналом не существует. Повторим, что у каждого работодателя будет своя специфика. Но есть документы, которые указаны в Трудовом кодексе и федеральных законах.
Трудовой договор
Это основной документ, который регулирует отношения работника и работодателя. Для него есть требование об обязательной письменной форме – ст. 67 ТК РФ.
Микропредприятия и некоммерческие организации могут применять бланк типового трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Прочие работодатели разрабатывают форму самостоятельно. Требования к содержанию трудового договора приведены в ст. 57 ТК РФ.
Работодателям могут также потребоваться формы ученического договора, гражданско-правового договора с физическим лицом. Но только в случае, если есть основания для их подписания.
Смотрите подробнее трудовой договор с работником.
Штатное расписание
Это табличный документ, который содержит список всех должностей, профессий, специальностей у работодателя, с указанием условий оплаты труда по каждой рабочей (штатной) единице.
Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно указывается трудовая функция работника – «работа по должности в соответствии со штатным расписанием…». Из этого многие эксперты делают вывод, что это обязательный документ для любого работодателя. Штатное расписание могут запросить при проверке ГИТ, налоговая инспекция, СФР.
Читайте, как разработать штатное расписание.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Микропредприятия и некоммерческие организации могут не разрабатывать ПВТР, если они используют типовой трудовой договор и включили в него все необходимые условия для конкретного работника. Все остальные работодатели, кроме физических лиц без статуса ИП, обязаны иметь Правила внутреннего трудового распорядка. Инспектор ГИТ при проверке обязательно запросит этот локальный нормативный акт.
Читайте про ПВТР: что проверить из-за изменений в законе.
Инструкции по охране труда (ИОТ)
По мнению Роструда, ИОТ должны быть для каждой должности в штатном расписании. Это локальные нормативные акты, в которых описаны способы безопасного выполнения работ.
Читайте, как разработать инструкции по охране труда по новым правилам.
Программа вводного инструктажа по охране труда
Это еще один обязательный документ, который должен быть у всех работодателей, в том числе на микропредприятиях и в НКО. Без вводного инструктажа по охране труда любого работника нельзя допускать к выполнению трудовой функции.
Читайте по теме:
Порядок временного перевода на дистанционную работу
Этот локальный нормативный акт устанавливает особенности вынужденного перевода на удаленную работу в период аварий, чрезвычайных ситуаций. Такие ситуации возникали, например, при пандемии ковида.
Порядок временного перевода на «дистанционку» обязаны разрабатывать все работодатели, включая микропредприятия и НКО – ст. 309.2, ст. 312.9 ТК РФ.
Трудовые книжки
Это учетный документ, куда вносятся сведения о трудовой деятельности работника. На практике применяются как бумажные трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ), так и электронные сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Не все работники перешли на цифровые документы.
Работодателю не нужно разрабатывать формы этих документов. Есть унифицированные бланки, которые кадровик использует в работе.
Читайте, как вести трудовую книжку.
Приказы и доверенности
В каждой компании обязательно издаются приказы, которыми оформляются решения работодателя. Укрупненно они бывают двух видов:
- приказы по личному составу – о приеме (необязательно), отпусках, командировках, увольнении работника;
- приказы по основной деятельности.
Отдельно выделяют приказы о распределении ответственности и полномочий. В каждой компании должны быть назначены:
- уполномоченный на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек — п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021№ 320н;
- ответственный за организацию обработки персональных данных — п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- уполномоченный на решение задач в области гражданской обороны — п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 10.07.1999 № 782;
- ответственный за воинский учет – п. 12 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719;
- ответственный за пожарную безопасность, если руководитель не исполняет эти функции лично – п. 4 Правил противопожарного режима, утв. Постановлением Правительства от 16.09.2020 № 1479.
Назначение прочих должностных лиц зависит от специфики деятельности работодателя. Например, у владельцев опасных производственных объектов обязательно должен быть ответственный за организацию производственного контроля.
Унифицированные формы есть по некоторым приказам по личному составу – Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Эти бланки носят рекомендательный характер, поэтому работодатель может на их основе разработать свои.
Кроме приказов по распределению полномочий используют доверенности. Это документы, дающие право какому-то сотруднику выступать от имени компании. Без доверенности действует только генеральный директор.
Читайте, как утвердить формы кадровых документов.
График отпусков
Это документ, который устанавливает очередность ежегодных оплачиваемых отпусков в компании. Он составляется на каждый календарный год и утверждается не позднее чем за две недели до его начала.
Инспектор ГИТ обязательно требует график отпусков, потому что документ должен быть у работодателя по ст. 123 ТК РФ.
Читайте, как составить и утвердить график отпусков.
Табель учета рабочего времени
Это обязательный документ используется для правильного начисления заработной платы. Работодатель может использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 либо разработать собственные бланки.
Читайте про табель учета рабочего времени.
Журналы
Если есть бумажные трудовые книжки, то кадровику обязательно понадобятся:
- книги или журналы учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее;
- журнал учета движения трудовых книжек.
Их формы работодатель устанавливает самостоятельно в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Список документов, которые запрашивает ГИТ при проверке, скачайте здесь.
Какие локальные нормативные акты могут понадобиться дополнительно
Есть условно-обязательные документы, наличие которых зависит от специфики работодателя. Это, например:
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда;
- нормы бесплатной выдачи СИЗ;
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- положение об электронном документообороте.
Не у каждого работодателя есть причины для разработки таких локальных нормативных актов. Но инспектор ГИТ или налоговая могут запросить их при проверке.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции
Приведем примерный алгоритм, как организовать кадровый учет в компании.
- Назначьте ответственных за кадровое делопроизводство. Распределите функции по работе с персоналом среди разных сотрудников, включая руководителей структурных подразделений. Это нужно, чтобы один кадровик не нес ответственность за чужие ошибки, на которые он не может повлиять.
- Разработайте и утвердите формы документов. Сначала составьте список того, что должно быть: шаблоны трудовых договоров, приказов и т.д. Обязательно используйте выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, чтобы не ошибаться в названии работодателя. Уже на этом этапе можно составить общую Инструкцию по кадровому делопроизводству.
- Разработайте и утвердите штатное расписание. В идеале это делают до приема на работу первого сотрудника по трудовому договору.
- Издайте приказы о назначении ответственных должностных лиц. Повторим, что полный перечень зависит от специфики деятельности компании. На этом же этапе оформите необходимые доверенности.
- Утвердите график разработки ЛНА. Вы не сможете быстро сделать все необходимые документы или собрать их от структурных подразделений. Но с графиком вам будет проще контролировать их разработку.
Вы можете дополнить этот список своими мероприятиями.
Как проверить правильность ведения кадрового делопроизводства
Каждому кадровику полезно иметь под рукой Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20. В нем содержатся чек-листы – списки контрольных вопросов для проверки ГИТ. Кадровик может самостоятельно узнать из Приказа № 20 перечень необходимых документов.
Также у работодателей есть возможность пройти самоаудит с помощью сервиса Роструда «Электронный инспектор».
Читайте, как провести кадровый аудит своими силами.
Не успеваете следить за изменениями в трудовом законодательстве? Возникают сложности с применением нововведений на практике? Вам в помощь экосистема «Кадровый обзор». Каждую неделю разъясняем, как применять на практике изменения в законе, даем уникальные образцы и алгоритмы. А еще бесплатно посещаете 6 вебинаров в месяц и Кадровый форум 2 раза в год. |